Met de volgende checklist kunt u achterhalen welke printer het beste bij uw werkzaamheden past. Door elk checkpunt te vergelijken met de specificaties van de printer, waar u uw oog op hebt laten vallen, kunt u nagaan of die printer voor u geschikt is:
Kleur/kwaliteit
Al is het alleen maar om het bedrijfslogo in kleur te kunnen afdrukken, steeds meer organisaties kiezen voor een kleurenprinter. Maar voor u is dat mogelijk niet aan de orde. Dit zijn de criteria:
- ik druk uitsluitend documenten af in zwart-wit
- ik druk voornamelijk documenten af in zwart-wit en gebruik soms kleur
- ik wil vrijwel uitsluitend documenten afdrukken in kleur
- ik wil vrijwel uitsluitend foto's afdrukken in kleur
- ik druk documenten af in zwart-wit en kleur en wil ook foto's afdrukken
Voor A, B en C is de laserprinter interessant, voor D en E moet aan inkjet worden gedacht. Canon bijvoorbeeld heeft kleurenlaserprinters in zijn programma met vier drums (zwart, cyaan, magenta en geel) die in twee aan twee werken. Dat werkt snel en is ideaal wanneer u vaak kleur print. Maar wanneer u meestal zwart/wit-documenten en soms kleur afdrukt is de traditionele technologie toereikend: eerst wordt zwart afgedrukt, in totaal wordt de pagina voor de vierkleuren print vier keer doorgevoerd.
Multifunctional
U wilt een printer kopen, maar komt thuis met een multifunctional. Dat is een scenario dat veel voorkomt. Er worden momenteel meer multifunctionals verkocht dan printers. Een multifunctional, MFP of all-in-one is een apparaat dat meerdere kantoorfuncties combineert: afdrukken, scannen, kopiëren, en soms faxen of e-mailen. Hebt u er één nodig?
- ik heb alleen een printer nodig
- dat lijkt me wel handig, alles in één
Canon's Pixma MX7600 print, kopieert, scant of faxt met zeer hoge snelheid.
Aantal afdrukken en snelheid
Bedenk hoeveel afdrukken u per maand zult produceren.
-
tot 5.000 afdrukken per maand
-
tot 20.000 afdrukken per maand
-
tot 50.000 afdrukken per maand
-
tot 100.000 afdrukken per maand
-
meer
Kleine en lichte printers zijn berekend op kleine volumes per maand, zwaardere printers kunnen gemakkelijk grotere aantallen verwerken. Onder meer de warmteontwikkeling in de printer is hiervoor bepalend.
Een overweging die hiermee samenhangt is de snelheid van de printer, dus het aantal A4-pagina's per minuut (ppm). Deze varieert gemiddeld tussen de acht en dertig ppm. Dat is handig als u veel moet printen. Maar de meeste afdruk- en kopieeropdrachten zijn relatief klein. Als u veel brieven van één tot twee pagina's afdrukt is de tijd die nodig is om de eerste pagina af te drukken veel belangrijker dan de snelheid. Deze tijd wordt aangeduid met FPOT (First page out time).
-
snelheid vind ik niet belangrijk
-
ik wil een kleine afdrukopdracht zo snel mogelijk in handen hebben
-
ik wil een grote afdrukopdracht zo snel mogelijk in handen hebben
Papierdoorvoer
Als u grote volumes print zijn grote papiermagazijnen nodig, anders staan u of uw medewerkers om de haverklap het kleine papierbakje bij te vullen. Meer dan één papierbak kan ook bijzonder handig zijn. U kunt ze gebruiken om meer vellen op te slaan, maar ook om meerdere papiersoorten in te bewaren. Veel kantoren printen een eerste pagina op voorbedrukt briefpapier, andere pagina's op vervolgpapier en interne documenten op blanco papier. Dan hebt u al drie papierbakken nodig. En dan kunt u ook nog kiezen voor enkelzijdig of dubbelzijdig afdrukken. Als uw printer dat laatste ondersteunt kunt u - interne - documenten dubbelzijdig afdrukken en daarmee papier sparen. Dat telt als argument als u duurzaamheid nastreeft.
-
één papierbak is genoeg
-
ik heb 2 of drie bakken nodig
-
ik heb meer bakken in één apparaat nodig
-
de printer moet dubbelzijdig kunnen afdrukken (duurzaamheid)
De HP 4250dtn heeft 3 tot 5 papierladen en drukt dubbelzijdig af.
Afdrukkosten
Wat het afdrukken per pagina kost staat meestal niet vermeld in de specificaties die de fabrikant opgeeft. Dat komt mede omdat dit sterk afhangt van uw gebruik. Zo kan bij een inkt- of tonercartridge worden opgegeven dat er 2.000 pagina's mee te printen zijn, maar dan gaat het om gestandaardiseerde A4-tjes met (zwarte) tekst en kleine afbeeldingen. Zodra uw afdrukwerk meer kleur of zwart/wit foto's bevat, hebt u meer inkt of toner nodig. Ook een hogere afdrukkwaliteit vraagt meer dan een kladafdruk.
Uitgaande van de ISO/IEC standaard testpagina's kunt u berekenen wat u aan toner of inkt kwijt bent. Drukt u 5.000 pagina's per maand en gaat een cartridge van zeventig euro 2.500 pagina's mee, dan bent u zeker 140 euro per maand kwijt aan verbruiksmaterialen. Daar komen nog de kosten van het papier bij, maar die zijn ook eenvoudig te berekenen. Minder doorzichtig zijn de kosten voor onderhoud, oponthoud door storingen, zelfs de opslag van al die printersupplies (toner, inkt en papier).
-
ik wil de hoogste kwaliteit, kosten zijn minder belangrijk
-
de prijs per pagina moet zo laag mogelijk zijn
Aansluitmogelijkheden
Het afdrukapparaat wordt aangesloten op de computer. Dat kan direct via een USB-kabel of via het netwerk. In het laatste geval moet de printer een netwerkaansluiting hebben. Anders moet u daarvoor een apart kastje (printerserver) gebruiken. Tegenwoordig rukt ook het draadloos afdrukken op: als het apparaat draadloos afdrukken ondersteunt, kunnen afdrukopdrachten direct 'door de lucht' van pc of notebook naar de printer worden gestuurd. Overigens zijn gewone netwerkprinters via een draadloos netwerk ook draadloos aan te sturen. De afdrukopdracht gaat dan van pc of notebook naar het accesspoint en bereikt de printer via het bekabelde netwerk.
-
ik sluit de printer direct op de pc aan, via USB
-
ik wil een printer met netwerkaansluiting, zodat meerdere mensen er gebruik van kunnen maken
-
ik wil draadloos afdrukken, direct of via het draadloze netwerk
Lexmark heeft diverse modellen die draadloos printen ondersteunen, zoals deze X6575 Pro.
Kopen, huren, leasen
Een privépersoon of kleine zelfstandige koopt de printer of multifunctional doorgaans zelf. Voor grotere bedrijven, die meerdere printers nodig hebben, ligt dat minder voor de hand. U investeert immers euro's die niet meer voor de kerntaken van het bedrijf kunnen worden gebruikt. Bovendien moet u bij koop ook opdraaien voor alle service- en reparatiekosten. Vaak is het aantrekkelijker printers, multifunctionals en copiers te huren of te leasen. De nieuwste 'remote care'-oplossingen maken gebruik van datacommunicatie. Daarbij geeft het apparaat zelf door wanneer het toner nodig heeft, wat de tellerstand is, en zelfs waarom hij het niet doet.
-
ik koop het apparaat zelf
-
ik onderzoek de mogelijkheden van huren of leasen
| 
