El Ministerio de Justicia y Derechos Humanos no contaba con una herramienta que le permita automatizar el proceso de gestión documental, ya que siendo una organización en formación se encontraba planificando la incorporación de herramientas que le permitan efectivizar sus procesos, entre ellos el documental.

El Ministerio gestionaba la información de forma manual, generando hojas de ruta en reportes físicos y moviendo de ubicación en ubicación los documentos que debían ser revisados y tramitados.  Esto provocaba que las búsquedas posteriores, tanto del estado del trámite como del documento, fueran complicadas y no oportunas.

Sin contar con un sistema automatizado y un mecanismo oportuno de acceso a la información, el proceso era demorado, generando pérdida de tiempo, tanto para los funcionarios del Ministerio como para el público en general.

El Ministerio de Justicia está, de forma permanente, apoyando sus funciones en la tecnología, buscando contar, en el mediano plazo, con una plataforma tecnológica de última generación que apoye el crecimiento sostenido de la institución y la mejora continua de sus procesos

El objetivo primario de la solución de Automatización Documental es el de apoyar la gestión del Ministerio reduciendo los tiempos de respuesta de los trámites que ingresan y salen del mismo.

Se pretendía reducir los tiempos de respuesta y hacer que los empleados tuvieran una interacción con la información de una manera eficaz y fácil.

Estas fueron las razones claves por las cuales el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos tomó la decisión de migrar a tecnologías que le permitieran prestar mejores servicios.

Con estos antecedentes, un equipo conformado por Gustavo Castillo, Director de Tecnología y Diego Sánchez Asesor de Tecnología, decidieron trabajar con su aliado LOGIC STUDIO S.A. para la búsqueda de las mejores soluciones del mercado en materia de automatización de procesos y gestión documental.

LOGIC STUDIO S.A., socio de negocio de Microsoft, fue el encargado de garantizar la ejecución exitosa del proyecto y la obtención de los resultados esperados por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

El proyecto se inició en el mes de agosto del año 2008 y se enfocó en lograr una implementación en poco tiempo con resultados de alto impacto en el área del proceso documental.

La elección de la herramienta se basó en las soluciones innovadoras que ofrece LOGIC STUDIO S.A. basadas en tecnología y productos Microsoft y la cercanía que tiene con sus clientes.

La solución seleccionada correspondió a una herramienta de BPM que automatiza procesos, generando control sobre los datos ingresados y facilitando el acceso a esos datos, además de ser una herramienta flexible para ejecutar adaptaciones a los procesos de la organización.

Para lograr una mejora en los procesos internos de la organización, se implementó TIMPU BPM basado en tecnología .Net, SQL Server 2005 y Microsoft Office SharePoint Services.

Gracias a la implementación de la herramienta TIMPU BPM - misma que fue construida por la empresa ecuatoriana LOGIC STUDIO S.A. - que tiene como base los productos Microsoft: Framework 3.5, Workflow Foundation Services y  Microsoft Office Share Point Server 2007 - el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos consiguió el control y rápida atención de los trámites de la institución.

Esto le permite transparentar su gestión puesto que los trámites y la documentación, están al alcance de todos los funcionarios de la organización de manera clara, oportuna y automática.  El funcionario no necesita invertir tiempo valioso en ubicar un documento en un archivo físico, al contrario, de manera rápida puede acceder a él a través de la herramienta TIMPU BPM, prestando  niveles de servicio más altos.

Con la implementación de TIMPU se ha logrado una reducción en los tiempos de atención de los trámites, si una persona se demoraba 8 horas en gestionar un trámite ahora lo puede lograr incluso en la mitad de tiempo, los tiempos se han reducido en aproximadamente un 40%, lo cual libera a los funcionarios de carga administrativa innecesaria. 

Con la integración de la solución de negocio TIMPU BPM la institución administra la información documental de forma rápida, tanto a los usuarios internos como externos de la organización.

En el Ministerio con la ayuda de la tecnología Microsoft ha logrado fortalecer la comunicación entre todos los funcionarios, ellos conocen ahora el estado de los trámites con tan solo revisar el contenido de un reporte y pueden entregar la información inmediata al rol que lo requiere.  

TIMPU BPM despliega información de gestión para identificar los puntos de mejora continua en los procesos.

El Ministerio de Justicia y Derechos Humanos despliega sus servicios a través de varias Subsecretarías ubicadas en todo el país, desde las cuales se tramitan documentos inherentes a las funciones del Ministerio.  Con el uso de TIMPU el Ministerio ha logrado descentralizar la atención de estos trámites y en consecuencia atender los mismos rápidamente.  

A futuro se espera tener implementaciones móviles con Microsoft, que permitan a los funcionarios gestionar trámites desde cualquier punto del país, como si estuvieran en sus propias oficinas con el acceso a toda la información que necesitan.

TIMPU BPM
Es una solución de definición, mejora y gestión de procesos que otorga a las organizaciones el poder de administrar adecuadamente el conocimiento que poseen, apoyando sus estrategias operativas y gerenciales.  Siendo una herramienta basada en tecnología Microsoft: Framework 3.5 de Microsoft, Workflow Foundation Services, SQL Server 2005 y  Microsoft Office Share Point Services 2007, se constituye en un producto flexible, escalable y de fácil uso. Sus módulos para diseño de formularios, diseño de procesos, control de desempeño, y reportes gerenciales; le permiten al usuario contar con una plataforma tecnológica robusta y adecuada para sus necesidades de control y mejora de procesos.

Software y Servicios
Windows Workflow Foundation
SQL Server 2005
Microsoft® Office Share Point Services 2007
Microsoft Framework 3.5