|
|
 |
| | | Aanpassing Outlook-contactformulier | | Zodra u in Outlook dubbelklikt op een van de namen in de lijst krijgt u een scherm te zien, bestaande uit een aantal tabbladen, met daarop alle gegevens over die contactpersoon. Dat scherm heet een formulier. Outlook wordt standaard geleverd met een aantal formulieren, waarop de gegevens van uw contactpersonen op diverse manieren gepresenteerd worden, maar er is er geen een bij, waarop het Nederlandse correspondentieformaat voorkomt: een vak met onder elkaar de Bedrijfsnaam, Naam van de contactpersoon, Straat, Woonplaats en eventueel het Land.
Door het standaardformulier van Outlook aan te passen en op een nieuw tabblad een veld aan te maken, waarin de NAW-regels gepresenteerd worden op een manier die we hier gewend zijn, lost u deze tekortkoming voor eens en altijd op. Bij elkaar kost de hele procedure een kwartier, maar hij is eenmalig en zal u in de toekomst veel meer dan een kwartier besparen.
|
|
| |
|
| | | Tabblad activeren | | Elk Outlook-formulier bestaat uit de getoonde tabbladen en een aantal reservetabbladen. Een van die reservetabbladen (P.2) zal worden gebruikt voor het gewenste NAW-vak, maar daarvoor moet het eerst zichtbaar worden gemaakt:
- Start Outlook, open Contactpersonen en klik op Nieuw, alsof u een nieuwe contactpersoon toevoegt. U ziet een leeg formulier, maar hierop moet u onder geen beding adresgegevens invullen.
- Kies in de menubalk van het formulier Extra >> Formulieren >> Dit formulier ontwerpen
- Open het nog niet gebruikte tabblad (P.2) door op de tab te klikken
- Kies nu Formulier en als er geen vinkje voor Deze pagina weergeven staat, klikt u op Deze pagina weergeven. De bedoeling hiervan is dat de haakjes rondom (P.2) verdwijnen en dat het tabblad voortaan gepresenteerd zal worden, als u een nieuwe contactpersoon toevoegt.
Open weer het menu Formulier en kies nu Paginanaam wijzigen. In het nu geopende venster geeft u het tabblad een duidelijke naam, bijvoorbeeld Adresblok en klikt u op OK.
|
|
| |
|
| | | Tekstvak plaatsen | | Op het lege tabblad maakt u een tekstvak aan. In dit tekstvak zullen de adresgegevens van uw contactpersoon gepresenteerd worden op de manier, zoals u die ook bovenaan uw correspondentie wilt afdrukken.
- Als het venster Veldkiezer niet in beeld staat kiest u Formulier >> Veldkiezer
- Klik in het venster Veldkiezer op Nieuw
- In het venster Nieuw veld typt u achter Naam de tekst NAW-blok
- Daaronder kiest u achter Type de optie Formule
- De benodigde formule typt u in het tekstvak daaronder. In de formule worden de veldnamen gebruikt, zoals Outlook die intern hanteert. Dit zijn dus geen zelf verzonnen veldnamen. Desgewenst kunt u de veldnamen via de knop Bewerken ook kiezen uit een keuzelijst en zo de complete formule samenstellen met wat klikwerk, maar typen gaat sneller:
[Bedrijf] & Chr(10)& [Volledige naam] & Chr(10) & [Adres voor adressenlijst].
- Dat de formule langer is dan de breedte van het tekstvak is geen bezwaar. Klik op OK
- Automatisch laat de Veldkiezer het nieuwe veld NAW-blok zien; het staat in de rubriek Gebruikersvelden in map. Klik in de Veldkiezer op NAW-blok, houd de muisknop ingedrukt en sleep het veld naar het lege tabblad.
 Laat de muisknop los. De formaatgrepen zijn nog zichtbaar. Klik in een leeg deel van het formulier en vervolgens in het rechtervak, zodat alleen daaromheen nog formaatgrepen te zien zijn.- Maak het vak door deze formaatgrepen te slepen breder en hoger, tot circa 10x5 cm.
- Rechtsklik nu in het grijze NAW-veld en klik in het snelmenu op Eigenschappen. In het gelijknamige dialoogvenster opent u het tabblad Weergeven.
- Vink het vakje Meerdere regels aan, voorzover dit al niet ingeschakeld is.
- Merk op dat het NAW-veld de naam TextBox1 draagt. Verander dit niet
- Sluit het dialoogvenster Eigenschappen via OK
- Klik ook de weg via het rode kruisje rechtsboven in het dialoogvenster.
|
|
| |
|
| | | Programmacode toevoegen | | Zodra u voortaan een nieuwe contactpersoon aanmaakt, zullen zijn naam- en adresgegevens automatisch naar het nieuwe NAW-blok worden gekopieerd. Dat geldt echter niet voor relaties die al in de contactpersonenlijst voorkomen.
Met een klein macroscript zorgt u ervoor dat het NAW-blok voor alle contactpersonen alsnog van inhoud wordt voorzien. Deze macro hoeft u niet te starten, dat regelt Outlook zelf wel. U hoeft de macro ook niet te maken, want u kunt hem downloaden via onderstaande link. Nadat u hem hebt gedownload moet u de macroregels in de Script Editor plakken. Stap voor stap betekent dit:
- Download de macroregels; deze zitten in het tekstbestand AdresVanOutlookNaarWord.txt. (U kunt het bestand downloaden via de link bovenaan deze pagina.)
Open het tekstbestand AdresVanOutlookNaarWord.txt in Kladblok. U ziet nu vijf regels code.
- Selecteer de 5 regels via sneltoets Ctrl+A en kopieer ze met sneltoets Ctrl+C naar het klembord. Sluit Kladblok zonder de tekst te bewaren.
- Breng nu de Script Editor in beeld door in de menubalk van het Outlook-formulier te kiezen voor Formulier >> Programmacode weergeven.
- Plak de coderegels in het blanco scherm van de Script Editor via sneltoets Ctrl+V. Een stukje van de regels ziet u in de afbeelding.
 Merk op dat u de naam Adresblok moet veranderen, als u het tabblad een andere naam hebt gegeven. In deze code komt u weer de veldnamen tegen die u ook in de formule hebt gebruikt, maar nu in het Engels: [CompanyName], [FullName] en [MailingAddress].- Sluit de Script Editor door rechtsboven op het kruisje te klikken; de 5 regels worden automatisch bewaard.
- De laatste stap is het publiceren van het formulier.
|
|
| |
|
|
| | | Promoveren tot standaardformulier | |  Als u geregeld adressen moet ophalen vanuit Word, is het verstandig het aangepaste formulier te bestempelen als standaardformulier, zodat u na het starten van Outlook automatisch over het nieuwe tabblad beschikt:
- Rechtsklik in de blauwe titelbalk van het rechterdeel van het contactpersonen-venster en kies in het snelmenu de optie Eigenschappen.
- Open het tabblad Algemeen.
- Kies achter Gebruik bij posten naar deze map voor het zojuist door u gepubliceerde formulier Compleet contact.
- Klik op Toepassen en sluit het venster via OK.
|
|
| |
|
|
| | | Bestaande contacten | | Om het nieuwe tabblad ook voor uw bestaande contactpersonen van informatie te voorzien, moet u een speciale tool downloaden: Outlook 2000 Forms Administrator. Deze tool moet eenmalig worden gebruikt. Hij brengt enkele wijzigingen aan in het Windows-register.
- Download de Outlook 2000 Forms Administrator bovenaan deze pagina De programmaonderdelen zitten in het zelfuitpakkende bestand FormsAdmin.exe.
- Hiermee opent u het dialoogvenster Bestand downloaden
- Kies Opslaan, kies als locatie de map c:\ of een andere voor u bekende map, bijvoorbeeld c:\temp en klik weer op Opslaan
- Na het downloaden opent u de desbetreffende map en dubbelklikt u op de bestandsnaam FormsAdmin.exe. Kies Uitvoeren >> Yes.
- Een venster verschijnt, waarin u weer een locatie moet opgeven. Noteer dezelfde map als die u net ook gebruikt hebt, dus bijvoorbeeld c:\ of c:\temp.
- Als resultaat vindt u in de map twee nieuwe bestanden: FormsAdminReadMe.rtf en FormSwap.exe
- Dubbelklik op FormSwap.exe om dit programma te starten
 U ziet nu het dialoogvenster Outlook 2000 Forms Administrator. In het vak Target kiest u Contact (IPM.Contact)- In het vak Compose noteert u IPM.Contact. gevolgd door de naam van uw formulier, bijvoorbeeld:
IPM.Contact.Compleet Contact
- Herhaal dit in het vak Read
- Prompt wordt de knop Export Saved Settings actief. Klik erop.
- Nu moet u een locatie opgeven, waar de aangemaakte registersleutels naartoe gekopieerd worden. Kies bijvoorbeeld weer c:\ of c:\temp. Klik op OK en sluit vervolgens het venster Outlook 2000 Forms Administrator.
- Via Windows Verkenner opent u de map die u net opgegeven hebt. Daar is het bestand FormAdmin.reg toegevoegd. Rechtsklik erop en kies Openen met. Kies voor het programma Kladblok. Daarmee start u Kladblok, compleet met de inhoud van FormAdmin.reg.
- U moet de inhoud aanpassen voor de versie van Outlook die u gebruikt. U ziet een aantal malen ...\Office\9.0\... staan. Het cijfer 9.0 slaat op Office 2000. Werkt u met Office XP en Outlook 2002 verander dan alle 9.0 vermeldingen in 10.0. Verander 9.0 in 11.0 als u werkt met Office 2003 en Outlook 2003 (zie afbeelding). Verander 9.0 in 12.0 als u werkt met Office 2007 en Outlook 2007.
- Sluit Kladblok en sla daarbij de wijzigingen in het .reg-bestand op
- Tot slot moet deze registersleutel toegevoegd worden aan het register. Daartoe dubbelklikt u in Windows Verkenner op FormsAdmin.reg
- De vraag Weet u zeker, beantwoordt u met Ja.
Het is niet nodig uw systeem te herstarten, wel moet u Outlook afsluiten en opnieuw starten.
|
|
| |
|
|
| |
|
Achter Zoeken in... kiest u weer 
