Tips voor kleine organisaties om te besparen op het IT-budget

Door bestaande IT-middelen slimmer en/of breder in te zetten, kan meer met het beschikbare budget worden gedaan. Door bijvoorbeeld bepaalde processen naar de online-omgeving te verplaatsen, hoeft niet in servers te worden geïnvesteerd en kan bijvoorbeeld de aanschaf van snellere desktops en notebooks worden overwogen. Een geschikte online omgeving is de Business Productivity Online Suite (BPOS) van Microsoft. Met BPOS werkt u met dezelfde professionele software die ook bij grote(re) bedrijven in gebruik is en krijgen uw medewerkers tal van extra functionaliteiten ter beschikking, terwijl u toch binnen uw IT-budget blijft. Zo kunnen zij bijvoorbeeld gemakkelijk en veilig vanuit huis werken.

 

» Meer over Business Productivity Online Suite

 

Waar ook veel besparingen te behalen zijn is standaardisatie op één IT-platform: het koppelen van verschillende IT-systemen kost namelijk veel tijd en geld, terwijl het resultaat nooit geweldig is. Een integraal platform, waarop alle software met elkaar communiceert, is goedkoper te onderhouden en werkt veel efficiënter. Kijk bijvoorbeeld eens naar uw klantenbestand: werken uw verkopers met hetzelfde bestand als uw administratie? Of is er sprake van twee (of meer) aparte bestanden, die allebei (handmatig) moeten worden onderhouden?

 

Onderzoek heeft aangetoond dat werknemers hun mailbox vaak als archief gebruiken. Vooral bijlagen zoals documenten, foto's en tekeningen zorgen ervoor dat een enkele mailbox tot enkele gigabytes groot kan zijn. Niet alleen is zo'n grote mailbox slecht voor de prestaties van de pc, het is ook ballast die bij elke 'desktop back-up' opnieuw meetelt. Gebruikers dienen zich af te vragen of het zin heeft oude e-mails inclusief de bijlagen in hun mailbox te blijven bewaren. Het publiceren van een top 10 van de grootste mailboxen is een ludieke manier om de desbetreffende gebruikers te overreden hun mailboxen op te schonen.

Outlook heeft speciale archiveringsfuncties aan boord om het postvak zo klein mogelijk te houden. Belangrijke documenten en andere bijlagen worden bij voorkeur in de persoonlijke map opgeslagen. Ze draaien dan automatisch mee met de 'server back-up'. Zodra het lukt de grootte van de mailboxen terug te dringen, scheelt dit in de behoefte aan opslagcapaciteit, terwijl de prestaties van zowel de pc, de server als het netwerk erop vooruitgaan.

 

» Meer informatie over archiveren van Outlook

 

Een heldere IT-omgeving is goedkoper te onderhouden, dan een rommelige, slecht gedocumenteerde IT. De IT moet zó ingericht zijn, dat niet alleen u, maar ook uw collega direct ziet hoe alles in elkaar steekt: servers, infrastructuur, directories, beveiliging etc. Als u zich bij elke onderhoudsactie moet afvragen hoe het ook alweer zat, dan klopt er iets niet. Leg daarom alle installatieprocedures en instellingen vast in heldere en duidelijke protocollen en afspraken. Zorg voor eenduidige en goed toegankelijke handleidingen en documentatie.

 

Een slecht geregelde beveiliging is per saldo duurder dan een goed geregelde beveiliging. Zo kost het handenvol geld om een gehackte administratie weer op orde te krijgen. Sterker nog, bedrijven gingen failliet, simpelweg omdat hackers probleemloos op hun netwerk konden komen en bedrijfskritische gegevens wisten te stelen of te manipuleren.

 

Met de Security Assessment Tool (MSAT) van Microsoft kunt u inschatten waar u risico's loopt en welke beveiligingsvorm het beste bij uw IT-omgeving past. MSAT is een vragenlijst die u helpt inzicht te krijgen in de situatie van uw IT-beveiliging. De tool bestaat uit twee componenten:

 

 

» Demonstratievideo van de MSAT beveiligings-tool
» Download de MSAT beveiligings-tool

 

Verlies van data komt ook voor in geval van een crash of slijtage van de vaste schijf, een defect aan de hardware of het gebruik van niet-geschikte hardware. Het gebruik van moderne, goed samengestelde pc's kan dan ook heel veel kostbare service- en supportwerkzaamheden schelen. Wilt u advies over welke pc voor uw organisatie de juiste pc is en aan welke specificaties deze moet voldoen, kijk dan op de pagina van de OndernemersPC.

 

 

Een desktop-pc die 24 uur per dag aan staat, gebruikt in die tijd tussen de 4 en 6 kiloWatt aan energie. Op jaarbasis is dat 1,5 tot 2 MegaWatt, ofwel honderden euro's. Een groen beleid is dus niet alleen milieuvriendelijk, u voelt het direct in uw portemonnee. Zorg dat alle pc's en monitoren na werktijd uitgeschakeld worden en schakel de energiezuinigheidsfuncties van Windows Vista en Windows 7 in: per pc scheelt het u honderden euro's per jaar.

 

De aanleg van het bedrijfsnetwerk is een investering, waarop jaarlijks wordt afgeschreven. Samen met het onderhoud is dat een bepaalde TCO op het IT-budget. Door het netwerk ook voor andere zaken in te zetten, wordt de TCO lager. Een voorbeeld is VoIP: telefonie over internet. En teleconference: vergaderen over internet.

 

 

Ook minder IT-gerelateerde zaken zijn tegenwoordig via het bedrijfsnetwerk te regelen: bewaking, toegangscontrole, videodeurcommunicatie, gebouwbeheer (domotica) etc. Zo is een IP-bewakingscamera direct aan het bedrijfsnetwerk te koppelen en kan het beeld vervolgens vanaf elke werkplek (beveiligd) worden bekeken, ook vanaf een woonadres.

 

 

Het grote voordeel is, dat naarmate meer disciplines van het bedrijfsnetwerk gebruikmaken, de TCO evenredig verdeeld kan worden en het TCO-aandeel voor het IT-budget lager uitvalt. Zorg wel voor een referentiekader waaraan de apparatuur dient te voldoen. Met andere woorden: voorkom een bonte verzameling van IP-apparatuur, houd goed bij wat op het netwerk draait, welke merken en types hardware geschikt zijn en bij wie (medewerkers, leveranciers) de verantwoordelijkheden liggen.