Fundado en 1914, El Banco Nacional de Costa Rica (BNCR) es el banco estatal más grande de Costa Rica, con más de 1,3 millones de clientes. Está sujeto a un muy alto nivel de rendición de cuentas por parte de oficinas supervisoras y los ciudadanos de Costa Rica.

Una parte fundamental de llenar estas expectativas es la administración de proyectos efectiva dentro de la organización. El BNCR necesitaba un método para ganar mayor visibilidad, eficiencia y precisión en la administración de proyectos. En noviembre de 2006, el BNCR se asoció con el socio certificado de Microsoft EPMWorks para implementar Microsoft Office Project Server 2007.

El BNCR tiene en la actualidad 76 proyectos administrados con Office Project Server 2007. Los directores del BNCR han reducido su tiempo en la administración de proyectos en un 25 por ciento, utilizando menos tiempo y obteniendo mejores resultados. La precisión de los proyectos ha aumentado y los recursos son ubicados más eficientemente, dada mayor visibilidad.

El Banco Nacional de Costa Rica (BNCR) es un banco estatal ubicado en Costa Rica. Fue fundado en 1914, emplea 4200 personas y brinda servicios a 1,3 millones de clientes. Las oficinas centrales del banco se encuentran en la capital, San José, con 140 sucursales adicionales alrededor del país. El BNCR da cuentas a una junta directiva designada por la administración del gobierno electo de turno. Tiene un grupo de gerencia general que es responsable de las operaciones en curso del banco. Este grupo de Gerencia constantemente implementa mejoras en la estructura corporativa para dar mejores servicios a los costarricenses. El mundo bancario del BNCR se divide en tres ramas: empresas, clientes al detalle y riesgo. Los departamentos dentro del BNCR dan servicio a todas estas ramas. El BNCR posee además una Dirección Corporativa de Estrategia y Proyectos (DCEP) que administra directamente todos los proyectos que tienen un gran impacto institucional.

Todos los proyectos que están en desarrollo en el BNCR son el resultado de un largo y estratégico plan coordinado por el DEAP. Para tener éxito en estos proyectos centrales, el DEAP requería una más clara visibilidad en los proyectos del BNCR y la habilidad para obtener reportes en tiempo real y actualizaciones. De manera adicional, el tamaño del banco y sus numerosos departamentos dificultaron a sus empleados administrar proyectos de una manera que fuese visible para otros departamentos y la junta directiva. Los empleados también gastaban mucho tiempo dándole seguimiento a la información –tiempo que hubiese sido mejor utilizado en otros proyectos.

El BNCR necesitaba una manera de coordinar a través de departamentos para obtener resultados al nivel que los clientes esperaban y para llenar sus estándares en el altamente regulado ambiente de banca. El BNCR estaba utilizando Microsoft Office Project Server 2003, pero necesitaba funciones adicionales ofrecidas por Office Project Server 2007 para darle mayor visibilidad, precisión y control.

En noviembre 2006, el BNCR trabajó en conjunto con Microsoft Certified Partner EPMWorks para llevar a cabo el cambio de Office Project Server 2003 a Office Project Server 2007. EPMWorks estaba impresionado por la dedicación del DEAP al proyecto, lo que facilitó una suave implementación. “El patrocinio y apoyo de los directores de la DEAP fue un factor clave en el éxito de la adopción de Office Project Server 2007,” dice Omar Quesada, CEO de EPMWorks. Office Project Server 2007 fue completamente instaurado en enero 2007 y todos los proyectos completamente transferidos para abril 2007. Office Project Server 2007 provee a los administradores de proyectos un conjunto de herramientas para administrar efectivamente proyectos de cualquier tamaño, incluida la ubicación correcta de personas, dinero y materiales. Office Project Server 2007 trabaja con sus clientes Microsoft Office Project Professional 2007 y Microsoft Office Project Web Access.

El BNCR escogió esta solución en parte por su compatibilidad, precio competitivo y facilidad de uso. “Con Office Project Server 2007, podemos aprovechar el conocimiento que los usuarios ya tenían de esta aplicación. La curva de aprendizaje es mucho más baja, porque nuestros empleados ya estaban acostumbrados a la aplicación y también es fácil de aprender para nuevos empleados,” dice Yorlenny Hidalgo Morales, Administradora de Proyectos, Departamento de Estrategia y Administración de Proyectos del Banco Nacional de Costa Rica.

De manera adicional, el amplio rango de funciones incluidas en Office Project Server 2007 brindaron un fuerte incentivo. “Simplemente no teníamos este nivel de documentación antes. Los recursos extendidos, mejores vistas, reportes más completos y asignación de tareas disponibles con Office Project Server 2007, nos ha brindado los medios para mejorar continuamente y ser más eficientes,” dice Oscar Araya Fernández, Director de Administración de Proyectos, Departamento de Estrategia y Administración de Proyectos del Banco Nacional de Costa Rica.

Actualmente, hay 76 proyectos que están siendo administrados usando Office Project Server 2007. Aproximadamente, 22 son administrados directamente por el DEAP. Estos proyectos tienen un impacto institucional sobre el BNCR y afectan la dirección corporativa de la compañía, guiada por la junta directiva. Los proyectos restantes, son más específicos y son administrados por otros departamentos del BNCR, tales como Finanzas y Tecnología, con una supervisión general que provee el DEAP que hace uso de la visibilidad aumentada por Office Project Server 2007.

La implementación de Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 está planeada para iniciar en enero 2008. La gerencia del BNCR prevé que el Office Project Portfolio Server 2007 conectará proyectos cotidianos con los objetivos estratégicos del BNCR y proveerá una gran visibilidad respecto al flujo de trabajo total. “Office Project Portfolio Server 2007 nos dará herramientas para determinar nuestros planes futuros, sabiamente usando todo lo que hemos aprendido de opciones y proyectos pasados,” dice Araya.

“Como administradores de proyectos, ahora somos capaces de administrar más proyectos y de mejor manera con Office Project Server 2007,” dice Victor Noguera, Administrador de Proyectos, Departamento de Estrategia y Administración de Proyectos del Banco Nacional de Costa Rica.

De manera adicional, el DEAP ha reducido el tiempo que toma para publicar información de reportes al resto de departamentos del BNCR. “Solía tomarnos un mes recolectar toda la información para nuestros reportes a otros departamentos. Ahora, con Office Project Server 2007, toma una semana,” dice Hidalgo.

Al ser los empleados del BNCR más productivos, la compañía se beneficia financieramente sin costos adicionales. “Gracias a Office Project Server 2007, estamos haciendo más dinero con el mismo monto de recursos,” dice Araya.

De manera adicional, ayuda a los administradores a distribuir recursos más efectivamente. Araya continúa diciendo, “Office Project Server 2007 me da acceso a más información que sé es confiable y está actualizada. Esto me da las herramientas para tomar mejores decisiones en ambas áreas de distribución de recursos y la prioridad de los proyectos. En general, esto me hace a mi y al departamento más eficientes.”

Además, es más fácil para los administradores de proyecto evaluar las solicitudes para retrasar una fecha límite y ver sus efectos permanentes. “Cuando un cambio en el tiempo se introduce en Office Project Server 2007, este automáticamente indicará cuales tareas están siendo afectadas. Esto hace más fácil validar la efectividad de ese cambio en el tiempo y determinar el impacto general en ese proyecto,” dice Noguera.

Microsoft Office es el ambiente escogido por el mundo de los negocios para trabajo de información que provee el software, servidores y servicios y le ayuda a tener éxito transformando información en impacto.

Software y servicios:

Microsoft Office
- Microsoft Office Project Server 2007
- Microsoft Office Project Portfolio Server 2007
- Microsoft Office Project Professional 2007

Tecnologías
- Microsoft Office Project Web Access

Socios
- EPMWorks