Deel drie uit een drieluik over geïntegreerde communicatie

Technologie gaat gebruikers veel beter helpen bij de keuze hoe ze met elkaar willen communiceren. Wat daarin een cruciale rol zal spelen is 'presence', inzicht in elkaars bereikbaarheid. Dat is het begin. Die technologie is er al. Organisaties kunnen daar vandaag al mee beginnen.

 

Communicatie heeft een zender en een ontvanger. Voor de ontvanger staat de vraag centraal hoe hij het liefst benaderd wil worden. Bijvoorbeeld, als hij onderweg is, kan hij prima worden gebeld, maar als hij in een vergadering zit natuurlijk liever niet, of alleen door bepaalde mensen voor een spoedgeval. Het zal in de toekomst mogelijk zijn om zelf aan te geven in welke situaties en op welke manier het beste contact kan worden opgenomen. Dit is dan gekoppeld aan de agenda, zodat wanneer de ontvanger aan een vergadering begint, zijn telefoontjes automatisch worden doorgeschakeld naar zijn voicemail.

 

Voor de zender staat de vraag centraal hoe hij de ander het beste kan benaderen. Waar is hij? Zit hij in een meeting zodat hij niet gestoord kan worden of kan hij gewoon worden gebeld? Als de zender daar inzicht in heeft, kan hij veel gemakkelijker een goede keuze maken voor een communicatiemiddel.

 

Gebruikers maken eenmalig enkele basisprofielen aan en dan gaat alles verder automatisch. Die instellingen zijn weer eenvoudig aan te passen. Bijvoorbeeld wanneer iemand bij uitzondering in een meeting wel bereikbaar wil zijn voor een bepaalde collega.

 

Het handmatig steeds iets moeten wijzigen aan de apparatuur tussen verschillende situaties - dat zal niet meer nodig zijn. Er komt dus geen hinderlijk instant message bericht op het beeldscherm tijdens een presentatie. Dankzij de voortschrijdende technologie zullen communicatiemiddelen steeds meer in dienst staan van de gebruiker, in steeds meer situaties beschikbaar zijn, en steeds minder gebruikersacties vragen.

 

Heel snel. Neem bijvoorbeeld de contactmogelijkheden die Office Communicator en Office Communications Server bieden, waarmee gebruikers direct vanuit hun Office-programma's kunnen bellen, e-mailen, chatten of webconferencen. Wij verwachten dat over drie jaar meer dan honderd miljoen mensen hierover zullen beschikken.

 

Dat lijkt erg optimistisch omdat verschillende hardwareleveranciers al jaren proberen nieuwe oplossingen aan te bieden, en adoptie daarvan verloopt helemaal niet snel. Dat komt echter omdat er onvoldoende vanuit de gebruiker wordt geredeneerd, maar ook omdat het gaat om hardware. De ontwikkeling die wij voorspellen, wordt gedragen door software. Er is geen vervanging van telefooncentrales of mobiele apparaten voor nodig, want dan zou het allemaal veel langer duren. Nu al maken wereldwijd vijftig miljoen mensen gebruik van voice over IP.

 

Juist die kosten zullen erg meevallen. De nieuwe communicatiemogelijkheden maken we namelijk beschikbaar met Microsoft Office, waar de meeste mensen al gebruik van maken. En de hardware hiervoor is de pc, eventueel aangevuld met een usb-telefoon of een stand-alone IP-telefoon, dus daar hoeft ook niet zwaar in te worden geïnvesteerd. Organisaties kunnen ook gewoon gebruik blijven maken van hun bestaande telefonieomgeving, of deze langzaam uitfaseren.

 

Bovendien zal VoIP door de software van Microsoft en de aanvullende devices en oplossingen van partners steeds goedkoper worden. Wij verwachten zelfs dat de kosten hiervan binnen drie jaar gehalveerd zullen zijn. Dat zal dus de ontwikkelingen op communicatiegebied niet vertragen maar versnellen.

 

Microsoft heeft de standaarden voor IP-telefonie omarmd en samenwerking gezocht met grote, toonaangevende telefoniebedrijven, zoals Nortel. Daarmee wordt de brug tussen telefonie en de IT-infrastructuur aanzienlijk verkleind. In de nabije toekomst zullen steeds meer telefonieproducten naadloos integreren met ons communicatieplatform. Ook nu al zijn er gateway-oplossingen die een brug slaan tussen telefonie en onze IT. Zo kunnen organisaties nu al overwegen om hun mensen te laten bellen vanuit Office Communicator en voicemails te laten beluisteren vanuit Outlook.

 

Microsoft Exchange Server 2007 zou een logische eerste stap zijn. Die biedt al verschillende mogelijkheden tot 'unified messaging', zoals e-mailen, agenda's raadplegen en voicemails beluisteren via Outlook, een webbrowser of de mobiele telefoon. Dat is niet alleen voor gebruikers veel handiger, maar nu al besparen enkele Nederlandse organisaties hiermee erg veel geld omdat ze niet hoeven te betalen voor het onderhoud en servicecontract van een aparte voicemail-oplossing.

 

Voor andere organisaties zou het gebruik van Office Communicator 2007 en Office Communications Server 2007 een grote sprong in de richting van de toekomst zijn. Dan kunnen ze aanwezigheidsinformatie, zakelijke instant messaging, voice over IP, en conference calls compleet met videobeelden, direct koppelen aan active directory en agenda's en contactgegevens in Exchange Server.

 

Het is daarna een kleine stap om medewerkers zonder vaste werkplek te voorzien van een goedkope, laagdrempelige, draadloze usb-telefoon en headset, of ze gebruik te laten maken van de geluidsvoorzieningen van hun laptop. Dan kunnen zij hun laptop als 'softphone' gebruiken en ermee bellen, chatten, videoconferencen en voicemails beluisteren. Daarvoor hebben ze alleen een netwerkverbinding nodig en die is er tegenwoordig altijd wel. Ideaal ook voor thuiswerkers. En reken maar uit wat dat aan besparing op mobiele telefoniekosten kan betekenen.

 

Sommige organisaties zijn al begonnen met de communicatie van de toekomst. Ter inspiratie, een overzichtje.