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La integración entre el Microsoft Exchange y los celulares BlackBerry "me ha permitido darle respuesta inmediata y efectiva a mis clientes y mantener una relación más estrecha con ellos, ya que pueden contactarme directamente, independientemente del lugar donde me encuentre".
Lic. Diego Herrera D., Socio, Galindo, Arias & López |
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Galindo, Arias & López –una de las principales firmas legales en la República de Panamá– tiene como política el prestar servicios legales de la más alta calidad e integridad ética, los cuales se basan en una estrecha relación de confianza entre cliente y abogado.
A medida que la comunicación por medio de correos electrónicos se volvía indispensable para ofrecer sus servicios, GALA identificó la necesidad de implementar una herramienta que le permitiera a los abogados mantenerse conectados con sus clientes en cualquier momento y que, además, le permitiera a la firma almacenar un número ilimitado de correos.
La solución la encontraron el Microsoft® Exchange Server 2003.
Tras la implementación de Exchange Server 2003, los abogados de la firma se han beneficiado de tener un acceso rápido y seguro, desde cualquier lugar, a los correos electrónicos y a la información de la empresa, lo que les permite ofrecer mejores tiempos de respuesta y un servicio al cliente más personalizado. |
Para competir con éxito en el desafiante ambiente de negocios de hoy en día, Galindo, Arias & López se ha propuesto buscar eficientes formas de comunicarse y colaborar –ya sea con el equipo de trabajo o con sus clientes.
El correo electrónico actualmente es la tecnología de colaboración más ampliamente usada en la empresa, ya que más del 90% de la comunicación con los clientes se realiza por ese medio. Por esta razón, la firma se dio a la tarea de buscar una solución que le permitiera a los abogados acceder a sus correos electrónicos aún cuando éstos se encontraban fuera de la oficina –e inclusive cuando estaban de viaje en otro país– y así garantizar tiempos de respuesta más rápidos y un servicio al cliente de la mejor calidad.
Por su parte, la firma también necesitaba una solución que le permitiera almacenar una cantidad ilimitada de correos y que se pudiera integrar fácilmente con el Email Extender (una herramienta para archivar correos), ya que muchos clientes de la firma se suscriben a la ley Sarbanes - Oxley, que exige que se salvaguarden los correos y se mantengan controles estrictos sobre estos archivos. |
GALA encontró la respuesta a sus necesidades de negocios con la solución Microsoft® Exchange Server 2003 Enterprise Edition.
Exchange Server 2003 permite a los abogados obtener acceso a sus correos electrónicos y al servidor de la empresa siempre que lo necesiten, ya sea por medio del Outlook Web Access, por medio de sus celulares Blackberry o por medio de la VPN. Esto les facilita darles respuestas inmediatas a sus clientes y mantener una relación más estrecha con ellos, ya que pueden tener contacto directo, sin importar el lugar dónde se encuentren.
Según Eduardo Snape, Jefe de Informática de Galindo, Arias & López, el adquirir la solución Exchange Server 2003 fue una decisión clara para la empresa. "Para el tema de los correos, consideramos usar otras soluciones, pero al final decidimos seguir con Exchange. Nos pareció que era más confiable. Además, vimos que era más fácil de administrar en la parte técnica y que los usuarios ya estaban acostumbrados a trabajar con el Outlook".
Otra de las razones por las cuales la firma eligió la herramienta Exchange Server 2003 es que ésta no sólo ofrece mayor flexibilidad, seguridad, disponibilidad y confiabilidad, sino que también permite tener almacenamiento ilimitado de los buzones de correo y posibilita separar las unidades de almacenamiento por grupo. Así, si hay una falla en alguno de los grupos, el resto de los departamentos no se verá afectado y puede seguir funcionando normalmente.
Asimismo, GALA se vio inclinada a adoptar esta la solución por la capacidad de integración de Exchange Server 2003 con otras aplicaciones como el Email Extender y el BlackBerry Server. El Email extender es una aplicación para archivar correos que toma los correos del Exchange y, según la política de retención, los pasa a una base de datos de secuela, donde ellos reposan de forma permanente. Esto le permite a la firma cumplir con regulaciones legales. Por su parte, el Blackberry Server facilita la sincronización entre los dispositivos móviles y el servidor de la empresa.
Según explica Moisés Delgado, Gerente General de Sistemas y Soluciones Tecnológicas Internacionales, S.A. (SSTI) el éxito de esta solución está, no sólo en la herramienta en sí, sino en la disposición de la empresa de integrarla con otras aplicaciones para comunicarse de forma cada vez más eficiente, segura y creativa. "No es un tema de vender una caja de software", comenta Delgado. "Es entregarle a la firma algo que dé valor a su negocio": |
Los beneficios para la firma han sido notables, tanto para el departamento técnico como para los usuarios y clientes. Entre los beneficios que se han notado en el departamento de informática destacan: una implementación e integración rápida, mayor disponibilidad y confiabilidad de servidor y un proceso de administración y solución de problemas proactivo.
"Logramos implementar un caché mode que tiene Outlook que nos permite tener copia de los correos en el disco duro de las personas y, cuando estamos fuera de línea, el usuario sigue viendo sus correos", explica Snape. "Cuando yo restablezco el servicio, el usuario prácticamente no se da cuenta que estuvo fuera de línea. Ese es un valor agregado inmenso ¡porque tengo menos llamadas a mi departamento!"
Por su parte, los abogados y clientes de GALA se han mostrado muy complacidos con la nueva solución.
"La implementación del sistema representa una gran ayuda para el desempeño de mis funciones, principalmente si consideramos que más del 99% de las comunicaciones con mis clientes son a través del correo electrónico", comenta el Lic. Diego Herrera D., Socio, Galindo, Arias & López. "Esto me ha permitido alcanzar varios objetivos. Primero, darle respuesta inmediata y efectiva a mis clientes, que se traduce en un servicio de calidad. Segundo, mantener una relación más estrecha con los clientes, ya que pueden contactarme directamente, independientemente del lugar donde me encuentre. Y, tercero, aprovechar mejor el tiempo, ya que los minutos que antes perdía en congestiones vehiculares, o en espera para entrar a una reunión, ahora los aprovecho para darle respuesta a los clientes".
Inclusive los clientes ya han podido notar el cambio.
"Regularmente recibimos comentarios de nuestros clientes sorprendidos por haber recibido respuesta inmediata a sus consultas por correo electrónico remitidas fuera de horas de oficina o durante fines de semana", explica el Lic. Eric Ríos, Abogado Asociado, Galindo, Arias & López.
"En general, nos sentimos satisfechos con los beneficios obtenidos y esta satisfacción también es por parte de nuestros clientes, quienes aprecian la prontitud en la atención que les brindamos", concluye el licenciado. |
Acerca de Microsoft® Exchange Server 2003 – Enterprise Edition Microsoft Exchange 2003
Enterprise Edition permite a los trabajadores de la información obtener acceso a las comunicaciones de negocio críticas siempre que la necesiten y está diseñado para entregar mayor seguridad, disponibilidad y confiabilidad. Exchange 2003 está diseñado para grandes corporaciones y permite crear múltiples grupos de almacenamiento y múltiples bases de datos. Exchange 2003 Enterprise Edition proporciona un almacenamiento ilimitado de mensajes que elimina las restricciones de cantidades de datos que un servidor único pueda manejar. |
Software y Servicios
- Microsoft® Windows® 2003
- Microsoft® Exchange Server Enterprise Edition 2003 |
| Para más información sobre los productos y servicios de Galindo, Arias & López, llamar al 507-303-0303 o visitar el sitio Web: http://www.gala.com.pa |
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