Klik hier om Silverlight te installeren*
Nederland|Sitemap
Microsoft
Techniek 
|Contact
Techniek en trends - Altijd op de hoogte

Outlook: verwijderde mailtjes terugvinden

Van e-mailberichten, uw Office-documenten en andere bestanden met belangrijke bedrijfsinformatie moet geregeld een back-up worden gemaakt, die op een veilige plaats wordt bewaard. Vooral Outlook is een uitgesproken dataverzamelaar. Nu in het bedrijfsleven steeds meer per e-mail wordt verstuurd, verwordt de e-mailbox vaak tot een soort digitaal archief. Mede doordat veel ontvangen e-mail met belangrijke informatie in de postbus blijft zitten wordt het gevaar dat er data verloren gaat steeds groter. Maakt u back-ups dan bent u in staat zoekgeraakte of verwijderde mailtjes weer terug te vinden, niet alleen na een systeemcrash maar ook na een simpele gebruikersfout.
 
Outlook: verwijderde mailtjes terugvinden
Automatisch postbus archiveren
Handmatig archiefbestand aanmaken
Handmatig archiveren
Informatie terughalen uit het archief
Postbus terugzetten na een systeemcrash

Mappenstructuur

De eerste voorwaarde om informatie geordend op te slaan en te back-uppen is een duidelijke mappenstructuur. Zowel op uw vaste schijf, op uw server als in Outlook bouwt u een overzichtelijke hiërarchische structuur, waar alles zijn eigen plaats heeft. Op die manier weet u altijd exact waar zich strategische informatie bevindt en is er ook een uitgekiende back-upstrategie op te zetten.
 
Bij Outlook speelt bovendien een tweede factor een rol: zelfs als de informatie netjes wordt geordend in mappen, krijgt u op een gegeven moment te maken met de maximale bestandsgrootte van Outlook. Outlook slaat namelijk alles, dus e-mail, contacten, agenda, taken etc., op in één bestand: outlook.pst. Dit bestand is begrensd op 2 GB. Zodra die grens is bereikt krijgt u daarover van Outlook een foutmelding. Op dat moment kunt u geen e-mails meer ontvangen. U moet dan archiveren: informatie overhevelen naar een archiefbestand. Dit kan overigens automatisch.
 

Automatisch postbus archiveren

Outlook kan automatisch elke gewenste map, op elk gewenst moment archiveren. Om een map automatisch te laten archiveren neemt u de volgende stappen:
 
  1. Selecteer de gewenste map en klik op de rechtermuisknop.
  2. Kies in het snelmenu de optie Eigenschappen en open het tabblad Autoarchiveren.
  3. Selecteer de optie Alle mappen archiveren volgens de AutoArchiveringsinstellingen. U kunt desgewenst een andere directory kiezen.
  4. Klik op OK en herhaal deze stap voor elke map die u automatisch wilt laten archiveren.
 
Schermafbeelding: AutoArchiveren in Microsoft Office Outlook
 
De standaardinstelling voor archiveren is eens per veertien dagen. De back-up komt terecht in het archiveerbestand archive.pst dat u kunt terugvinden in de persoonlijke gebruikersmap.
 

Handmatig archiefbestand aanmaken

U kunt geselecteerde gegevens uit Outlook ook archiveren naar een apart archiefbestand. Stel u hebt in Outlook een map Offertes_2007 aangemaakt, waar u dagelijks zowel offerte-aanvragen (uit Postvak IN) als verzonden offertes (uit de map Verzonden) naartoe sleept. Voor deze offertes maakt u een apart archiefbestand aan, waarin u de offertes geordend per jaar bewaart. In dit archiefbestand zitten dus mappen met de namen Offertes_2005, Offertes_2006, Offertes_2007 etc.
 
  1. Kies Bestand >> Nieuw >> Outlook-gegevensbestand.
  2. Mocht het venster Nieuw Outlook-gegevensbestand verschijnen klik dan op OK.
  3. Nu verschijnt het venster Outlook-gegevensbestand maken of openen. Geef het bestand een naam, bijvoorbeeld Offertearchief.pst en druk op Enter.
  4. In het volgende venster typt u opnieuw Offertearchief en drukt weer op Enter.
  5. Rechts verschijnt een leeg wit venster, links ziet u dat Offertearchief is opgenomen in de mappenstructuur van Outlook.
  6. Hier kunt u vervolgens submappen uit uw Persoonlijke mappen naartoe slepen, zoals Offertes2007. Let op: doe dit met de rechtermuisknop ingedrukt, zodat u kunt kiezen voor Kopiëren. Met de linkermuisknop ingedrukt zou u de mappen verplaatsen en dat is niet de bedoeling.
 

Handmatig archiveren

De stappen 4 tot en met 6 uit de vorige procedure geven al aan hoe u handmatig zaken kunt archiveren. Het kan ook anders:
 
  1. Kies Bestand >> Archief. Kies de map die u wilt archiveren.
  2. Geef de datum vanaf wanneer Outlook moet archiveren.
  3. Verwijder het vinkje bij Ook items opnemenals Niet AutoArchiveren is ingeschakeld wanneer u een map, die wel is opgenomen in het automatische proces, nu wilt archiveren.
  4. Selecteer de locatie en de naam van het archiefbestand.
  5. Bevestig uw keuze door op OK te klikken.
 
Schermafbeelding: Outlook-bestanden handmatig archiveren
 
Al naar gelang de grootte van uw mailbox zal het archiveren enkele minuten duren. Na de back-up kunt u ruimte maken in uw postbus, door verouderde mailtjes in uw dagelijkse Outlook-mappen op te ruimen: selecteer ze en druk op de toets Delete om ze te verwijderen.
 

Informatie terughalen uit het archief

Zoekt u een oud mailtje? Doe het volgende:
 
  1. Kies Bestand >> Openen.
  2. Selecteer het gewenste archiefbestand en druk op Enter.
  3. De naam van het archiefbestand staat nu onderaan in de mappenstructuur van Outlook. Klik op het plusje voor de naam, om de archiefstructuur te openen en zoek het gewenste mailtje op.
 

Postbus terugzetten na een systeemcrash

Hebt u een systeemcrash meegemaakt en zijn Windows en Office inmiddels hersteld, dan kunt u uw mailbox terugzetten. Dit doet u als volgt:
 
  1. Open Outlook en klik op de menu-optie Bestand.
  2. Kies de optie Openen en selecteer in het uitklapmenu Outlook-gegevensbestand openen.
  3. Doorloop de mappenstructuur en selecteer het bestand waarin uw data is opgeslagen. Nadat u dit bestand heeft geselecteerd kunt u het naar de juiste plaats slepen in Outlook of volg de importeer en exporteer-wizard van Outlook.
 
Schermafbeelding: Outlook-postbus terugzetten na een systeemcrash
 
Indien u wilt dat systeembeheer de e-mail archiveert en u werkt met Exchange Server, dan zullen de instellingen van Exchange server altijd voorrang krijgen boven de instellingen van Outlook. Om inzicht te krijgen welke instellingen door systeembeheer zijn genomen t.a.v. het archiveerproces klikt u in het tabblad AutoArchiveren op de optie Bewaarbeleid.
 

Gerelateerde artikelen

 
Abonneer u op de nieuwsbrief
.

©2009 Microsoft Corporation. Alle rechten voorbehouden. Contact opnemen |Gebruiksvoorwaarden |Handelsmerken |Privacyverklaring