Klik hier om Silverlight te installeren*
Nederland|Sitemap
Microsoft
Techniek 
|Contact
Techniek en trends - Altijd op de hoogte

Documenteigenschappen gebruiken in Word

Als u in Word of Excel kijkt bij documenteigenschappen komt u daar tal van rubrieken met informatie tegen:
 
Word 2007:
Office-knop >> Voorbereiden >> Eigenschappen >> Eigenschappen van document >> Geavanceerde eigenschappen
 
Word 2003:
Bestand >> Eigenschappen
 
De meeste van deze informatie is niet ingevuld, maar is eenvoudig van informatie te voorzien. Het is mogelijk om de hier ingevulde informatie ook in uw document te hergebruiken. Daartoe kan gebruik worden gemaakt van de bestaande functionaliteit in Word en Excel. In Excel wordt dat gedaan met Functies, in Word met Velden of Veldcodes.
 
Microsoft Word Velden
Weergave van velden
Wetenswaardigheden voor het werken met velden
Meer velden
Procedure in een macro

Microsoft Word Velden

Tot de documenteigenschappen behoren onder meer gebruikersgegevens, zoals bijvoorbeeld UserName, UserInitials en UserAddress. Deze gegevens stemmen overeen met de gegevens die u ooit tijdens de ingebruikname van Word heeft ingevuld. Ze kunnen worden teruggevonden op het tabblad Opties voor Word, dat bereikbaar is via Office-knop >> Opties voor Word (Word 2003: Extra >> Opties >> tabblad Gebruikersinformatie).
 
Om in Word dit soort informatie op te halen, werkt u met velden. U voegt ze in via Invoegen >> Snelonderdelen >> Veld (Word 2003: Invoegen >> Veld).
Moet u bijvoorbeeld uw eigen adres in een document vermelden, met inachtneming van de toegepaste regeleinden, dan voegt u het veld UserAddress in via het menu Invoegen >> (Snelonderdelen) >> Veld. Hier kiest u het veld UserAddress en klikt op OK. Mits dit het adres is dat u heeft ingevuld bij Gebruikersinformatie, geeft dit het volgende resultaat:
 
Bill Gatesplein 41
5035 FG  Tilburg
 
N.B. In Word 2007 zijn enkele documenteigenschappen extra gemakkelijk bereikbaar gemaakt via Invoegen >> Snelonderdelen >> Documenteigenschap. Hier vindt u een vijftiental velden, waaronder ook adres van bedrijf. Gegevens die u niet in deze lijst van vijftien tegenkomt, plaatst u via Invoegen >> (Snelonderdelen) >> Veld.
 

Weergave van velden

De tekst wordt als veld in uw document geplaatst. U herkent dit wanneer u uw cursor in het veld plaatst. De achtergrond kleurt grijs. Wanneer dit niet zo is, dan kan het zijn dat de kleuren bij u anders ingesteld zijn.
 
Wanneer de weergave van velden uitgeschakeld is zal de achtergrond van een veld transparant zijn. De opdracht die hierbij hoort is:
  • Word 2007:
    Office-knop >> Opties voor Word >> Geavanceerd >> Documentinhoud weergeven >> Arcering veld >> Nooit
 
  • Word 2003:
    Extra >> Opties >> Weergave >> Arcering veld >> Nooit
 
Rechtsklik op het veld in uw document en kies Andere veldweergave. Nu ziet u { USERADDRESS \* MERGEFORMAT }. De accolades omspannen de veldcode, UserAddress herkent u als veldnaam. De toevoeging \* MERGEFORMAT zorgt ervoor dat de opmaak en inhoud van het veld behouden blijven indien de waarde van de eigenschap UserAddress wijzigt.
 
Is één van de beide andere weergaveopties gekozen (altijd of indien geselecteerd), dan zal de achtergrond van het veld grijs gearceerd zijn. Van een geselecteerd veld maakt u de veldcode zichtbaar met de rechtermuisknop (kies Andere veldweergave) maar ook via de toetscombinatie Shift+F9. Een veld dat u met Shift+F9 zichtbaar hebt gemaakt, kunt u met Shift+F9 ook weer verbergen.
 
Met één druk op de functietoets F9 vernieuwt u (net als met Veld bijwerken) de waarde van een geselecteerd veld en wordt de oorspronkelijke weergave hersteld. Alle veldcodes in het document toont (of verbergt) u met Alt+F9.
 

Wetenswaardigheden voor het werken met velden

Een leeg veld voegt u in met de toetscombinatie Ctrl+F9. U ziet dan een leeg veld tussen twee accolades verschijnen met daartussen uw cursor. Nu kunt u zelf de veldnaam en eventuele parameters invoeren. Zelf twee accolades typen heeft geen zin: een leeg veld invoegen kan alleen met Ctrl+F9.
 
Met de toetscombinatie Ctrl+Shift+F9 transformeert u het resultaat van een geselecteerde veldcode naar gewone tekst. Let wel, het is dan geen veld meer. Dit kan overigens ook met sneltoets Ctrl+6 (6 is hier de numerieke 6 boven de lettertoetsen).
 

Meer velden

Velden om gegevens over het document op te halen zijn:
Author, CreateDate, DocProperty, DocVariable, EditTime, FileName, FileSize, Info, KeyWords, LastSavedBy, NumChars, NumPages, NumWords, PrintDate, SaveDate, Section, SectionPagesSubject, Template en Title. De meeste van deze namen spreken voor zich, maar er zijn er twee die meer uitleg verdienen en verborgen mogelijkheden herbergen. Dit zijn DocProperty en DocVariable.
 
DocProperty is een interessant veld omdat hiermee gegevens als auteur (author) en trefwoorden (keywords) kunnen worden opgehaald, met de mogelijkheid extra informatie toe te voegen. Een aantal voorgedefinieerde eigenschapnamen wacht bijvoorbeeld op een waarde om als veldcode te kunnen worden gebruikt:
 
  1. Kies Afdeling en vul in bij Waarde: Jeugdzorg.
  2. Klik op de knop Toevoegen en uw eigenschapnaam in het lijstje met eigenschappen verschijnt.
  3. Sluit het venster met de knop OK en kies via menu Invoegen >> (Snelonderdelen) >> Veld et cetera. voor DocProperty, veldeigenschap Afdeling en OK. Het woord Jeugdzorg verschijnt nu op de plaats van uw cursor in het document.
 
DocVariable is een interessant veld waarmee namelijk een variabele die in het document is opgeslagen kan worden uitgelezen. Stel voor dat u in een document de leeftijd van een klant wilt gebruiken, dan kunt u die opslaan met VBA (Visual Basic for Applications) als een object Variables van ThisDocument.
 

Procedure in een macro

 
Om het hierboven beschreven voorbeeld te volgen opent u de Visual Basic Editor in Word (via sneltoets Alt+F11) en voegt daar een module aan toe. Rechtsklik daartoe in VBA op de bestandsnaam en kies Invoegen >> Module). U vindt deze module met inhoud in het hier te downloaden document VoorbeeldveldenWord.doc. Typ hier de volgende code:
 
Sub NieuweDocumentVariable()
    ThisDocument.Variables.Add Name:="Age", _
    Value:=DateDiff("yyyy", #11/22/1976#, Date)
End Sub
 
Deze subroute voert u uit door in het menu Uitvoeren te kiezen voor Sub/Userform uitvoeren.
U voegt hiermee een documentvariabele toe (ThisDocument.Variables.Add) die u de naam Age geeft (Name:="Age") en de waarde van uw huidige leeftijd. Stel dat uw geboortedatum 22 november 1966 is (Value:=DateDiff("yyyy", #11/22/1976#, Date)).
 
De formule DateDiff berekent het verschil tussen de huidige datum (date) en uw geboortedatum (let op de hekjes - #11/22/1976#) in jaren ("yyyy"). Wanneer u nu in uw document een veld DocVariable invoegt met als argument Nieuwe naam: age (is hier niet hoofdlettergevoelig), dan ziet dat er in veldweergave uit als:
{ DOCVARIABLE  Age  \* MERGEFORMAT }
 
Deze documentvariabele blijft in het document opgeslagen, ook bij sluiten en opnieuw openen, tot u de variabele weer wist met bijvoorbeeld de volgende code:
Sub VerwijderDocumentVariable()
    ThisDocument.Variables("Age").Delete
End Sub
 
Wilt u een waarde van een documentvariabele wijzigen, dan verwijdert u de variabele en benoemt hem opnieuw:
 
Sub WijzigDocumentVariable()
    ThisDocument.Variables("Age").Delete
    ThisDocument.Variables.Add Name:="Age", _
    'de variabele age wordt opnieuw toegevoegd,
    'maar u bent nu 10 jaar ouder
    Value:=DateDiff("yyyy", #11/22/1966#, Date)
End Sub
 
Nadat u het veld docvariable age in uw document hebt laten herberekenen, zal het resultaat tien jaar meer zijn. Om de documentvariabele te testen kunt u ook met de volgende subroutine aan de slag:
Sub TestDocumentVariable()
    Dim intAge As Integer
    intAge = ThisDocument.Variables("Age").Value
    MsgBox "U bent dit jaar " & intAge & " jaar oud.", _
    vbInformation, "Gefeliciteerd"
End Sub
 
De waarde van de variabele documentvariable wordt nu door Debug.Print zichtbaar in het venster Direct in de Visual Basic Editor (sneltoets Ctrl+G).
 

Gerelateerde artikelen

 
Abonneer u op de nieuwsbrief
.

©2009 Microsoft Corporation. Alle rechten voorbehouden. Contact opnemen |Gebruiksvoorwaarden |Handelsmerken |Privacyverklaring