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"Apostamos a una plataforma tecnológica que no sólo nos permitiera el intercambio colaborativo entre nuestros empleados, sino también una fuente de acceso desde afuera de las oficinas"
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Manuel Benítez Codas, Director de Consultoría de Benítez Codas y Asociados.
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| A partir de la necesidad de obtener una plataforma que provea acceso remoto seguro, estimule el trabajo colaborativo, y brinde mayor solidez en la seguridad, la consultora Benítez Codas y Asociados ha implementado Microsoft Windows Server System con Exchange Server 2007, Microsoft Office SharePoint Server 2007, ISA Server y Microsoft Forefront Client Security. Anteriormente, la empresa utilizaba tecnologías Linux para realizar estas tareas, pero con dificultades crónicas, como la llegada masiva de spam, o la imposibilidad de intercambiar datos de manera remota. Luego de la implementación, los usuarios se apropiaron rápidamente de las herramientas, y comenzaron a generar de una forma proactiva más información para mejorar sus procesos. |
La consultora Benítez Codas y Asociados es una firma de origen paraguayo, corresponsal de la asociación suiza KPMG International, una de las cuatro firmas globales más grandes y prestigiosas del mundo. Su modelo de negocio se basa en convertir el conocimiento en valor para sus clientes, prestando servicios de asesoría en impuestos, auditoría, outsourcing y consultoría, siguiendo las normas de calidad ISO 9000:2000 como se especifica en la metodología de gestión de proyectos del Standard Project Management Institute. Así mismo, se encuentra abocada a múltiples ámbitos de estudio, como Economía, Finanzas, Contabilidad, Derecho Corporativo, y Administración, tanto en empresas privadas, como organizaciones estatales y también entidades sin fines de lucro.
Desde el año 2001, la empresa utilizaba desarrollos basados en Linux, y a mediados de 2006 comenzó a experimentar problemas de seguridad. “La implementación Panda de la que disponíamos, se había montado por partes, de modo que resultaba casi imposible la comunicación entre los sistemas de seguridad y el administrador de correos, por ejemplo”, explica Manuel Benítez Codas, Director de Consultoría de la empresa. Esto también llevaba a dificultades para conseguir soporte estable y continuidad para ampliar el horizonte de desarrollo tecnológico de la empresa. Adicionalmente, el ejecutivo comenta que “sufríamos problemas de caídas, porque se llenaba el espacio disponible en el servidor, con la cantidad de correo basura no depurado o bien por la información de correos duplicada entre el servidor y las estaciones de trabajo”.
Por otra parte, la empresa dispone de una fuerza de trabajo móvil de 47 consultores que recorren el país para realizar los servicios que prestan en el lugar donde el cliente se encuentre. “Con los sistemas que anteriormente utilizábamos, resultaba muy complicado llevar adelante estas visitas in situ, porque si bien podíamos disponer de una laptop, ello no nos garantizaba el acceso a nuestras bases de datos, o al correo de la empresa” relata Benítez Codas. Así, el diagnóstico al que llegaron los especialistas resultaba claro: “La plataforma de la que disponíamos resultaba obsoleta. No ofrecía seguridad ni confiabilidad, además de no poseer herramientas colaborativas que propicien el trabajo en equipo o el compartimiento de datos”.
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El proyecto de renovación tecnológica se enfocó así en proveer de acceso remoto y seguro a través de portales a sus usuarios para poder trabajar de manera dinámica sin importar donde estos se encuentren. Luego de evaluar distintas opciones en el mercado, la consultora Benítez Codas y Asociados optó por implementar una plataforma Windows Server System con Exchange Server 2007, Microsoft Office SharePoint Server 2007 e ISA Server para proveer acceso VPN remoto y acceso al correo, tareas, y agenda de manera remota sin comprometer la seguridad de la información. Así también se implementó Microsoft Forefront Client Security para proteger a los equipos de malware y Forefront for Exchange para prevenir spam y virus a nivel de correo electrónico, reemplazando su anterior solución de Seguridad (Panda). “El principal objetivo era convertir nuestro conocimiento en productos de valor para nuestros clientes. Para lo cual apostamos a una plataforma tecnológica que no sólo nos permitiera el intercambio colaborativo entre nuestros empleados, sino que también nos permitiera una fuente de acceso desde afuera de las oficinas, que sea segura, confiable y estuviera siempre actualizada” asegura Manuel Benítez Codas. De esta forma, comenzaba el proyecto de la mano de Osvaldo Casagrnade, MVP líder por parte de Diviserv, socio de negocios de Microsoft.
Los servicios que la empresa presta tanto en asesoría, como en la realización de estudios de caso e informes, llevan a que la mayor parte de su fuerza de trabajo sea móvil. “Hay consultores que van durante semanas al lugar de trabajo del cliente para tener más contacto, y necesitan acceso a la VPN. En este contexto de movilidad constante, el aporte de Microsoft Exchange Server 2007 resultó imprescindible para mantener una conexión constante y un control cercano a través de los correos” comenta el Director de Consultoría de la empresa. Así mismo, las herramientas de seguridad como Forefront Client Security e ISA Server, solucionaron los problemas que ocasionaba el caudal de correos basura recibidos. “El spam era unos de los graves problemas que teníamos antes, y gracias a estas tecnologías, hoy lo hemos controlado sin mayores preocupaciones” comenta el ejecutivo.
Por otra parte, Manuel Benítez Codas, explica que “el valor agregado a las consultorías, estudios, y servicios que les brindamos a nuestros clientes, no solamente surge de estructurar la información disponible en nuestros correos, sino también a partir de compartir información entre los usuarios”. Así, gracias a las potencialidades colaborativas ofrecidas por Microsoft Office SharePoint Server 2007, cuando un consultor se encuentra trabajado con un cliente, puede visualizar cómo se realizaron otros estudios y analizar qué elementos contribuyen a mejorar el trabajo que está realizando en ese momento. “Esto nos aporta una riqueza de elaboración en el mismo lugar de trabajo que antes no teníamos” explica el Director de Consultoría.
Al respecto de la forma en la que un proyecto de tal magnitud para la empresa ha impactado en los usuarios, Benítez Codas asegura que “el cambio fue muy bien recibido por el personal, porque en las páginas de SharePoint Server 2007, los mismos usuarios se apropiaron de la herramienta, de estructurar nueva información y comenzaron a cargar las bases de datos, calendarios, y procedimientos que luego serían consultados en la realización de estudios”. Así la empresa logra aumentar el valor agregado ofrecido a sus clientes a partir de la generación de un nuevo entorno de trabajo.
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Entre los principales réditos obtenidos, el ejecutivo destaca la agilidad de comunicación interna y externa, proporcionada por Microsoft Exchange Server 2007. “Gracias a tener accesos a nuestros correos y bases de datos en forma remota, ahora atendemos más clientes en menos tiempo y con igual cantidad de colaboradores mejorando la competitividad de Benítez Codas y Asociados” afirma el ejecutivo, y agrega : “hoy, todo se consulta on-line, reduciendo lo que antes nos llevaba hacer el 75% del tiempo al 20% de la actividad cotidiana”.
Por otra parte, el complemento necesario de seguridad, es evaluado como uno de los puntos más altos dentro del proyecto de implementación. “Hemos logrado reducir el spam en un 90% y eliminar los incidentes de infección de virus por completo. Al mismo tiempo también podemos llevar un control sistemático de las tareas que realizan los consultores, para asegurarnos de cumplir con la calidad de servicio que ofrecemos”.
El factor integrador de estos aspectos, da como resultado un aumento del trabajo colaborativo, a través del poder compartir trabajos en los portales de Microsoft Office SharePoint Server 2007. Este beneficio organizacional, aporta mayor cooperación entre los colaboradores, enriqueciendo la calidad de información brindada al cliente. “La implementación de una plataforma basada en las tecnologías Microsoft nos ha beneficiado en una mayor seguridad de trabajo para nuestra gente, agilidad de comunicación, y todo ello, en un aumento de productividad” concluye Manuel Benítez Codas.
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Para obtener más información acerca de los productos Microsoft visite: http://www.microsoft.com/servers/default.mspx
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