El Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITEC) es una universidad autónoma especializada en tecnología y ciencias conexas que goza de un fuerte posicionamiento, tanto nacional como internacionalmente. Esta característica lo obliga a mantenerse actualizado para ofrecer a sus estudiantes, docentes, administrativos y a la comunidad en general las mejores herramientas tecnológicas, ya sea para su aprovechamiento o para el acceso a la gran cantidad de información que genera esta institución. Por ello, al decidir mejorar su portal virtual no dudaron en elegir el Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007. La renovación de toda la plataforma tecnológica de la Institución dio inicio en el 2004; no obstante, la administración y el mantenimiento del portal del ITEC resultaba ser lento, debido a que la actualización de la información de éste era realizada por una persona. Pero gracias a la implementación de SharePoint 2007, los diferentes departamentos en que se divide la casa de enseñanza podrán administrar el contenido de sus respectivas áreas, permitiéndoles tener el control de los cambios efectuados

El ITEC ha realizado una fuerte inversión en equipo y capacitación del personal en el área de las TIC. Sin embargo, el alto volumen de información (tanto administrativa como de investigación) que se genera diariamente representa un obstáculo para mantener actualizado el sitio Web.

El cambio en la tecnología utilizada por Grupo Nación consiste en implementar varias soluciones Microsoft, entre ellas el Office Infopath 2007, todo esto con el fin de lograr. El Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 brindará una respuesta a las necesidades que presenta la página Web de la universidad, pues permitirá a las diferentes escuelas o departamentos tener el control absoluto de la información que se “cuelga” en el portal.
Eugenio Trejos Benavides, Rector del ITEC, explica que por las características de enseñanza de la institución, ésta debe mantenerse a la vanguardia en el área de la tecnología, “elemento que Microsoft, a través del MOSS, nos brinda”.
Tras el análisis de las características de cinco soluciones diferentes existentes en el mercado, Microsoft fue seleccionado gracias a lo “amigable” que es esta aplicación, permitiendo al personal de la Universidad aprender fácilmente su uso. Además, se requería que la “actualización de los contenidos se hiciera mediante la facilitación de plantillas estructuradas para el manejo y organización de contenidos”, explicó Alba Arce, del Centro de Información Tecnológica, ITEC.
La generación de conocimiento es una de las metas del portal, por ello el área de Investigación del ITEC se verá altamente beneficiada con la estructura del MOSS, pues este es uno de los departamentos que produce más información dentro de la Universidad y con contenidos delicados que deben ser manipulados por personal que conozca del tema.
Así, Dagoberto Arias Aguilar, vicerrector de investigación del ITEC, explica que “desde hace algún tiempo, la Institución busca una plataforma que le dé una solución dinámica a los más de 120 investigadores, debido a que para el ITEC es menester difundir el conocimientos generado”.
La interactividad también es un punto clave dentro de los requerimientos del Instituto. De esta manera, el SharePoint permitirá que un usuario pueda mantenerse en contacto directo con un investigador y aclarar dudas respecto de las investigaciones incluidas en el portal.
De hecho, con Microsoft Office SharePoint Server 2007, los investigadores podrán desarrollar páginas Web con sus estudios y permitir que toda la comunidad acceda a esta información generada.
Por si fuese poco, el MOSS brinda la opción de crear perfiles de usuarios, permitiendo a los diferentes departamentos de la Universidad mantener la integridad de la información al asegurarse los diferentes niveles de participación en el portal, según la clase de usuario que ingrese.

Evidentemente, el Instituto Tecnológico de Costa Rica logrará obtener un gran ahorro en tiempo gracias a que el portal podrá ser actualizado por los diferentes departamentos generadores de información dentro de la institución.
Además, de acuerdo con palabras de Alexander Valerín, del Centro de Cómputo del ITEC, “nuestro negocio no tiene ningún fin lucrativo. Nuestro negocio es la educación. Por ello, el precio de la herramienta tiene lugar preponderante a la hora de realizar la selección. De esta forma evaluamos la solución que nos ofrezca mayores beneficios pero con un precio accesible y Microsoft siempre nos da un trato preferencial en este sentido”, agregó.
Microsoft siempre ha estado presente ante las necesites de la ‘academia', “ha sido un aliado estratégico del quehacer Institucional cuando nos aporta estas herramientas innovadoras que se traducen en formación de alta calidad del estudiantado, que se traducen en proyectos de investigación y extensión sumamente relevantes y de gran impacto social”, aseguró Eugenio Trejos, Rector del ITEC.

Acerca de Microsoft® Office Sharepoint Server 2007

Microsoft® Office SharePoint Server 2007 es un conjunto integrado de aplicaciones de servidor de fácil utilización que mejora la eficacia de las organizaciones:

Administrando el contenido exhaustivamente para extraer un mayor valor empresarial de los activos de información: acelerando los procesos empresariales compartidos internos y externos, buscando y obteniendo acceso a la información de forma eficaz para tomar decisiones mejor fundadas, compartiendo la información empresarial con mayor seguridad dentro y fuera de los límites de la organización y proporcionando a las TI una plataforma única, integrada y ampliable para administrar aplicaciones de intranet, extranet e Internet en toda la organización.