Met deze toepassingssjabloon Kennisdatabase voor Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 kan een organisatie de bij de medewerkers aanwezige kennis in een doorzoekbaar systeem onderbrengen. Elke medewerker kan meedoen en artikelen of documenten aanleveren. Zo groeit uw kennisdatabase vanzelf!

 

Om een kennisdatabase te maken moet u een nieuwe site maken op basis van de gratis te downloaden toepassingssjabloon Kennisdatabase. Daarbij kunt u zelf een naam voor de site opgeven. Wij gebruiken de naam Kennisdatabase. Deze naam ziet u ook op een nieuw tabblad voor deze site. Door op dit tabblad te klikken gaat u naar de nieuwe site.

 

 

 

 

Knowledge Management of kennismanagement is de laatste jaren 'hot'. Talloze organisaties willen de kennis binnen het bedrijf in kaart brengen, verzamelen, en distribueren. Alle kennis van de medewerkers van een bedrijf samen wordt het intellectueel kapitaal genoemd. Als werkgever wilt u dit intellectueel kapitaal behouden, want anders loopt het - samen met een ontslagen of ontslag nemende medewerker - de deur uit. Een kennisdatabase is daarbij onmisbaar. Dankzij de gratis toepassingssjabloon Kennisdatabase kan een SharePoint beheerder met enkele muisklikken een kennisdatabase maken. Maar daarmee bent u er nog niet. Overweeg de volgende uitspraak, waarvan de bron ons onbekend is:

 

• Een verzameling data is geen informatie.
• Een verzameling informatie is geen kennis.
• Een verzameling kennis is geen wijsheid.
• Een verzameling wijsheid is geen waarheid.

 

De organisatie zal ervoor moeten zorgen dat medewerkers zich realiseren hoeveel informatie en kennis zij hebben. En vervolgens: dat zij die kennis willen delen. Anderen kunnen vervolgens van de kennis gebruikmaken om sneller te leren of taken beter te vervullen. Maar de kennis moet ook onderhouden worden, anders raakt deze verouderd en nutteloos. De medewerkers moeten de kennisdatabase zelf onderhouden. Hier komt SharePoint om de hoek kijken. Dit intranetsysteem is voor iedereen in de organisatie gemakkelijk benaderbaar, terwijl u via een rechtensysteem ongewenste toegang kunt afschermen.

 

 

Wanneer u het tabblad voor de kennisdatabase opent, ziet u als eerste een drietal nog lege lijsten. Aan de linkerkant van het scherm bevindt zich een kader met snelkoppelingen. De belangrijkste acties van de kennisdatabase zijn:

 

• Een artikel schrijven
• Een document uploaden
• Een trefwoord maken

 

Wij beginnen met het derde item, omdat u trefwoorden nodig hebt bij het rubriceren van online geschreven artikelen. De belangrijkste acties van de kennisdatabase zijn:

 

• Klik op Een trefwoord maken
• Voer het trefwoord in en klik op OK
• Herhaal deze stappen om een reeks nuttige trefwoorden te maken.

 

In dit geval hebben wij trefwoorden gemaakt voor Windows- en Microsoft Office-gerelateerde artikelen.

 

 

 

Een manier om direct informatie in het kennissysteem op te nemen is het intypen van tekst. Dit wordt in de sjabloon het schrijven van een artikel genoemd. U maakt hierbij een nieuw artikel en voorziet dit van een titel en de nodige trefwoorden. De tekst kan worden ingevoerd, maar natuurlijk ook uit een andere elektronische bron worden geplakt.

 

• Klik in het linker kader op Een artikel schrijven
• Voer een naam voor het artikel in
• Verplaats de toepasselijke trefwoorden van de linker- naar de rechterlijst.
• Typ of plak de inhoud van het artikel
• Eventueel kunt u uit een lijst verwante artikelen selecteren
• Klik op de knop Maken om het artikel op te slaan.

 

Wanneer u nu terugkeert naar de startpagina van deze site zult u uw nieuwe artikel driemaal zien: in de lijsten Recente toevoegingen, Recente wijzigingen en Mijn documenten. De eerste lijst toont alle recent gemaakte nieuwe artikelen, de tweede alle artikelen die recent zijn gewijzigd. De derde lijst toont alleen uw artikelen.

 

 

 

Het intypen van informatie is niet altijd praktisch. Vaak is informatie al in de één of andere vorm beschikbaar. Denk hierbij aan Word documenten, of Excel werkbladen met berekeningen. In deze gevallen kunt u het document uploaden naar de kennisdatabase.

 

• Klik in het linker kader op Een document uploaden
• Klik op de knop Bladeren en voeg zo de naam van het document in
• Met het vinkje Als nieuwe versie aan bestaande bestanden toevoegen geeft u aan dat dit document een gewijzigde versie van een bestaand document is
• Voer eventueel opmerkingen in, en klik op OK. Het document wordt opgenomen in de database.
• Nu kunt u een titel invoeren en trefwoorden en/of verwante artikelen selecteren. Klik nogmaals op OK om dit artikel af te sluiten.

 

 

Via de lijsten in het hoofdscherm van de kennissite kunt u de recente toevoegingen en recente wijzigingen in de gaten houden. Het is in Windows SharePoint Services 3.0 ook mogelijk u te abonneren op nieuwe artikelen of wijzigingen. U doet dat door eerst naar de gewenste lijst te gaan, bijvoorbeeld Recente toevoegingen. Klik dan in op de kolomkop Acties en kies RSS-kanaal weergeven. U ziet nu het RSS-kanaal in uw browser. Wanneer de browser dit ondersteunt kunt u zich direct abonneren (dit is het geval bij Internet Explorer 7). U kunt ook de optie Waarschuw mij gebruiken. Daarbij ontvangt u meldingen in uw e-mailsysteem wanneer er nieuws is. Natuurlijk kunt u ook naar informatie zoeken. Rechts bovenin de site is een zoekvenster beschikbaar. Hiermee kunt u in een lijst of door de hele site zoeken naar woorden.

 

 

De toepassingssjabloon Knowledge Base is een gratis toevoeging op Windows SharePoint Services 3.0. De sjabloon kan worden gebruikt door alle organisaties die de aanwezige kennis uit de hoofden van de medewerkers willen halen, en in een doorzoekbaar systeem willen presenteren. Iedereen kan meedoen en artikelen of documenten aanleveren. Zo groeit uw kennisdatabase vanzelf.