Samenwerken 2.0

Web 2.0 is een verzamelnaam voor datgene wat momenteel op het internet gebeurt. In plaats van informatie te bekijken op statische webpagina's, publiceren gebruikers nu - heel laagdrempelig - zelf content via blogs en wiki's. Je ziet steeds meer dat 'social computing' de nieuwe trend is. Mensen gaan op een andere manier op zoek naar kennis en communiceren anders dan voorheen het geval was. Het gevolg is dat bedrijven plaatsen creëren waar werknemers, klanten en partners via het internet kunnen samenwerken, communiceren en op zoek kunnen gaan naar kennis. Een verzameling tools, zoals blogs, wiki's, rss en instant messaging, de zogenaamde Web 2.0-technologieën, maken dit verschijnsel mogelijk.

 

Toch is Web 2.0 veel meer dan een uitgebreide set webapplicaties. Het is een fundamenteel andere manier van omgaan met content, applicaties en andere gebruikers; het zijn applicaties die een veel uitgebreidere participatie van de gemeenschap in haar geheel bevorderen. Internet wordt steeds meer een platform dat vorm geeft aan collectieve intelligentie. De gebruikers zijn niet langer consumenten van content en applicaties; ze zijn deelnemers die content creëren en interacties uitvoeren met verschillende diensten en mensen.

 

De productiviteit van een organisatie is het resultaat van alle werknemers die samenwerken en content delen. Veel van de kennis binnen een organisatie zit in hoofden, niet in documenten. Volgens sommige ramingen is niet minder dan 80% van de kennis die in een organisatie aanwezig is verborgen kennis - niet gedocumenteerde en daardoor zeer moeilijk toegankelijke informatie. Een belangrijke vraag voor organisaties is hoe ze gebruik kunnen maken van de waardevolle informatie en ervaringen die hun werknemers verzamelen maar nooit ergens noteren.

 

Om een voorbeeld te geven: stel dat een werknemer iets moet uitvoeren voor een bepaalde klant. Dan is het handig als hij met een druk op de knop een lijst kan produceren met alle collega's die met die klant hebben gewerkt en hem bijzonderheden kunnen vertellen over de afspraken die met die klant zijn gemaakt. En hij is helemaal snel geholpen als die lijst niet alleen contactinformatie bevat, maar dat hij ook kan zien wie er op dat moment beschikbaar is om zijn vragen te beantwoorden. Via instant messaging bijvoorbeeld.

 

Bedrijven met een zeer groot aantal medewerkers, partners en klanten krijgen steeds meer oog voor de waarde van collectieve intelligentie: de kennis die zich in de hoofden van de medewerkers, de databases en ongeklasseerde documenten in de hele organisatie bevindt. Als mensen snel kritische informatie en specialisten kunnen vinden en vervolgens vlot kunnen samenwerken stijgt de productiviteit enorm. Nieuwe technologiën zoals dynamische workspaces, wiki's en zoekfuncties op bedrijfsniveau naar niet alleen data maar ook naar mensen die over specifieke kennis beschikken bieden een uitstekend platform om samen te werken rond complexe en creatieve taken.

 

Om te beginnen biedt het Office 2007 system tal van Web 2.0-tools binnen één platform. Door gebruik te maken van SharePoint kunnen workspaces gecreëerd worden. Hierbinnen zijn standaard verschillende templates beschikbaar voor het aanmaken van bijvoorbeeld wiki's en blogs. Op deze manier kan op proactieve wijze informatie worden gedeeld. Niet alleen voor de eigen medewerkers, maar ze kunnen ook beschikbaar worden gemaakt voor klanten. Bijvoorbeeld een customer service, waar bepaalde problemen worden beschreven en oplossingen worden gegeven. Of een interactieve FAQ. Door jouw organisatie zo open te stellen kun je eenvoudig een dialoog aangaan met de klant.

 

Met SharePoint Server kunnen gemakkelijk zogenaamde my-sites worden aangemaakt, persoonlijke profielpagina's waarop wordt aangegeven wat jouw kennis en ervaringen zijn, met een eenvoudige manier om jouw documenten te delen. Je zou het kunnen zien als een zakelijke variant van het immens populaire Hyves. Daarom is het ook zo interessant voor nieuwe high potentials. Nieuwe werknemers willen graag gebruik maken met technologieën die ze gewend zijn te gebruiken in hun persoonlijke dagelijkse omgeving.

 

Door de gebruikers één plaats ter beschikking te stellen om te werken wordt de productiviteit verhoogd en de aanvaarding en het gebruik van nieuwe technologieën bevorderd. Iedereen wil graag de juiste middelen binnen handbereik hebben op het juiste moment. Dat is dus een fundamenteel verschil met een situatie waarin je steeds functionaliteit moet opstarten vanuit verschillende programma's.

 

Gebruikers kunnen al deze informatie en applicaties op elk moment ter beschikking hebben, online en offline, op een mobiel toestel of een laptop, op een thin client of een smart client.

 

In het verleden werd het samenwerken binnen (geografisch verspreide) teams en het delen van kennis binnen een organisatie slechts beperkt ondersteund door technologie. Indien er een oplossing nodig was werd de IT-afdeling hiermee belast. Omdat werknemers nu met SharePoint snel zelfstandig workspaces kunnen creëren en aanpassen wordt de verantwoordelijkheid van de IT-afdeling beperkt tot het onderhouden van het platform. Op die manier krijg je het beste van twee werelden: een laag beheersniveau dat een centraal systeem biedt gekoppeld aan de flexibiliteit en de inbreng van de gebruikers die kenmerkend is voor verspreide systemen. Met SharePoint kunnen gebruikers zelf in enkele minuten tijd efficiënte teamsites uitrollen op één server, zonder hulp van de IT-afdeling. Deze sites ondersteunen teams voor beperkte, eenmalige taken, of servicedepartementen en kunnen worden uitgebreid tot enorme datavolumes en duizenden informatiewerkers in een bedrijf. Deze workspaces voor samenwerking zijn nauw geïntegreerd met Microsoft Office 2007 en ondersteunen vergaderingen, de opslag van documenten, gedeelde kalenders en andere gestructureerde en ongestructureerde informatie.

 

Afgezien van het gemak dat het de IT-afdeling biedt is het evident de meest efficiënte oplossing. Als de IT-afdelingen deze workspaces zouden moeten creëren is de wachttijd meestal lang en de kosten hoog. Het is bijna altijd efficiënter om de informatiewerkers de tools te geven om zelf met vertrouwde applicaties hun workspaces te creëren.

 

Robert Polet, CEO van de Gucci Group, sprak laatst over het nieuwe samenwerken binnen zijn onderneming. Bij Gucci werken creatieve ondernemende managers, die verantwoordelijk zijn voor de verschillende merken. Deze mensen willen niet dat iemand ze vertelt wat ze moeten doen, ze willen de vrijheid om te kunnen ondernemen en hun merken te doen groeien. Dat vergt niet alleen vertrouwen, maar ook een technologie die ervoor zorgt dat ze de kennis die zich in dit internationale bedrijf bevindt optimaal kunnen delen. Alle ervaringen die zich normaal ergens in een lade zouden bevinden zijn nu dankzij SharePoint voor iedereen op elk moment van de dag beschikbaar. Het zoeken naar informatie is verkort van een week tot een paar seconden.

 

Een ander voorbeeld is Deloitte & Touche. Dit is een typische kennisorganisatie waar de adviseurs en accountants het grootste deel van hun tijd bij klanten zitten. Juist voor hen is het cruciaal om snel en mobiel toegang te hebben tot de kennis die zich binnen het bedrijf bevindt. Door gebruik te maken van de mogelijkheden die SharePoint biedt zijn zij in staat om maximaal te profiteren van de open kennisstructuur binnen het bedrijf.

 

Ik denk dat ieder bedrijf er belang bij heeft om zijn werknemers een platform te bieden met vertrouwde tools waarmee ze gemakkelijk zelf workspaces kunnen aanmaken. Door werknemers een keur aan mogelijkheden te bieden om ze te laten samenwerken wordt hun productiviteit optimaal benut.