Reemplaza su plataforma de correo electrónico en Lotus por la solución de Comunicaciones Unificadas de Microsoft, basada en Office Communications Server 2007 R2 y Exchange Server 2010.

El I. Municipio del D.M. de Quito es una institución gubernamental de gobierno local que se encarga de velar por el bienestar ciudadano y el desarrollo del Distrito. Entre sus ámbitos de acción están seguridad ciudadana, desarrollo urbano, educación, salud, servicios de agua potable, alcantarillado, energía eléctrica, transporte, entre otros.

Como gobierno local, el Municipio es una institución que no tiene fines de lucro sino que vela por el desarrollo armónico de la ciudad de Quito y el área de influencia del Distrito Metropolitano, en todos los aspectos que influyen en la calidad de vida del ciudadano.

Por la extensión del Distrito Metropolitano y la cantidad de habitantes que tiene la ciudad (2,215,820 habitantes estimados para el año 2010), ha sido dividido en 9 zonas que son atendidas por sendas administraciones zonales que tienen un nivel de autonomía administrativa y financiera; pero que a la vez deben cumplir sus planes y programas dentro del marco de acción de los grandes objetivos municipales, para lograr un crecimiento ordenado de la ciudad y una atención igualitaria de las necesidades de los distintos sectores.

La institución cuenta con cerca de 5000 funcionarios y empleados municipales en la administración, además de los empleados de las empresas de transporte, recolección de basura, educación, agua potable y alcantarillado.

El municipio capitalino se sustenta en base a recursos propios que los recauda a través de los impuestos que pagan los ciudadanos y de rentas que son asignadas anualmente por el gobierno central. Dentro de sus principios de acción está la rendición de cuentas permanente a la ciudadanía, para informar sobre el uso de las rentas municipales y; el contacto directo con los ciudadanos para conocer sus necesidades y problemas a fin de ajustar y priorizar sus planes de acción.

El I. Municipio del DM de Quito tiene 5000 empleados aproximadamente, que están geográficamente dispersos sobre una extensión aproximada de 40 Km. de largo y unos 10 Km. de ancho. Las Administraciones Zonales atienden a zonas densamente pobladas que están en los extremos de la ciudad y los valles aledaños, lo cual hace imprescindible contar con mecanismos de comunicación y de colaboración altamente eficientes entre sus distintas áreas administrativas.

Antes de la ejecución de este proyecto, el I. Municipio del DM de Quito gestionaba su comunicación en documentos escritos, llamadas telefónicas y un sistema de correo electrónico, basado en Lotus Notes, que tenía serias limitaciones en cuanto a los servicios que prestaba, su cobertura y disponibilidad.

Este sistema de correo y la caducidad de sus centrales telefónicas limitaban seriamente la sinergia que debe existir entre las distintas áreas administrativas. En este escenario, muchos funcionarios del Municipio carecían del servicio de correo, no lo usaban o, aquellos que tenían acceso, lo utilizaban en forma irregular debido a la poca o ninguna confianza en su seguridad, confiabilidad y efectividad.

El sistema Lotus no tuvo el mantenimiento requerido y, luego de 10 años de instalado, quedó obsoleto y prácticamente inservible. Entonces el municipio comenzó a buscar opciones de Comunicación Unificada, que permitan superar las deficiencias detectadas: Lotus funcionó como una herramienta aparte, no estaba integrado al Office, no permitía enviar un correo directamente, tampoco estaba disponible vía web, entre otras limitaciones.

Con la elección del nuevo Alcalde de la ciudad, Dr. Augusto Barrera, el Municipio de Quito, emprende una agresiva campaña de mejoramiento de atención a la ciudadanía para resolver la gran cantidad de necesidades que tiene la ciudad. Dentro de esos proyectos, algunos se catalogaron como estratégicos, entre ellos el de Comunicaciones Unificadas – Etapa I, debido al gran impacto que tendrían dentro de la operación normal del Municipio.

El Proyecto de Comunicaciones Unificadas – Etapa I busca dotar al I. Municipio del DM de Quito de un sistema de mensajería confiable y escalable que, basado en Exchange Server 2010, permita a los funcionarios y empleados comunicarse de manera eficiente por medio de correo electrónico, para lograr una mayor agilidad organizacional y disminuir el uso innecesario de documentos impresos.

El uso de Office Communications Server 2007 R2 (OCS) permitirá que los funcionarios y empleados puedan eliminar las limitaciones de las centrales telefónicas actuales, al incorporar los conceptos de presencia y colaboración en línea, la posibilidad de tener comunicación por mensajería instantánea segura, conferencias de audio y video uno a uno o multipunto y; el uso de Live Meeting para agilitar los procesos de capacitación internos.

Cada una de estas ventajas permitirá disminuir los costos de traslados, conexiones telefónicas y el tiempo que dedicaban los funcionarios a reuniones con sus colegas en las distintas administraciones zonales distantes.

Luego de un análisis de los beneficios que ofrecía Comunicaciones Unificadas de Microsoft, basada en Office Communications Server 2007 R2 y Exchange Server 2010, la Dirección Metropolitana de Informática decidió usar estos productos porque permitirían una implementación rápida e integrada con la infraestructura de Directorio Activo actual del Municipio de Quito. Esto derivaría en menores costos de implementación, rapidez y facilidad en la implementación y uso de la tecnología y; menores esfuerzos en la capacitación a los usuarios finales, porque son productos altamente intuitivos y amigables.

Jefferson Capelo, Director Metropolitano de Informática del I. Municipio del DM de Quito, se refiere a la experiencia con un alto nivel de satisfacción. “Estábamos preocupados. Nos habíamos preparado con bibliografía, manuales y otros soportes. Para sorpresa nuestra, tras una charla muy breve, el personal empezó a utilizar la herramienta, con la que se familiarizó en pocos días. Habrá algo que mejorar, pero el sistema funcionó rápido y bien. Ciertamente, Office Communications Server 2007 R2 y Exchange Server 2010 son muy amigables”.

Office Communications Server 2007 R2 y Exchange Server 2010 crean las bases para una solución de Comunicaciones Unificadas total. En la Etapa 1, se ha implementado el sistema de mensajería con Exchange Server 2010, en una configuración de alta disponibilidad para todos los componentes. Para ello, se utilizaron los siguientes roles:

En el componente de Comunicaciones Unificadas, para el manejo de presencia, mensajería instantánea, conferencias de audio, video y LiveMeeting se ha utilizado OCS 2007 R2, con los siguientes roles:

La solución implementada ha permitido que el I. Municipio del DM de Quito  haya reemplazado una plataforma obsoleta y cuente con mecanismos de colaboración y mensajería con tecnología de punta que permitirán la interacción mucho más ágil entre las distintas áreas. Estas herramientas están permitiendo ofrecer un mejor servicio a los ciudadanos y contar con mecanismos de colaboración mucho más amplios y rápidos para que los empleados y funcionarios municipales sean más rápidos y productivos en el cumplimiento de sus tareas.

Se ha mejorado significativamente la productividad de la institución a la par que se ha disminuido el uso de papel como medio de comunicación (desde su implantación en julio 2010, se ha eliminado en promedio unas 100 millones de unidades de papel). Esto tiene consecuencias directas en ahorro de costos y en un menor impacto en el medio ambiente, así como una mejora significativa en la confidencialidad de la información, porque no está expuesta a personas no autorizadas mientras está en tránsito.

Con los protocolos de movilidad, se ha logrado una gran ubicuidad de los funcionarios que tienen que moverse dentro del DM, pero manteniéndolos conectados con su organización para que puedan resolver temas importantes y urgentes. Al disponer de mecanismos de registro legal de conversaciones y correo, se ha mejorado los seguimientos de temas críticos que son importantes para la ciudadanía y el Municipio.

Al interior de la institución, los funcionarios empezaron rápidamente a utilizar las herramientas de colaboración para establecer sus agendas y compartir más rápido la información. Es un proceso de empoderamiento exitoso: en menos de tres semanas el personal ha adoptado a la herramienta como algo suyo y el usuario va aprendiendo intuitivamente todas las herramientas que le brinda el sistema.

“Antes, los funcionarios no pedían la herramienta por la desconfianza que generaba. Ahora poco a poco, los compañeros la están tomando como una herramienta interna del municipio, le están tomando más en serio. A primera vista, se trata de un cambio relevante”, comenta Jefferson Capelo, Director Metropolitano de Informática.

El uso de Office Communications Server 2007 R2 y Exchange Server 2010 ha tenido un impacto horizontal en toda la organización: lo cual ha servido para los temas de recaudación, urbanísticos, educación, transporte, salud, etc. La solución que permite a todas las áreas agilitar sus procesos operativos e interactuar de manera ágil, eficiente y segura. Apalanca la nueva visión de un municipio moderno, eficiente y orientado al servicio, mientras permite a los funcionarios usar la tecnología como un habilitante para su agilidad operativa, creando las condiciones para incrementar la sinergia institucional.

El impacto favorable es de tal dimensión que se superó el escepticismo creado por una serie de intentos que, al fracasar, restaron credibilidad y provocaron rechazo a la herramienta. “Primero, ganamos que la gente crea en ella. Segundo, que compruebe que, además de amigable, es una herramienta de conocimiento: Outlook es de conocimiento y Office, igual. Logramos un salto cualitativo sustancial. El tema de videoconferencias, por ejemplo, era muy lejano a la cultura del municipio, hoy ya es una realidad. Respecto al correo, comunicaciones digitales en voz y video; la gente se ha apropiado de todo. La reacción es espectacular”, afirma Capelo.

Office Communications Server 2007 R2 y Exchange Server 2010 promovieron, incluso, un cambio de actitud de parte del usuario. El Director de Informática cuenta al respecto. “Para que vuelva la confianza, se apeló a un proyecto tipo big bang: terminamos con uno y activamos el otro, de inmediato. Con el sistema funcionando, la gente fue observando cómo su compañero utilizaba la herramienta, generando un boca a boca y una cadena de pedidos”; adicionalmente en el campo del apoyo tecnológico en la gestión de la mesa de ayuda del Centro de Atención Tecnológica el uso de OCS, ha permitido reducir en un 40% la atención de incidentes en línea sin necesidad de desplazar técnicos y ocasionar gastos.

En el caso del Live Meeting, muchos directores que ya lo han visto han hecho el pedido respectivo y motivan a sus colegas a usar la herramienta. La sencillez de su uso y lo práctico y útil que resulta hacerlo son parte del argumento. En poco tiempo, Office Communications Server 2007 R2 y Exchange Server 2010 se posicionaron en el Municipio de Quito, con un detalle: el mismo usuario, convencido de la herramienta, es el mejor promotor de su uso y diversidad de aplicaciones.

El uso de las tecnologías de Comunicaciones Unificadas facilita que los empleados puedan contactarse unos a otros en base a los mecanismos de control de presencia y disponibilidad. Esto implicará una disminución en los costos de operación porque se disminuirán las llamadas telefónicas y se disminuirá la necesidad del traslado físico del personal para recibir capacitación o realizar reuniones de coordinación.

La Dirección de Informática comienza a consolidar un liderazgo tecnológico dentro de la organización ofreciendo servicios y soluciones que impactan en la forma en que la organización trabaja y posibilitando el logro de las metas estratégicas a través del uso apropiado de la tecnología.

Jefferson Capelo es uno de los primeros convencidos usuarios de la solución. Para él, en no más de cuatro meses, se ha podido cuantificar los impactos. El personal del Municipio de Quito ha adherido al uso de una innovación tecnológica, a la que identifica como una gran contribución a sus propios desempeños.

“La gente ya lo usa, el Alcalde lo usa, el equipo de asesores y directores, que lo rodea también, como lo hacen el administrador general y los secretarios. A la fecha, un 50% del personal es usuario y los pedidos para su instalación aumentan en un 20% a la semana (en la actualidad se dispone de 2300 cuentas de correo y OCS lo que denota un crecimiento 575 cuentas por mes en promedio). Y eso nos posiciona y fortalece, mientras prestamos un gran servicio”, suscribe Jefferson.

Más allá de la masiva adhesión a la herramienta, ésta mejora la capacidad de gestión y la cultura organizacional. “Estamos acostumbrados a mucho papeleo, a viajar de una dependencia a otra para comunicar cualquier noticia o circular: eso se acabó. Ahora enviamos notificaciones a todos los usuarios de correo para que puedan participar más rápidamente de las noticias. Por otro lado, estamos actuando muy prolijamente para atender cualquier demanda que la innovación provoque: el usuario está contento, atendido, entusiasmado. Estamos ganando todos y eso es muy bueno para nuestro cliente final: el contribuyente”, reflexiona Capelo.

Los beneficios son diversos y su importancia complementaria. El ahorro y la optimización en el uso del tiempo es otro relevante. Office Communications Server 2007 R2 y Exchange Server 2010 está permitiendo una rápida y eficiente coordinación de reuniones entre varios funcionarios, manejo y acceso compartido a las agendas, envío adelantado de contenidos y documentos de discusión mediante archivos adjuntos, disminución y ahorro en el uso de un saturado servicio telefónico, entre otros que, finalmente, contribuyen a calificar el ambiente laboral, alentando un mejor desempeño de cada uno de los funcionarios.

El ahorro del tiempo y la calidad de su uso es un beneficio omnipresente a la instalación de Office Communications Server 2007 R2 y Exchange Server 2010. La información circula en forma inmediata y simultánea para quienes deban conocerla que, por su parte, mediante el sistema de alertas, advierte respecto a su disponibilidad para ese efecto.

Para el Municipio de Quito, esta solución tiene un impacto que va más allá de lo económico: posibilita que los funcionarios y empleados municipales sean accesibles tanto desde dentro de la organización como desde afuera. En el transcurso del tiempo podrá medirse los beneficios económicos directos, pero al momento su impacto en fundamental en el proceso de la creación de una nueva cultura organizacional orientada al logro de resultados y al servicio a los ciudadanos. Esta solución ubica al Municipio de Quito a la vanguardia de las instituciones gubernamentales respecto al desarrollo de nuevas tecnologías de comunicación que permitan una verdadera agilidad organizacional.

Exchange Server 2010
Microsoft Exchange Server 2010 ofrece la más amplia gama de opciones de implementación, una integrada protección de futas de información y capacidades avanzadas de cumplimiento de normas, que se combinan para formar la mejor solución de colaboración y mensajería disponible.

Office Communications Server 2007 R2
Office Communications Server 2007 R”, uno de los pilares de la solución de Comunicaciones Unificadas de Microsoft, es la plataforma para mensajería instantánea, conferencias y comunicación de voz para negocios en empresas de todo el mundo. Office Communications Server 2017 ofrece a los departamentos de TI la flexibilidad y el control que necesitan para administrar eficientemente su infraestructura de comunicaciones, y provee una plataforma expandible de alta disponibilidad de las comunicaciones empresariales.

System Center Configuration Manager 2007
System Center Configuration Manager 2007 R2 evalúa exhaustivamente, implementa y actualiza servidores, equipos de usuarios y dispositivos a través de entornos físicos, virtuales, distribuidos y móviles. Es la mejor opción para obtener una visión mejorada y el control sobre los sistemas. Permite administrar de forma eficaz la infraestructura de TI de una empresa y es una de las mejores formas de reducir el costo total de propiedad (TCO).

System Center Operations Manager 2007
System Center Operations Manager 2007 provee monitoreo de punta a punta para el ambiente de TI de las empresas. Operations Manager puede controlar cientos de servidores, aplicaciones y usuarios; y entrega detallados informes del estado de los sistemas. Estas visualizaciones son clave para una respuesta rápida y ágil ante eventos que pueden afectar la disponibilidad de los servicios que el Departamento de TI proporciona a sus clientes.

ForeFront Protection 2010 Exchange Server
Microsoft ForeFront Protection 2010 for Exchange Server (FPE) provee una rápida y efectiva protección contra el malware y el spam, mediante la inclusión de varios motores de análisis de empresas líderes en la industria de la seguridad de la información que se integran con ForeFront Online Protection for Exchange que proporciona un sistema de defensa en profundidad bajo la premisa de filtrado en una única solución.

ForeFront Client Security 2010
ForeFronto Client Security ayuda a proteger su negocio con eficacia. Ofrece una administración simplificada a través de la administración central y proporcionando visibilidad crítica de las amenazas y vulnerabilidades. ForeFront Client Security se integra con el software de infraestructura existente, como por ejemplo, Microsoft Active Directory y se complementa con otras tecnologías de seguridad de Microsoft para mayor protección y control.

Office Communicator 2007 R2
Office Communicator 2007 R2 es una aplicación de Comunicaciones Unificadas que ayuda a los usuarios finales a ser más productivos al permitirles comunicarse y colaborar fácilmente con otras personas en diferentes lugares o zonas horarias, utilizando una variedad de opciones de comunicación diferentes, incluyendo la mensajería instantánea (IM), voz, compartir escritorio y video. Se integra con los programas de Microsoft Office, como Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Groove y SharePoint.

Outlook 2010
Con una rediseñada y avanzada organización del correo electrónico, búsqueda, comunicación y capacidades de relacionamiento con redes sociales, Outlook 2010 proporciona una experiencia avanzada para mantener la productividad además del contacto con las redes personales y de negocios.

Windows Server 2008
Windows Server 2008 R2 está construido con herramientas de virtualización, recursos Web, mejoras en la administración y la integración con Windows 7 que contribuyen a ahorrar tiempo, reducir los costos y proporcionar la plataforma para un centro de datos dinámico y eficientemente administrado.