Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 Afwezigheids- en vakantieplanning

Om de site Afwezigheids- en vakantieplanning te gebruiken klikt u op het tabblad Planner. Een kalender van de huidige maand verschijnt. Links hiervan kunt u acties uitvoeren, lijsten weergeven en documenten maken. Rechts van de kalender ziet u de webonderdelen Vakantiebeleid en Goedkeuring is aangevraagd. Wanneer u uw afwezigheid voor een bepaalde periode wilt opgeven klikt u onder Algemene acties op Nieuwe afwezigheid opgeven. U kunt ook in de kalender op Nieuw klikken. Een pagina verschijnt waarin u de details van de afwezigheid invoert. Dit zijn de titel, begin- en einddatum en de tijden, het type afwezigheid en eventueel een beschrijving. Klik op OK wanneer u klaar bent.

 

 

 

De afspraak wordt niet direct in de kalender geplaatst. Eerst moet een leidinggevende de afwezigheidsaanvraag goedkeuren. Dat kan door op Goedkeuren/Weigeren te klikken in het webonderdeel Goedkeuring is aangevraagd. Een pagina verschijnt waarin een goedkeuring of weigering, met eventueel commentaar, kan worden opgeslagen. Hierna is de afwezigheid opgenomen in de kalender oftewel de Planner.

 

 

 

Wanneer de medewerkers in een organisatie hun afwezigheid steeds via SharePoint opgeven, heeft iedereen een duidelijk overzicht van de data waarop personen afwezig zijn. U kunt de kalender weergeven in maand-, week- of dagformaat. Door op de naam van een persoon in de kalender te klikken kunt u zien wat de details van de afwezigheid zijn, zoals het type afwezigheid, de beschrijving en de status. Maar er is nog meer mogelijk. Zo kan iemand een overname van zijn of haar verantwoordelijkheden opgeven. Klik hiertoe onder Algemene acties op Overname van verantwoordelijkheden opgeven. U kunt dan de verantwoordelijkheden invoeren en een contactpersoon invoegen of selecteren. Het is zelfs mogelijk een bestand toe te voegen. Er is ook een documentengebied Vakantiebeleid. Via het webonderdeel met dezelfde naam kunt u gemakkelijk een nieuw document voor het vakantiebeleid van de onderneming uploaden. Dit document is vervolgens te zien in de lijst Vakantiebeleid en onder het webonderdeel. Zo kan elke medewerker controleren wat het bedrijfsbeleid ten aanzien van afwezigheid is.

 

 

 

 

Via de lijsten in het hoofdscherm van de afwezigheidsplanner kunt u de recente aankondigingen en afwezigheid in de gaten houden. Het is in Windows SharePoint Services 3.0 ook mogelijk u te abonneren op nieuwe artikelen of wijzigingen. U doet dat door eerst naar de gewenste lijst te gaan, bijvoorbeeld Afwezigheid. Klik dan op de kolomkop Acties en kies RSS-kanaal weergeven. U ziet nu het RSS-kanaal in uw browser. Wanneer de browser dit ondersteunt kunt u zich direct abonneren (dit is het geval bij Internet Explorer 7). U kunt ook de optie Waarschuw mij gebruiken. Daarbij ontvangt u meldingen in uw e-mailsysteem wanneer er nieuws is. Natuurlijk kunt u ook naar informatie zoeken. Rechts bovenin de site is een zoekvenster beschikbaar. Hiermee kunt u in een lijst of door de hele site zoeken naar woorden.

 

De toepassingssjabloon Afwezigheids- en vakantieplanning is een gratis toevoeging op Windows SharePoint Services 3.0. Deze sjabloon bestaat uit een kalender (de planner), documenten vakantiebeleid en enkele lijsten. Met het systeem wordt in één oogopslag duidelijk welke medewerkers wanneer afwezig zijn en waarom.