SANTOS CMI es una empresa de ingeniería vinculada al sector petrolero, energético e industrial. Recientemente decidió migrar la plataforma Open Office hacia Microsoft Office 2010 con el objetivo de mejorar la productividad, resolver los problemas de compatibilidad y reducir costos. El resultado: 2 millones de dólares de ahorro en capacitación, 30 % de aumento en la productividad y 15 % en reducción de costos operativos son los beneficios principales de la nueva plataforma.

SANTOS CMI es una empresa EPC (Ingeniería, Procura y Construcción) que se dedica desde hace 30 años a la gestión de proyectos de gran envergadura para compañías del sector petrolero, energético e industrial. La utilización de herramientas tecnológicas es clave para los procesos de control que la empresa lleva a cabo a través de sus más de 400 empleados divididos en sus sedes de Quito y Guayaquil. Jefferson Dávila, Gerente de Tecnología, comenta que "nuestra filosofía estuvo siempre orientada a mantener una estructura informática soportada por herramientas de software abierto y bajo ese concepto es que teníamos nuestro sistema de ofimática en Open Office para todos los usuarios. Sin embargo, la performance de la plataforma no satisfacía totalmente nuestros requerimientos internos como área de TI, ni las necesidades de los usuarios".
Tanto desde el punto de vista de sector de tecnología como de los usuarios finales, la plataforma generaba conflictos relevantes para la productividad de la empresa. "La compatibilidad de los archivos generados por el sistema Open Office era muy difícil de lograr en el intercambio de información con proveedores y clientes, y este hecho generaba un problema importante de productividad y costos asociados", destaca Dávila.
El área de tecnología tenía a su vez, dificultades para brindar soporte a los usuarios y debía contar con una consultoría externa permanente para solucionar los problemas que se sucedían. En este sentido, el Gerente afirma que "teníamos tres empresas externas que asistían de manera permanente a los más de 400 usuarios internos y definitivamente eso significaba un costo alto para la empresa y un contexto negativo en cuanto a la productividad interna".

"La empresa alcanzará un incremento de la productividad cercano al 30 %, mejora que está directamente vinculada a la posibilidad de que todos los usuarios puedan acceder a herramientas específicas como las macros en Excel o las presentaciones de PowerPoint", destaca Dávila y agrega que "el conocimiento sobre la herramienta y la compatibilidad generan que los usuarios no necesiten capacitación permanente y soporte constante, lo que impacta en un ahorro directo de 2 millones de dólares anuales en gastos vinculados con costos de consultoría externa".
La decisión que tomó la empresa al adquirir gran cantidad de licencias a través del acuerdo Open Value le permitió tener un control presupuestario sobre el mantenimiento de licencias y la adquisición de nuevos productos. "La posibilidad de contar con las últimas versiones de los productos nos ayuda a obtener siempre una adopción temprana de la tecnología y a que los usuarios se adapten a ésta de una forma rápida y eficaz, situación que reducirá los costos operativos en un 15% aproximadamente a partir del siguiente año", afirma Dávila.
La implementación de los paquetes de Office 2010 impacta directamente sobre la productividad de los usuarios y directamente en la curva de aprendizaje y el volumen de horas de soporte técnico dedicado desde el área de TI y de proveedores externos. Para el ejecutivo, ese impacto se traduce en números concretos "ahorramos 2 millones de dólares en costos de capacitación y obtuvimos un 18 % de aumento en las ventas, gracias a una mejora integral de algunos procesos vinculados al área comercial".

"La empresa alcanzará un incremento de la productividad cercano al 30 %, mejora que está directamente vinculada a la posibilidad de que todos los usuarios puedan acceder a herramientas específicas como las macros en Excel o las presentaciones de PowerPoint", destaca Dávila y agrega que "el conocimiento sobre la herramienta y la compatibilidad generan que los usuarios no necesiten capacitación permanente y soporte constante, lo que impacta en un ahorro directo de 2 millones de dólares anuales en gastos vinculados con costos de consultoría externa".
La decisión que tomó la empresa al adquirir gran cantidad de licencias a través del acuerdo Open Value le permitió tener un control presupuestario sobre el mantenimiento de licencias y la adquisición de nuevos productos. "La posibilidad de contar con las últimas versiones de los productos nos ayuda a obtener siempre una adopción temprana de la tecnología y a que los usuarios se adapten a ésta de una forma rápida y eficaz, situación que reducirá los costos operativos en un 15% aproximadamente a partir del siguiente año", afirma Dávila.
La implementación de los paquetes de Office 2010 impacta directamente sobre la productividad de los usuarios y directamente en la curva de aprendizaje y el volumen de horas de soporte técnico dedicado desde el área de TI y de proveedores externos. Para el ejecutivo, ese impacto se traduce en números concretos "ahorramos 2 millones de dólares en costos de capacitación y obtuvimos un 18 % de aumento en las ventas, gracias a una mejora integral de algunos procesos vinculados al área comercial".
El intercambio de información con el exterior también se ve favorecido gracias al paquete Office 2010 que está al alcance de todos los empleados. Programas como Microsoft Project son utilizados permanentemente por el área de ingeniería para actualizar los cronogramas de obra con los clientes de manera fluida.
El área de TI también ha adquirido licencias de Windows Server para utilizar como plataforma del sistema ERP y el sistema "Primavera" con el que cuenta la compañía para la gestión de proyectos. "Hoy en día estamos adquiriendo 300 licencias de CAL para implementar Active Directory y mejorar la gestión de TI, tener un mejor control de la política de accesos y control de recursos de la compañía", concluye Dávila.

Microsoft Office 2010