Cooprogreso es una cooperativa privada de ahorro y crédito que cuenta con 16 agencias y 5 ventanillas de extensión, principalmente ubicadas en la región de Pichincha, con proyección a expandirse a las demás regiones del país, y un total de 330 empleados. La dispersión geográfica y la complejidad de los procesos operativos generó la necesidad de desarrollar un portal inteligente que conecte perfectamente usuarios, equipos de trabajo y conocimiento de manera que los recursos puedan aprovechar la información relevante a través de los procesos empresariales y así trabajar de una forma más eficiente, mejorando la comunicación entre los empleados con el objetivo de crear un entorno de colaboración permanente.

Javier Cervantes, Gerente de tecnología de Cooprogreso nos comenta que “No contábamos con un portal interno con información, archivos y noticias vinculadas estrictamente a la organización y que funcionase como plataforma para la gestión de proyectos y la integración de las políticas de cada área en una visión global de la empresa”

Por otro lado el área de IT se planteaba la necesidad de establecer una metodología de trabajo que estuviera sustentada en una infraestructura tecnológica que fuera segura y de acceso amigable, que permita a los equipos de trabajo desarrollarse de manera eficiente estableciendo objetivos y metas, implementando flujos de trabajo, compartiendo información, generando bibliotecas que permitan al personal encontrar información de manera rápida, fácil y precisa.  

“Teníamos un gran problema con el control de los archivos y las versiones válidas para trabajar, muchos empleados no sabían dónde estaba la información y todas estas cuestiones nos impulsaron a implementar una plataforma única” comenta Javier Cervantes.

En octubre del mismo año se comenzó la implementación que finalizó en diciembre y a partir de ese momento, todos los empleados utilizaron la plataforma de manera inmediata. “La estructura del sitio nos permite ir avanzando en diferentes aplicaciones propias del web e integradas a otros programas que tenemos en la empresa” destaca el ejecutivo.

En septiembre del año 2010 el área técnica inició un proceso de selección de empresas para llevar a cabo el proyecto, y en las condiciones de ese pedido se estableció como única opción para el desarrollo a la solución de Microsoft, Sharepoint. “No conozco en el mercado un producto con la versatilidad de Sharepoint, y por esa razón exigimos que el proyecto se llevara a cabo con esa solución” resalta el ejecutivo y agrega que “el alcance de la personalización y la estructura de administración es muy flexible, lo que hace que el usuario final, pueda realizar una customizacion a su gusto, sin mayores inconvenientes”.

La plataforma interna cuenta con diversas secciones destinadas a los procesos de trabajo diarios. Por un lado, funciona como un repositorio de archivos y manuales de consulta que son confeccionados por cada sector de la empresa con el objetivo de ponerlos a disposición de todos de manera ordenada y segura,  además es eficiente en sus procesos mediante la generación de flujos de trabajo electrónicos y por otro, se convierte en un medio de información actualizada sobre diferentes contenidos tales como sueldos, informes comerciales y desk service, entre otros aplicativos.

“El portal principalmente nos permite tener una visión completa sobre el perfil de la empresa, y esto ayuda a que cada empleado sepa y tenga acceso simple para conocer todos los productos que se ofrecen, con la información precisa de los alcances de cada uno” destaca Javier Cervantes.

Anteriormente la compañía tenía unos repositorios tipo FTP done alojaba todos los documentos de la empresa y cada empleado debía bajarlo y volverlo a subir con las modificaciones hechas, procedimiento que dificultaba el control de los documentos y las modificaciones. “La estructura anterior de alojamiento de archivos era obsoleta, nadie leía los documentos porque no sabía dónde estaban o realizaban cambios sin conocimiento del usuario, en cambio, con la estandarización que logramos con el Sharepoint, el proceso de actualización de documentos se realiza automáticamente y todos los empleados acceden de manera simple a los archivos” afirma el gerente del área.

Otra de las ventajas está asociada al aprovechamiento del capital intelectual con el que cuenta la institución y con las posibilidades de maximizar la potencialidad de esos recursos “En el portal hemos podido implementar un sistema de e-learning mediante una plantilla que se diseñó en el portal y con la cual se pueden generar contenidos de diversa índole, como por ejemplo, sobre lavado de prevención de activos, con un cuestionario donde cada empleado contrasta su lectura y obtiene un certificado de capacitación on line” comenta Javier Cervantes.

Por otro lado, el sharepoint brinda a la organización la posibilidad de crear aplicaciones asociadas a flujos de trabajo que están integrados con otras soluciones de la compañía y que el empleado puede generar y consultar desde el portal interno. Una de ellas está relacionada con la acreditación de haberes y la posibilidad que cada empleado consulte su disponibilidad a través del portal con el detalle de asignación de cada sueldo. “La integración del Sharepoint con otras aplicaciones de la empresa nos permite darle mayor productividad a nuestros procesos y mejorar la calidad de trabajo de los empleados, y eso es fundamental para la optimización de los recursos” afirma Javier Cervantes. En este mismo sentido, el portal también refleja información referida a la definición de acceso al proceso de control de tarjetas que son requeridas por las agencias para sus clientes. “El proceso de control de tarjetas, ha sido diseñado para permitir llevar un control de las tarjetas de débito que se envían desde la matriz de Cooprogreso a las distintas agencias de la cooperativa, el mismo permitirá indicar si estas fueron recibidas en las respectivas agencias y llevar un control de su entrega. El proceso optimiza de una manera considerable el control y seguimiento de las tarjetas entregadas en las oficinas” comenta Javier Cervantes.

Por último, el área de tecnología destaca la independencia que se logró con los usuarios finales gracias al entorno amigable que propone el portal. “El Sharepoint nos permitió generar mayor conciencia en los usuarios sobre la utilización de la tecnología sin depender de nuestra área para hacerlo y gracias a ello, se pudo aprovechar de mejor forma, la capacidad creativa de cada empleado en un entorno estándar y que refleja una imagen corporativa de la institución” finaliza el ejecutivo.

Sharepoint 2010:

SharePoint 2010 es la plataforma de colaboración empresarial que le permite incrementar la productividad y administrar los contenidos a través de la interfaz familiar de Office. Tanto si implementa SharePoint 2010 de forma local como si lo hace en servicios hospedados, los recursos integrados, mejorados por las tecnologías de búsqueda, le permitirán responder con rapidez frente a los cambios de las necesidades empresariales. Tome decisiones bien informadas e implemente soluciones personalizadas de forma rápida y segura para mejorar la colaboración en toda la empresa y con terceros. La consolidación de soluciones mediante SharePoint 2010 permite ahorrar mediante la reducción de los gastos de mantenimiento y formación, y a través del aumento de la productividad del departamento de TI. Todo gracias a una plataforma que ofrece un control total cumpliendo con las normativas

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