“Junto con Sharepoint evaluamos herramientas basadas en Linux y la solución de IBM, Lotus Foundations Start. Realmente nos encontramos en una disyuntiva, pero evaluamos los costos y las posibilidades de compatibilidad y nos decidimos definitivamente por la solución de Microsoft” Clever Vieira, Gerente de Informática

La empresa Fastrax que trabaja con una estructura dispersa geográficamente decidió implementar un portal en SharePoint 2007 para mejorar sus procesos de trabajo colaborativo. Redujo 30% sus costos en servidores y aumentó un 40% la productividad del personal. La facilidad de implementación y administración, acompañando las necesidades del negocio, factores claves en la decisión.

Fastrax S.A. nació en Asunción en el año 2000 de la mano de su presidente Héctor Gajer y es una empresa dedicada a la distribución al por mayor de sistemas IT, componentes, accesorios y soluciones corporativas para Paraguay, con oficinas en Asunción y Ciudad del Este. El Departamento de compras internacionales está en Buenos Aires y su personal trabaja en la modalidad Home Office. También tiene una sede en Miami que se maneja en forma virtual y cuenta con empleados trabajando en distintos departamentos con servicio de logística propio lo que permite el abastecimiento necesario para satisfacer las necesidades de más de 600 clientes.

Por las características de su negocio, la empresa tiene una estructura de oficinas dispersa, con ejecutivos que viajan constantemente y que necesitan mantener una comunicación fluida con el resto de la empresa. Esa estructura generó un escenario complejo que fue incrementando su problemática a lo largo de los años y a medida que los negocios crecían. Clever Vieira, Gerente de Informática de la empresa, comenta que “las necesidades que teníamos estaban vinculadas a nuestra rutina de trabajo, puesto que no tenemos toda la gente físicamente en el mismo edificio y los principales ejecutivos no están en la empresa por lo que todas las comunicaciones se hacían por mail o teléfono, con la consecuente pérdida de documentos y la falta de control sobre las versiones vigentes”.

Los procesos de trabajo de la empresa, muchos de ellos realizados a distancia, se veían demorados constantemente por la ausencia de una plataforma de trabajo productivo. “Cada vez que algún empleado tenía que generar un documento debía enviarlo por mail para esperar las respuestas de cada interesado, lo que terminaba generando una cantidad inmensa de e-mails diarios y demoras en la resolución de tareas de todos los involucrados” resalta Vieira.

En este contexto, el departamento de informática de Fastrax decidió, en diciembre del 2009 iniciar un proceso de desarrollo de un portal colaborativo para solucionar los problemas que tenía. “Junto con Sharepoint evaluamos herramientas basadas en Linux, y la solución de IBM, Lotus Fundations Start. Realmente nos encontramos en una disyuntiva pero evaluamos los costos y las posibilidades de compatibilidad con herramientas con las que estábamos trabajando y nos decidimos definitivamente por la solución de Microsoft” comenta el ejecutivo.

El área de informática evaluó entonces las necesidades de la empresa y optó por implementar SharePoint 2007 utilizando los recursos propios del departamento, disminuyendo de esa manera los costos de implementación. En este sentido Clever Vieira destaca que “implementar un proyecto con SharePoint nos permitió tener el control de la plataforma en un futuro y no depender de un desarrollador externo con los costos fijos que eso implica, y las demoras en implementación que hubiera requerido llevar a cabo un portal bajo otra plataforma”. La empresa mantuvo la compatibilidad con otras herramientas que ya tenía dentro de la infraestructura informática, como Exchange y Active Directory de Windows Server, otra de las razones por las que los impulsó a desarrollar el portal colaborativo con la tecnología Microsoft. “La posibilidad de implementar un portal en base a SharePoint nos permitió utilizar el directorio que teníamos con Active Directory y ahorrar muchísimo tiempo de desarrollo” comenta Vieira.

De esta forma Fastrax obtuvo una única plataforma donde se comparten los documentos y se trabaja sobre ellos desde cualquier parte del mundo, de manera simple y productiva.

“La implementación del portal facilitó el trabajo sobre todos los documentos de la empresa, disminuyendo los tiempos y aumentando la productividad en un 40% solo en el primer mes, cuando aún los empleados no estaban totalmente familiarizados con las herramientas” destaca Vieira.

Con el portal desarrollado, la compañía ha ganado en varios aspectos relacionados con sus procesos administrativos. “Varios reportes que se generan diariamente, e involucran a diversos departamentos de la empresa, hoy pueden ejecutarse desde el portal, manteniendo una única versión actualizada, evitando así demoras y decenas de e-mails entre los usuarios” comenta el ejecutivo.

Por otro lado, la compañía está optimizando los recursos del Portal Colaborativo en conjunto con Office 2010 y Livemeeting, manejando la agenda de reuniones y disminuyendo de esa manera los costos en llamadas telefónicas.

Además del portal interno, la plataforma cuenta con un foro para clientes donde se vuelcan todas las experiencias y se atienden las dudas y problemáticas sobre los productos comercializados con especialistas avocados a su resolución.

Desde otro punto de vista el ejecutivo destaca que “ahora contamos con una plataforma única, donde podemos volcar la información de manera segura y homogénea sin caer en múltiples versiones de documentos y aumentando la productividad notablemente con disponibilidad desde cualquier lugar del mundo”.

La estructura descentralizada que tenía la empresa también le generaba costos altos para poder sostenerla. El responsable del área también destaca los beneficios obtenidos en ese aspecto. “Antes debíamos atender a tres servidores, con los recursos técnicos para esa mantención y asegurando un ancho de banda para el acceso desde todos los puntos; hoy día solo mantenemos un servidor en Ciudad del Este con un ancho de banda considerable para que puedan acceder desde cualquier lugar. Eso nos redujo los gastos en un 30%”.

Para la compañía, haber desarrollado el portal ha significado muchos beneficios con un costo de implementación definitivamente bajo. “Haber aprovechado los conocimientos con los que cuenta nuestro personal y las herramientas que ya teníamos como solución de Microsoft como Active Directory y Exchange Server nos permitió llevar a cabo una implementación que normalmente demora mucho tiempo en solo 3 meses, gracias a las prestaciones de SharePoint, obteniendo ventajas en todos los aspectos mencionados” concluye Vieira.

SharePoint 2007 es la plataforma de colaboración empresarial que le permite incrementar la productividad y administrar los contenidos a través de la conocida interfaz de Office. Las opciones de contenido de SharePoint permiten a todos los usuarios participar en la administración de contenidos de una forma regulada y conforme a las normativas. Estas funciones hacen posible un equilibrio perfecto entre la experiencia de los usuarios y los procesos y directivas. Más información sobre Sharepoint 2007 en:
www.microsoft.com/latam/sharepoint