|
|
 | | | | CRM-systeem in Access deel 2 | |
De succesvolle mini-CRM-applicatie in Access is uitgebreid met enkele krachtige functies.
Elk bedrijf wil zijn klantcontacten goed beheren en zijn klanten op de juiste momenten benaderen, zodra er iets te melden valt, dat interessant voor hen is. Met de hier gepubliceerde mini-CRM Access-applicatie kunt u als ondernemer een aanvang maken met Customer Relations Management (CRM). Werkt u al met de basisversie van deze mini-CRM-applicatie, dan kunt u deze nu uitbreiden met meer functionaliteit. De applicatie is een mooi opstapje om door te groeien naar krachtigere applicaties als Microsoft Dynamics CRM.
Download
| |
| | | | |
|
|
| | | PLUS-versie versus basisversie mini CRM-applicatie | | Met de eerder gepubliceerde basisversie van deze mini-CRM-applicatie was u in staat om de klantgegevens te beheren.
De PLUS-versie bevat alle basisfunctionaliteiten van de basisversie. Vanuit de PLUS-versie zijn offertes, brieven en notities te starten, die automatisch worden voorzien van de gegevens van uw contactpersoon. Bovendien worden de documenten bij de actiepunten opgeslagen. Zo bouwt u een dossier van uw klanten met bij iedere klant de desbetreffende correspondentie.
Als u nog niet met de basisversie hebt gewerkt, hoeft u die niet eerst te downloaden: de hier te downloaden PLUS-applicatie én de beschrijving hieronder zijn geheel compleet.
|
|
| |
|
| | | Downloaden, installeren en starten van de applicatie | | Downloaden en installeren
De applicatie bestaat uit een Access-databasebestand en is als zip-bestand te downloaden via de link bovenaan dit artikel. De installatie telt zes stappen. Ook als u de basisversie al in gebruik hebt, moet u onderstaande stappen volgen.
- Start het downloaden bovenaan deze pagina.
- Kies in het download-dialoogvenster voor Opslaan en zorg ervoor dat het bestand in een geschikte map terecht komt, bijvoorbeeld Mijn documenten.
- Open na het downloaden de map Mijn documenten (bijvoorbeeld met Windows Verkenner) en dubbelklik op de bestandsnaam KlantContactSysteemPlus.zip.
- Het zip-bestand wordt nu getoond in het programma WinZip. Pak het bestand uit door voor Uitpakken (Extract >> Extract files) te kiezen.
- U selecteert de locatie waar u wilt dat het Access-bestand wordt opgeslagen, bijvoorbeeld weer Mijn documenten, en klikt op Uitpakken (Extract).
- Het nieuwe bestand heeft een andere naam dan de basisversie en heet KlantContactSysteemPlus.mdb.
Let op: Bij het uitpakken van het zip-bestand worden tevens twee mappen aangemaakt: de map Sjabloon met daarin de sjabloon test.dot en de map Bestanden waarin de correspondentie en andere documenten worden opgeslagen. Deze mappen mogen niet verwijderd worden.
Starten van de applicatie
De applicatie wordt als volgt gestart:
- Open de map Mijn documenten. Dubbelklik daartoe bijvoorbeeld op Mijn Computer op het Bureaublad en vervolgens op Mijn documenten.
- Dubbelklik nu op KlantContactSysteemPlus.mdb. De applicatie wordt geopend in Access. Mocht u de foutmelding 'Dit bestand is mogelijk niet veilig...' te zien krijgen, dan klikt u op Openen. Een eventuele beveiligingswaarschuwing over het blokkeren van onveilige expressies passeert u door te kiezen voor Nee. In Access 2007 krijgt u in dit geval een balkje te zien zoals in Internet Explorer. Kies daarin voor Opties >> Deze inhoud inschakelen >> OK.
- U wordt nu verwelkomd door het hoofdmenu.
|
|
| |
|
| | | Snelle kennismaking met de applicatie | | |
Door eerst rond te kijken in de database leert u de structuur te begrijpen. Zo ziet u waar u welke gegevens moet invullen, hoe de knoppen reageren, welke meldingen u kunt verwachten, hoe u vensters moet sluiten, hoe u naar een ander venster overschakelt etc. Ook ziet u als vanzelf de mogelijkheden voor uw eigen situatie. Het menu is gemaakt met de Access-functie Schakelbord en heeft de volgende inrichting:
- Hoofdmenu
- Bedrijven
- Contactpersonen
- Actiepunten
- Tabellen
- Sluiten
De menu-optie Tabellen kent een submenu:
- Klantsoort
- Vervolgacties
- Interessegebieden
- Interesse
- Productcategorie
- Producten
- Leegmaken tabellen
- Terug naar hoofdmenu
|
|
| |
|
| | | Vaste gegevens | | De database maakt gebruik van variabele gegevens en vaste gegevens. De vaste gegevens zijn nodig om aan een variabel gegeven een standaardwaarde toe te kennen. Zoals klantsoort en interessegebied. Op deze manier kunt u steeds uit een lijst een keuze maken, die u later als een filter op deze waarde kunt leggen. Zo kunt u bijvoorbeeld 'Golf' als interesse toevoegen, dat u bij de desbetreffende contactpersonen als interesse kunt selecteren. Dit biedt de mogelijkheid om ooit alle in golf geïnteresseerde klanten uit te nodigen voor een golftoernooi.
Klik in het venster Tabellen op Vervolgacties. Indien het scherm geheel gevuld is met acties bladert u onder in beeld met de >-knop vooruit om te zien welke vervolgacties al beschikbaar zijn, zoals Brief versturen en Fax versturen. Klik op >* om een categorie toe te voegen, bijvoorbeeld Informatieaanvraag versturen.
Bewaar de gegevens door rechtsboven op het rode kruisje te klikken. Hiermee keert u terug naar het menu Tabellen. Vervolgens kunt u ook de andere vaste gegevens bekijken en of wijzigen.
|
|
| |
|
| | | Leegmaken | | De database is gevuld met wat voorbeeldinformatie. Om hem leeg te maken en te vullen met uw eigen informatie, kiest u Tabellen >> Leegmaken tabellen. Dit is een gevaarlijke optie, want hiermee kunt u ook al uw eigen variabele en vaste gegevens uit de database verwijderen.
Het scherm komt op met twee knoppen: Verwijder en Sluiten. Indien u door wilt gaan met het verwijderen van acties, bedrijven en contactpersonen moet u op de knop Verwijder klikken. Het systeem komt voor de zekerheid nog met de vraag of u de gegevens echt wilt verwijderen.
Vaste gegevens kunt u alleen verwijderen nadat u eerst de variabele gegevens heeft verwijderd. Nadat de variabele gegevens zijn verwijderd krijgt u de vraag of u ook de vaste gegevens wilt verwijderen. Als u hier op de knop Ja klikt is de gehele database leeg. Eventueel kunt u de database vanuit Access daarna ook nog comprimeren en herstellen.
Zodra u klaar bent met het beheren van de vaste gegevens klikt u op de knop Naar hoofdmenu.
|
|
| |
|
| | | Knoppen en werkbalk | | Het invoeren van de variabele gegevens wordt voorafgegaan door een scherm met een beknopte lijst van respectievelijk alle Bedrijven, Contactpersonen en Acties. Door in die lijst een record te kiezen en op de knop Details te klikken, kunt u inzoomen op het record en de gegevens bekijken en muteren.
Via de menu-opties Bedrijf, Contactpersonen en Actiepunten komt u bij schermen, met daarin een of meer van de volgende knoppen:
Toevoegen
Hiermee kunt u gegevens toevoegen, bijvoorbeeld een Bedrijf, een Contactpersoon, een Actie of Interesse.
Details
Nadat in de lijst een van de regels is geselecteerd klikt u op de knop Details en zijn de details van die regel te bekijken of te wijzigen.
Verwijderen
Hiermee kunt u gegevens verwijderen.
De werkbalk bovenin beeld telt diverse knoppen. Van links naar rechts zijn dat:
- Record opslaan
- Ongedaan maken
- Eerste record
- Vorig record
- Volgend Record
- Laatste record
- Nieuw record
- Verwijder record
- Oplopend sorteren
- Aflopend sorteren
- Selectiefilter
- Formulierfilter
- Filter toepassen
- Filter\sorteervolgorde toepassen
- Filter\sorteervolgorde ongedaan maken
|
|
| |
|
| | | Invoeren van gegevens | | Invoeren van bedrijfsgegevens
Klik in het hoofdmenu op de knop Bedrijven en het scherm met alle bedrijven komt tevoorschijn. Hier kunt u een nieuw bedrijf toevoegen door op de knop Toevoegen te klikken. Ook kunt u de bedrijfsgegevens van een reeds ingevoerd en geselecteerd bedrijf bekijken door op de knop Details te klikken.
Vervolgens komt u in een scherm waarin alle variabele gegevens van het bedrijf kunnen worden ingevoerd. Door middel van de knoppen Opslaan en Annuleer kunt u de wijzigingen opslaan of negeren. Dit kan ook door middel van de knoppen in de werkbalk.
Het onderste deel van het scherm is bedoeld om contactpersonen en acties behorende bij dit bedrijf in te voeren. Door middel van de twee tabbladen kunt u de contactpersonen of acties bereiken. De knoppen Toevoegen en Details zijn per tabblad beschikbaar en werken dus óf voor de contactpersonen óf voor de acties.
Om snel een e-mail te kunnen sturen aan een contactpersoon, is aan de gegevens de knop e-mail genereren toegevoegd, achter het e-mailadres van de betrokkene. Op dezelfde manier bereikt u via de knop achter de URL de website van de onderneming.
Invoeren van contactpersoongegevens
Contactpersonen zijn op twee manieren toe te voegen. De eerste manier is via het menu Contactpersonen, de tweede loopt via het scherm van het bedrijf, door daar op de knop Toevoegen te klikken. Net zoals bij het scherm Bedrijven komt u in beide gevallen in een overzichtsscherm waar alle contactpersonen onder elkaar staan. Met de knop Details kunt u weer inzoomen, bekijken en muteren. Door op de knop Toevoegen te klikken opent u het scherm waarin alle gegevens van een contactpersoon op te geven zijn. Ook hier is ruimte voor het invullen van actiemomenten en interessegebieden van een persoon.
Invoeren van actiegegevens
Via het hoofdmenu kan men een actielijst op het scherm opvragen, een zogenaamde ToDo-lijst. De lijst is te filteren op Alle acties (knop Alles), acties die reeds zijn uitgevoerd (knop Uitgevoerd) en alleen die acties die nog niet zijn uitgevoerd (knop ToDo).
In dit scherm is het ook mogelijk om acties te verwijderen. Voor het verwijderen van een actie moet u de actie aanklikken en vervolgens op de knop Verwijder klikken.
|
|
| |
|
| | | Aanpassingen en nieuwe functies van de PLUS-versie | | Aanpassingen
In een vervolgartikel zal deze database verder worden uitgewerkt en uitgebreid met onder meer rapportage- en exportmogelijkheden en verdere selectiefuncties.
Wie zelf aan de slag wil moet wel enige kennis van Access hebben. Is dat het geval dan kunt u de database verder uitbreiden, aanpassen en rapporten aanmaken. De structuur van de applicatie bestaat - zoals elke Acces-applicatie - uit tabellen. Alle gegevens liggen dus gestructureerd in tabellen opgeslagen en dat betekent dat zij op meerdere manieren bekeken en geanalyseerd kunnen worden. Ook export naar Excel is mogelijk. Wilt u de database aanpassen dan moet u daartoe het schakelbord passeren:
- Sluit het hoofdmenu via de knop Sluiten.
- Start Access via Start >> (Alle) Programma's
- Open het bestand KlantContactSysteem.mdb via Bestand >> Openen.
Een andere manier is: start Windows Verkenner, houd de Shift-toets ingedrukt en dubbelklik op de naam van het MDB-bestand.
Voor kenners van Access volgt hier tot besluit een overzicht van de tabellen, die in deze mini-CRM-applicatie worden gebruikt:
|
Action: |
alle acties gekoppeld aan contactpersonen |
|
Actiontype: |
soort acties |
|
Company: |
klantbedrijfsgegevens |
|
CompanyType: |
klantbedrijfssoort |
|
Contact: |
contactpersoon |
|
ContactPreference: |
interesses van een contactpersoon |
|
PreferenceCategorie: |
interessegebieden |
|
PreferenceItem: |
koppeltabel tussen groep en interesse |
|
Product: |
producten |
|
ProductCategory:
Selection: |
productgroepen
selecties |
|
SwitchboardItems: |
schakelbord c.q. menustructuur |
Nieuwe functies van PLUS-versie: sjabloonkoppeling
De PLUS-versie bevat enkele nieuwe onderdelen. Een van de nieuwe opties is het eenmalig importeren van uw relatiegegevens uit de eerdere basisversie (zie volgende hoofdstuk). Vaker zult u gebruik maken van de volgende nieuwe functies:
- Automatisch geadresseerde brief in Microsoft Office Word genereren via een sjabloon
- Bestand toevoegen bij opvolgactie
Om de adresgegevens uit de Access-database op de juiste plaatsen in het Word-document te positioneren, is gekozen voor een oplossing met bladwijzers. Het woord 'bladwijzers' zegt al hoe de methode werkt: wegwijzers op de pagina die aangeven dat dáár de naam moet, dáár de postcode en dáár de briefaanhef. Om de locatie van een bladwijzer te kunnen zien wordt eerst de weergave-optie ingeschakeld.
- Start Word en open een bestaand of nieuw document.
- Om de bladwijzers te zien kiest u Extra >> Opties >> Weergave en vinkt u de optie Bladwijzers aan. Sluit het venster.
- Klik nu in het document op de plaats waar u een veld uit de database wilt plaatsen, bijvoorbeeld daar waar de adressering moet komen te staan. Typ hier bijvoorbeeld:
bnaam
- Selecteer deze tekst en maak er een bladwijzer van via Invoegen >> Bladwijzer.
- De geselecteerde tekst dient als naam van de bladwijzer. U had in het document ook een andere tekst mogen typen, maar voor de bladwijzers liggen de namen vast, als u tenminste een koppeling wenst met de adressen in de PLUS-applicatie. Daarvoor móet u gebruikmaken van vooraf gedefinieerde namen, omdat deze gekoppeld zijn aan de gegevens uit de database:
|
Adatum
Aonderwerp
Amemo
Bnaam
Bstraat
Bpostcode
Bplaats
PNaam
Pbriefnaam
Ptitel
PInitiaal
Pvoornaam
Ptussenvoegsel
Pachternaam
Pachtervoegsel |
Datum van het actiepunt
Onderwerp van het actiepunt
Omschrijving van het actiepunt
Naam van het bedrijf
Straat met huisnummer van bedrijf
Postcode
Plaats
Naam contactpersoon met titel, voorletter, tussenvoegsel en achternaam
Voornaam, tussenvoegsel en achternaam. Voor briefaanhef
Titel
Initiaal
Voornaam
Tussenvoegsel
Achternaam
Achtervoegsel |
- Klik op Toevoegen. Rondom de tekst bnaam staan nu twee blokhaken, ten teken dat hier een bladwijzer achter zit.
- Herhaal deze stappen voor alle velden.
- Sla het document op als SJABLOON in de nieuwe map SJABLOON, die tijdens het uitpakken van de applicatie is aangemaakt, bijvoorbeeld:
Mijn documenten\Sjabloon
In deze map bevindt zich reeds een document test.dot met een voorbeeld van een brief en een opsomming van velden voor het maken van bladwijzers. In het volgende hoofdstuk leest u hoe u de sjabloon gebruikt. Het staat u vrij net zoveel sjablonen aan te maken als u voor uw bedrijfsprocessen nodig hebt.
|
|
| |
|
| | | Bestanden toevoegen aan actiepunt | | Het scherm Actiepunten is uitgebreid met een viertal knoppen. Van links naar rechts zijn dit:
Knop 1 (verrekijker)
Hiermee koppelt u een bestaand document aan een actiepunt.
Knop 2 (notitieblok)
Hiermee maakt u op basis van een sjabloon een nieuw document aan, dat wordt gekoppeld aan het actiepunt. Zodra u op deze knop klikt gebeurt het volgende:
- U krijgt het scherm Samenvoegen met Word te zien.
- Klik op de knop Samenvoegen met MS Word.
- Gevraagd wordt een sjabloon te kiezen en een documentnaam in te vullen.
- Vervolgens wordt Word gestart en worden de data van het actiepunt samengevoegd met de bladwijzers van het sjabloon.
U kunt proefdraaien met de sjabloon test of met de sjabloon die u zojuist (in het vorige hoofdstuk) hebt gemaakt.
Knop 3 (W)
Klik op deze knop: Word start en opent het bestand.
Knop 4 (mail)
Met deze knop wordt een e-mailbericht aangemaakt met e-mailadres, onderwerp, bijlage en tekst.
Indien er al een document bij het actiepunt staat, zal het programma vragen of het oude bestand losgekoppeld moet worden van het actiepunt. Als u dit bevestigt, wordt het bestand losgekoppeld, maar niet van de computer verwijderd.
|
|
| |
|
| | | Gegevens hergebruiken uit eerste versie | | Was u al gebruiker van de basisversie van deze CRM-applicatie, dan wilt u de gegevens daaruit overhevelen naar de nieuwe PLUS-versie. Daartoe moet u deze eenmalig importeren:
- In het hoofdmenu is de optie Gegevens toegevoegd. Klik hierop.
- U komt nu in een ander scherm met twee opties, zie afbeelding.
- In het volgende scherm moet u met het knopje achter het invoerveld uw huidige CRM-bestand selecteren, dus KlantContactSysteem.mdb.
- Nadat u het bestand heeft geselecteerd klikt u op de knop Importeren. Prompt wordt de database van KlantContactSystemPlus.mdb geleegd en gevuld met de gegevens uit de vorige versie.
|
|
| |
|
| |
|
