Ledenadministratie in Access

De applicatie bestaat uit een Access-databasebestand en is als zip-file te downloaden via de link bovenaan dit artikel.

 

 

Om te begrijpen hoe de applicatie werkt, wordt een voorbeeldsituatie beschreven: het gaat om een vereniging, die jaarlijks voor een aantal lidmaatschappen contributiegelden int. De applicatie wordt als volgt gestart:

 

 

De ledenadministratie bestaat uit:

 

1 NAW-gegevens van leden
2 Teams\lidmaatschappen
3 Bedragen per maand
4 Betalingen door leden
5 Rapporten wanneer iemand moet betalen
6 Rapport hoeveel geld er binnenkomt
7 Stickervellen met adressen

 

Een lidmaatschap\team heeft een naam en een periode\seizoen. Vervolgens kunt u aangeven of er voor dit lidmaatschap betaald moet worden en of dit lidmaatschap\team\seizoen nog actief is.

 

Door eerst rond te kijken in de database leert u de structuur te begrijpen. Zo ziet u waar u welke gegevens moet invullen, hoe de knoppen reageren, welke meldingen u kunt verwachten, hoe u vensters moet sluiten, hoe u naar een ander venster overschakelt etc. Ook ziet u als vanzelf de mogelijkheden voor uw eigen situatie.

Het menu is gemaakt met de Access-functie Schakelbord en heeft de volgende inrichting:

 

Hoofdmenu

Invoer en muteren

Nieuwe persoon

Muteren personen\lidmaatschap\betalingen

Overzichten

Stamkaart

Ledenlijst

Betalingen

Adresstickers

Systeem

Invoer lidmaatschappen

Print lidmaatschappen

Afsluiten

 

De database maakt gebruik van variabele gegevens en vaste gegevens. zoals de soorten lidmaatschappen.

 

 

 

 

 

In de database zijn enkele abonnementsvormen uitgewerkt:

 

 

Alle actieve lidmaatschappen zijn straks te kiezen bij de personen.

 

De variabele gegevens van de leden hebben twee ingangen: het invoeren van nieuwe leden, vervolgens het onderhoud van bestaande leden. Begin uzelf als lid toe te voegen.

 

Terug in het menu Invoer en muteren, gaat u nu bekijken hoe u de gegevens van uw leden bijhoudt en welke gegevens per lid worden vastgelegd.

 

 

Nadat een lidmaatschap is gekozen en u het scherm verlaat worden op de achtergrond de betalingen die bij het lidmaatschap horen bij de persoon neergezet. Bij het terugkeren op het scherm van de persoon is dit rechts onderin beeld te zien. U kunt meerdere lidmaatschappen bij een persoon toevoegen.

 

 

 

De kolom Betaling bepaalt of de persoon moet betalen voor zijn lidmaatschap of niet. Zoek een lid op via Invoeren en muteren. Klik in het vak links onder op een abonnement, dat in de kolom Betaling met Ja gemerkt is. In het rechtervak verschijnt nu de betaalgeschiedenis van het abonnement. De drie kolommen Jaar/Maand, Bedrag en Betaald geven dit weer. Zodra een lid betaald heeft, dubbelklikt u op het woordje Nee in de laatste kolom: dit verandert dan in Ja. Herhaalt u deze actie, dan wordt het woordje weer Nee. Op overzichtslijsten kunt u een totaalbeeld van de betalingssituatie afdrukken (zie volgende hoofdstuk).

 

De keuze Overzichten in het hoofdmenu geeft toegang tot verschillende afdrukvormen van de database. Elk van de overzichten is af te drukken via Bestand >> Afdrukken.

 

 

 

 

Op dezelfde manier selecteert u in de volgende stap de sorteerwijze (txtpostcode). Na de laatste stap drukt u de etiketten af via Bestand >> Afdrukken.

 

Een vijfde lijst die u kunt afdrukken is die van de verschillende abonnementsvormen. Deze lijst vindt u via het hoofdmenu onder Systeem >> Print lidmaatschappen. Het rapport geeft inzicht in hoeveel geld er binnenkomt.

 

De structuur van de applicatie bestaat - zoals elke Access-applicatie - uit tabellen. Alle gegevens liggen dus gestructureerd in tabellen opgeslagen en dat betekent dat zij op meerdere manieren bekeken en geanalyseerd kunnen worden. Export naar Excel is ook mogelijk. Toegang tot de structuur krijgt u als volgt:

 

 

Met enige kennis van Access kunt u de database uitbreiden, aanpassen en nog meer rapporten aanmaken. Wilt u de database aanpassen dan moet u daartoe het schakelbord passeren. Dat kan op twee manieren:

of

 

Wilt u zich verder verdiepen in de mogelijkheden van Acces, volgt u dan de basiscursus voor dit programma.