Delegaciones escritas en hielo
¿Le han solicitado algo de gran importancia con carácter de urgente e importante? Sale tarde de la oficina, se lleva trabajo a casa y cuando todo lo tiene bajo control, regresa con su jefe, con aire satisfecho y resulta que ha salido de viaje o se le ha olvidado. Esta es una sensación que baja la moral y para peticiones posteriores, ya no se tomarán con la misma seriedad. Por el contrario, ha ido a ver a su jefe para revisar pendientes y espera que alguno se le olvide porque sabe que no ha terminando todo lo que debió haber hecho, además siempre hay algo que se le pasa a su jefe y espera que ésta no sea la excepción. Creo que de las dos posturas, es más común la segunda.
El seguimiento adecuado a los temas delegados, hacia arriba, a los pares y/o hacia abajo, son por demás interesantes ya que nuestros estudios indican que solo el 38% tienen la habilidad de poder monitorear en forma adecuada delegaciones hacia otros o delegaciones hacia uno. Por otro lado, solo el 43% tienen la habilidad de registro, el resto deja las cosas en la mente y por ende, el seguimiento es más bien pobre y lo dejamos a que los destellos de las neuronas nos recuerden las cosas que tenemos que hacer.
Hablando de algunos consejos para delegar, tenemos:
1) Delegar es el arte de facultar a otros para que hagan algo por mí. Es decir, al término de la delegación sería como que el trabajo fue hecho por mí mismo.
2) Hay que ser muy claros y específicos en la delegación, tanto en las fechas como en los resultados que se esperan.
3) Debemos de delegar a la persona correcta, no al más cercano ni a mi amigo, y menos delegar por territorio.
4) No debemos de delegar cosas quemadas o papas calientes, sino por el contrario, dar el tiempo suficiente para que se hagan las cosas en forma adecuada.
5) Preguntar qué otras actividades está haciendo la otra persona, ya que la nueva asignación pudiera entrar en conflicto con lo que la otra persona esta haciendo. Si este es el caso, negociar de mutuo acuerdo, fechas nuevas o una expectativa diferente a la original.
6) No asuma nada, es decir, no crea que la tercera persona puede imaginar la expectativa que usted tiene. Sea específico y claro.
7) Revise la agenda de la tercera persona para conocer sus actividades y qué espacios libre tiene para poder llevar a cabo con éxito la delegación que le entregará.
8) Tenga otras alternativas de delegación en mente por si no es viable que la persona original le ayude en la tarea.
9) Aplique la regla del 70%, si el delegado cumple con un mínimo del 70% para tener éxito en la asignación, entonces deléguelo. Si no es así, es mejor que la tarea la haga usted mismo ya que si no la tendrá que revisar completamente y seguramente la terminará haciendo nuevamente.
10) Revise durante el proceso de delegación para comprobar que la tarea va encaminada al puerto que usted desea, si hay desviaciones, poner en la ruta adecuada los esfuerzos del delegado.
11) Si la tarea es hecha adecuadamente, felicite en público. Si la tarea no cumple con su expectativa, es mejor hablarlo en privado dando retroalimentación positiva e indicando en forma clara los puntos a mejorar.
Algunas situaciones negativas que me han tocado ver con los clientes que tenemos son:
a) He escuchado de jefes de alto nivel que el día tiene 24 horas y que por ser jefes, pueden delegar lo que sea y en el momento que deseen. Es decir, que el otro se rompa en pedazos para hacer la tarea asignada sin importar nada. Este tipo de situaciones es aberrante y lo único que generan es que se pierda el respecto o admiración a la autoridad o a una jerarquía mayor.
b) Si no puedes, es mejor que lo digas ahora para traer a alguien que si pueda.
c) Para eso se te paga.
d) Eres afortunado(a) de poder conservar tu empleo, somos menos haciendo más, por ello el premio es trabajar más. ¡Esto es para ayer!, ¡lo requiere la dirección genera!, ¡es para el corporativo!, etc. Es decir, pretextos hay muchos.
La mejor forma de delegar con tecnología es por medio de la Asignación de la Tarea (Task Request) en Outlook, pocos saben que existe esta gran opción y menos aún, sabe cómo trabaja y cómo razona Outlook este valioso elemento. Una tarea tiene básicamente 4 opciones:
i) Aceptarla tal y como viene, en fechas y condiciones.
ii) Rechazarla, pero comunicando porque no es viable tomar dicha tarea.
iii) Aceptarla, pero negociando fechas, condiciones, expectativas, etc.
iv) Reasignar la tarea a otro dentro o fuera de mi equipo. Siendo el responsable de dicha tarea.
La forma en que Outlook procesa esta información es muy interesante y de gran valor, ya que permitirá que las delegaciones las tenga en el “radar” el día en que deben ser concluidas, estar al pendiente de los avances, problemas, retos, cambios, complicaciones, etc. Se puede comunicar con el delegado en cada tarea en cuestión de segundos y hacer cambios necesarios, se recomienda ampliamente que las tareas lleven categorías con la finalidad de poder filtrarlas más tarde, ya sea por proyecto, departamento, cliente, etc.
Para que las tareas no queden en el hielo, bajo el elemento de tarea, es posible filtrar y hacer búsquedas por el propietario de la tarea y por categorías, así como saber qué tareas puedo deber a otros que me delegan. Es decir, difícilmente se me podrán olvidar todos los pendientes y, finalmente, el seguimiento será oportuno, adecuado, a tiempo, sin desgaste y podrán ser filtrados como los deseo conocer.
Finalmente, normalmente una delegación por medio de este elemento debe ser individual, ya que si es para más de una persona, me quedará la tarea delegada en mi lista de pendientes, pero no tendré las actualizaciones de avances o de terminación.
Recomendamos ampliamente que este elemento de Outlook se use en lugar de delegar por medio de e-mails normales ya que su funcionalidad es excelente, pero es importante conocer como opera para poder sacar el mejor uso de éstos.
* Information Worker.
Autor: Eduardo García Martínez, Director de expertia –Team Solutions. Empresa de consultoría y entrenamiento dedicada a mejorar e incrementar la productividad y gestión en OutlookTM de Microsoft. email eg@expertia.com.mx, www.expertia.com.mx, 01 33 3632-0371
