Met deze toepassingssjabloon Werkruimte voor Projecten volgen voor Windows SharePoint Services kan een organisatie de voortgang van projecten beheren. De sjabloon helpt bij het bijhouden van lijsten met kwesties, risico's, producten en taken, en beschikt tevens over een agenda.
 

 

 

Wij noemen deze site Projectbeheer, maar hij is gebaseerd op de toepassingssjabloon Werkruimte voor Projecten volgen. Na installatie van de sjabloon en het maken van de nieuwe site kunt u deze gebruiken door op het tabblad met de opgegeven naam, in ons geval Projectbeheer, te klikken. Een pagina verschijnt met daarop algemene aankondigingen en een lijst Agenda. Aan de linkerzijde van het scherm vindt u koppelingen naar de diverse andere onderdelen van deze site.

 

 

 

In de agenda kunt u afspraken bijhouden die met het project te maken hebben. De agenda kent twee verschijningsvormen: als lijst en als daadwerkelijke, grafische agenda. De projectagenda op de homepage van deze site is een lijstweergave. Hierin worden alleen de nieuwste afspraken getoond. Zo maakt u een afspraak:

 

Klik onder Agenda op de homepage van de site op Nieuwe gebeurtenis toevoegen. Een nieuwe pagina verschijnt.
Voer de titel, locatie en begin- en eindtijd van de gebeurtenis in.
Eventueel kunt u een beschrijving van meerdere tekstregels invoeren.
Met het vinkje Duurt hele dag geeft u aan dat deze gebeurtenis de hele dag in beslag neemt.
Met het vinkje Terugkeerpatroon geeft u aan dat u een terugkerende gebeurtenis wilt maken. Het scherm wordt dan groter en biedt mogelijkheden de afspraak dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks of via een ander patroon te laten terugkeren.
Met het vinkje Werkruimte geeft u aan een vergaderwerkuimte te willen maken voor dit evenement.
Klik op OK als u klaar bent met invullen. De afspraak verschijnt in de lijst Agenda.
De grafische agenda is fraaier en overzichtelijker:

 

Klik in het kader links op Agenda. Een maandagenda verschijnt.
Gebruik de knop Nieuw om een nieuwe afspraak te maken. U kunt ook op bestaande afspraken klikken voor meer details.

 

Met de lijst Kwesties, te bereiken via het kader links, kunt u een lijst beheren met mogelijke kwesties, problemen, issues, of hoe u ze ook noemt. Een 'kwestie' kan een titel en een eigenaar hebben en aan een teamlid zijn toegewezen. Er zijn tekstvakken voor een discussie en een resolutie (oplossing). Verder kan het probleem een status, categorie, prioriteit en vervaldatum krijgen. Uiteraard kan de lijst worden gesorteerd op deze eigenschappen. Via de functie Waarschuw mij kan elk teamlid op de hoogte gebracht worden wanneer de kwestie wijzigt.

 

 

 

Met de lijst Risico's kunt u een lijst van aan dit project verwante risico's beheren. Items in deze lijst beschikken over veel tekstvakken voor nadere uitleg, zoals een plan voor risicobeperking en een plan voor onvoorziene omstandigheden. Verder zijn onder meer een kanspercentage en een effect voor de kosten aan te geven.

 

Met de lijst Producten kunt u belangrijke producten en datums bijhouden. Naast een titel en beschrijving zijn een begin- en einddatum in te voeren. Verder kunt u een bestand bijvoegen. De weergave van de lijst heeft wel iets weg van Microsoft Project. Inderdaad is het mogelijk om de lijst te koppelen aan Project Professional.

 

Met de lijst Taken stelt u vanzelfsprekend een takenlijst samen, voor u of voor uw hele team. Elke taak kan een prioriteit krijgen en een percentage voltooid. U kunt taken toewijzen aan anderen en een begin- en einddatum aangeven.
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Via de teamdiscussie kan elke medewerker in het team deelnemen aan een discussie in zogenaamde nieuwsgroepstijl. In nieuwsgroepen kan iedereen een discussie of 'thread' openen. Anderen reageren hierop weer, zodat een levendige discussie kan ontstaan. Het voordeel van een elektronische discussie is dat iedereen, op elk moment aan de discussie kan deelnemen. Heel anders dus dan bij een vergadering waarbij iedereen tegelijkertijd aanwezig moet zijn.

 

Via de lijsten in het hoofdscherm van projectbeheer kunt u de aankondigingen en agenda in de gaten houden. Het is in Windows SharePoint Services 3.0 ook mogelijk u te abonneren op nieuwe artikelen of wijzigingen. U doet dat door eerst naar de gewenste lijst te gaan, bijvoorbeeld Kwesties. Klik dan in op de kolomkop Acties en kies RSS-kanaal weergeven. U ziet nu het RSS-kanaal in uw browser. Wanneer de browser dit ondersteunt kunt u zich direct abonneren (dit is het geval bij Internet Explorer 7). U kunt ook de optie Waarschuw mij gebruiken. Daarbij ontvangt u meldingen in uw e-mailsysteem wanneer er nieuws is. Natuurlijk kunt u ook naar informatie zoeken. Rechts bovenin de site is een zoekvenster beschikbaar. Hiermee kunt u in een lijst of door de hele site zoeken naar woorden.

 

De toepassingssjabloon Werkruimte voor Projecten volgen is een gratis toevoeging op Windows SharePoint Services 3.0. De sjabloon is bedoeld voor organisaties die een project willen beheren en daarbij diverse lijsten, een agenda, en een discussieserver willen gebruiken. Met behulp van de diverse lijsten kunnen problemen, risico's, taken en afspraken door iedereen worden ingevoerd en bekeken.