Tien redenen om te kiezen voor 2007 Microsoft Office system en Windows Vista

Verouderde IT kost uw bedrijf geld. Stel dat een medewerker voor de zaak 30 euro per uur verdient. Al zou hij maar 20 minuten per dag besteden aan het vergeefs zoeken naar bestanden, het moeizaam overhevelen van documenten van zijn laptop e.d., dan kost dat per jaar zo'n 2.500 euro. Vermenigvuldig dat bedrag met het aantal medewerkers, en u weet hoeveel jaarlijks verloren raakt aan verouderde IT.

 

Zulke verliezen kunt u aanzienlijk verlagen met het 2007 Microsoft Office system. In combinatie met Windows Vista besparen uw medewerkers daarmee tijd en geld. Dit artikel laat u aan de hand van negen voorbeelden zien, hoe medewerkers met het 2007 Microsoft Office system en Windows Vista productiever kunnen zijn.

Een van buitenaf ontvangen Word- of Excel-document kan een virus bevatten, dat ongemerkt cruciale instellingen van de pc verandert, waardoor die regelmatig blijft hangen of niet opstart. In een Windows Vista-omgeving kan dat niet meer: systeeminstellingen zijn niet te wijzigen tenzij de gebruiker of beheerder daar expliciet toestemming voor geeft. Gebruikers kunnen dus probleemloos documenten uitwisselen.

 

Met de Windows Vista BitLocker Drive Encryption-technologie is het op reis gaan met een laptop met Office-documenten minder risicovol. Zou de laptop kwijtraken, dan kan een kwaadwillende - die de toegangsprocedure niet kent - onmogelijk bij uw bedrijfsgegevens.

 

Kampen uw medewerkers met RSI-klachten (repetitive stress injuries), dan kunnen zij gebruik maken van de spraakherkenningsfunctie in Windows Vista. Hiermee kunnen zij teksten dicteren, opdrachten inspreken en via hun stem door documenten navigeren etc. Spraakherkenning was onder Windows XP ook al mogelijk, maar is in Windows Vista sterk verbeterd. Opmerking: de spraakherkenningsfunctie is nu nog beperkt tot een achttal talen, waaronder het Engels.

 

De gemiddelde kantoorwerker is per week gemiddeld 3,5 uur kwijt met het vruchteloos zoeken naar informatie. Dat staat gelijk met een jaarlijks verlies van zo'n 5.251 euro per werknemer (bron: onderzoeksbureau IDC). Windows Vista brengt daar verandering in. In het Windows Vista Start-menu, op het bureaublad, via het configuratiescherm, in alle documentmappen en alle 2007 Office system-applicaties, kortom overal is een zeer efficiënte zoekfunctie beschikbaar. U typt een trefwoord en onmiddellijk wordt uw pc doorzocht, evenals uw e-mail, het bedrijfsnetwerk etc. Door middel van tags zijn alle documenten, spreadsheets en presentaties behorende bij een bepaalde klant of bepaald project gevonden.

 

Om Office-documenten gemakkelijker te delen met mensen die zelf geen Office 2007 hebben draaien is er het nieuwe XML Paper Specification (XPS)-formaat. Een PowerPoint-presentatie is daarmee net zo gemakkelijk te verspreiden als een schema van Microsoft Office Visio. Een gewone webbrowser is voldoende om de documenten te openen

 

Voor online videoconferenties is er Microsoft Office Live Meeting, maar voor wie dat te ver gaat is er de Windows Meeting Space in Windows Vista. Met deze samenwerkingstool geeft u maximaal negen medewerkers tegelijkertijd toegang tot een map met uw Office-documenten. Vooral om even snel, onafgesproken iets te overleggen is Windows Meeting Space ideaal, temeer omdat het werkt in elk netwerk, dus ook in draadloze en simpele peer-to-peer-netwerkomgevingen.

 

Het was ooit een hoop gedoe om een laptop of pc aan te sluiten op een projector. Met de wizard 'Verbinden met netwerkprojector' is dit nu geen probleem meer: een Microsoft Office PowerPoint-presentatie is dankzij de wizard vlot op een projectiescherm weer te geven.

 

Mobiele medewerkers zullen het waarderen dat zij nu zonder netwerkverbindingen met Office-documenten kunnen werken, die op de bedrijfsserver zijn opgeslagen. Vooral in een hotel of onderweg komt dat van pas en hoeven er geen uren nutteloos te worden doorgebracht. Zodra er weer een netwerkverbinding is, worden de documenten automatisch en op de achtergrond gesynchroniseerd met de server.

 

Op de Windows Sidebar rechts op het Windows Vista-scherm is ruimte voor gadgets. Nu Windows Vista al geruime tijd op de markt is zijn er inmiddels talloze handige gadgets ontwikkeld. Zo is er een gadget die snel inzage geeft in Outlook, zonder dat Outlook daarvoor gestart hoeft te worden. Zo hebt u in een paar seconden toegang tot uw mail, afspraken, taken, contactpersonen etc. Andere gadgets geven de weersverwachting, fileoverzichten, beursnoteringen et cetera weer.

 

Doordat de installatie- en uitrolprocedures van Microsoft Office 2007 onder Windows Vista sterk zijn vereenvoudigd, wordt op beheer en installatie flink wat tijd bespaard. Zo is de Microsoft Office-installatie gemakkelijk toe te voegen aan de Windows Vista-images, die voor de uitrol van de systemen worden gebruikt. Door middel van de Microsoft Solution Accelerator for Business Desktop Deployment 2007 zijn deze images op afstand en/of automatisch te installeren. Het is dus niet nodig dat de IT-specialist fysiek bij de pc aanwezig moet zijn, om Windows Vista en/of Microsoft Office te installeren.