Download de AcceptgiroGenerator versie 4

De ervaring leert dat uw klanten vlotter betalen, als u hen facturen stuurt met daaraan een afscheurbaar acceptgiroformulier. In dit artikel wordt uitgegaan van zo'n formulier op A4-formaat. Hiervan is 2/3 deel blanco: dit stuk is bedoeld voor uw factuur. Het overige 1/3 deel is het acceptgiroformulier.
 
Dergelijke acceptgiroformulieren zijn te bestellen bij de Postbank of gespecialiseerde drukkers. Het onderste deel van elk formulier is reeds gedeeltelijk voorzien van een opdruk (gele vlakken, uw naam, betalingskenmerk en gironummer). Uw printer zorgt ervoor dat de overige gegevens worden toegevoegd: de naam van de klant, eventueel zijn bankrekeningnummer, het factuurbedrag en een omschrijving. De kunst is nu om al die gegevens op de juiste plek te krijgen: daarvoor is de Acceptgirogenerator bedacht.

 

De AcceptgiroGenerator presenteert een dialoogvenster, dat enigszins lijkt op het gele acceptgiroformulier. U roept dit venster aan vanuit een leeg document of vanuit de factuur, die u in Word hebt getypt. Dat mag een gewoon document zijn, of een factuur op basis van een sjabloon, dat maakt niet zoveel uit. De enige voorwaarde is dat de factuur niet meer dan 2/3 deel van een A4-tje in beslag neemt; immers, het onderste 1/3 deel is bedoeld voor de acceptgiro.
 
Het venster telt 10 invulvelden en een OK-knop. Zodra u de velden ingevuld hebt, klikt u op OK en wordt onderaan de factuur een tabel aangemaakt. De tabel bestaat uit 14 rijen en 1 kolom. In de kolom zijn meerdere links- en rechtslijnende tabstops gedefinieerd op de plaatsen waar de informatie uit de velden van het dialoogvenster wordt geplaatst. Het voordeel van deze methode is dat u in het dialoogvenster alles invult, zonder u druk te hoeven maken over de exacte plaats, en dat daarna alles met één klik automatisch goed wordt neergezet. U hoeft dus zelf niet in de tabel te typen, waardoor gegevens naar links, rechts of naar boven zouden kunnen verschuiven.
 
Bewust is niet gekozen voor een oplossing op basis van de Formulier-functie van Word. Dat heeft als voordeel dat u niet in 'grijze' formuliervelden hoeft te typen, dat de rest van het document niet 'op slot' zit, dat er geen velden bijgewerkt hoeven te worden voor het afdrukken en dat de gegevens in de linker strook van de acceptgiro correct worden vermeld.

De acceptgiroapplicatie is ondergebracht in de Word-sjabloon AcceptgiroGenerator.dot, die u kunt downloaden volgens de hieronder gegeven instructies.

 

De AcceptgiroGenerator.dot is een normale Word-sjabloon met een achterliggende VBA-macro. Als u de sjabloon zou openen ziet u slechts een wit scherm. Het is dan ook niet de bedoeling dat u de generatorsjabloon opent: het is voldoende als Word erbij kan op het moment dat er iets ingevoegd moet worden in uw documenten, zoals in dit geval een acceptgiro in uw facturen. U moet dus van de sjabloon een een Invoegtoepassing maken.

 

» Informatie over downloaden van sjabloon, macrobeveiliging en invoegtoepassing

De applicatie wordt als volgt gebruikt:

 

De bedoeling is dat u de witte velden invult en vervolgens op OK klikt.

 

 

 

Het dialoogvenster presenteert tien in te vullen velden. Om van veld naar veld te springen maakt u gebruik van de Tab-toets. Met Shift+Tab kunt u indien nodig terugspringen naar het voorgaande veld. U zult merken dat wat u in het rechter deel van het venster typt, automatisch ook in het linker deel wordt genoteerd.
 
In de velden Omschrijving typt u elk maximaal 35 tekens. Let wel, dat dit puur informatie is. Sinds de banken zijn afgestapt van het retourneren van het formulier en uitsluitend nog met ‘Bijlageloze acceptgiro's' werken, heeft dit veld zjn waarde verloren. U krijgt de informatie in dit veld dus niet teruggekoppeld naar uw dagafschriften.
 
In het vierde en vijfde veld typt u het eurobedrag: eerst het deel vóór de komma, dus de hele euro's, daarachter het centenbedrag. Typ in dit vijfde veld altijd 2 cijfers, dus 05 voor vijf cent. Is het eurobedrag een rond bedrag, dan is in plaats van 00 ook een = teken toegestaan. Versie 4 van deze AcceptgiroGenerator doet dit automatisch, als het veld leeg is.

 

Het veld betalingskenmerk hoeft u niet in te vullen. Dit is bij de acceptgiroformulieren type 12 en 14 namelijk al voorbedrukt. De volgnummers zijn uniek, bijvoorbeeld 1 tot 1.000 of  0001 tot en met 9999 9999 9999 9999. U treft deze nummers reeds voorbedrukt aan in de witte vakjes rechts naast het bedragvak. Nadat uw klant heeft betaald leest u op het dagafschrift drie gegevens: het rekeningnummer van uw klant, het 16-cijferige betalingskenmerk en het bedrag van de betaling. En eventueel ook het adres van de klant. Het betalingskenmerk moet u in feite dus zien als de koppeling tussen de betaling en uw factuur.

 

Let op: Het is geen goed idee om de volgnummering van het betalingskenmerk overeen te laten stemmen met uw factuurnummering. U zult namelijk zien dat u geregeld proefafdrukken moet maken, of dat er papier vastloopt in de printer: in dat soort gevallen gaat er papier verloren en daarmee gaat ook het volgnummer, dus het factuurnummer verloren.
 
In het zevende veld typt u het bank- of gironummer van uw klant voorzover u dat kent. Kent u het niet, dan laat u het veld leeg: uw klant zal het dan met een pen invullen.
 
In de vier velden daaronder typt u de naam- en adresgegevens van uw klant. Per veld staan u 35 tekens ter beschikking. Deze zullen precies binnen het venster van een voor acceptgiro's bestemde vensterenvelop vallen.
 
Druk tweemaal op de Tab-toets om de OK-knop te selecteren en druk op Enter. U mag natuurlijk ook op OK klikken.
 
Na de laatste actie sluit het venster en wordt onderaan de huidige pagina een tabel aangemaakt met daarin de zojuist door u ingevulde gegevens. Maak een afdruk op een vel met een acceptgiroformulier eraan vast en controleer of de posities kloppen.

Niet alle printers zijn gelijk. Mocht op uw proefafdruk blijken dat uw printer de gegevens een stukje te hoog of te laag heeft geplaatst, of iets teveel naar rechts of links, dan kunt u dat corrigeren:
 
Herhaal de voorgaande stappen.  Na het adres drukt u niet tweemaal op de Tab-toets, maar driemaal. De cursor staat nu op het cijfer 0 achter Horizontale correctie. Dit cijfer vertegenwoordigt een horizontale verschuiving in millimeters. Staan de gegevens op de proefafdruk 5 mm teveel naar links, dan vult u hier 5 in. Staan de gegevens 5 mm te ver (naar rechts), dan noteert u -5. Druk op Tab.
 De cursor staat nu op het cijfer 0 achter Verticale correctie. Dit cijfer vertegenwoordigt een verticale verschuiving in millimeters. Staan de gegevens op de proefafdruk 5 mm te hoog, dan vult u hier 5 in. Staan de gegevens 5 mm te laag, dan noteert u -5. Klik op OK.

 

 
Maak weer een proefafdruk en kijk of de correctie voldoende is. De correctieafstanden die u kunt invullen liggen tussen -10 en +10. U hebt dus 20 millimeter speelruimte. Versie 4 van de van de AcceptgiroGenerator heeft een ingebouwd geheugen waardoor hij in staat is deze waarden automatisch vast te houden.

De allereerste keer dat u de AcceptgiroGenerator gebruikt, moet u het volgnummer overnemen, dat op het eerste acceptgiroformulier in het witte vak Betalingskenmerk (rechts van het bedrag) staat vermeld. Dit 16-cijferige nummer noteert u in het dialoogvenster van de AcceptgiroGenerator. Zodra u op OK klikt, wordt dit nummer vastgelegd zodat de AcceptgiroGenerator de volgende keer automatisch het nummer van het volgende formulier weet en automatisch ophoogt.

 

Het betalingskenmerk hoeft uiteraard niet op het acceptgiroformulier te worden geprint, want daar staat het al op voorgedrukt. Wel zorgt de AcceptgiroGenerator ervoor dat het betalingskenmerk op de factuur komt te staan, waarvan u een kopie in uw eigen administratie opslaat. Zo kunt u op elke factuur zien, welke betaling erbij hoort en de betaling boeken zodra het betalingskenmerk op een van uw dagafschriften verschijnt.
 
De plek waar het betalingskenmerk op de factuur wordt geprint kunt u zelf vastleggen: in het dialoogvenster van de AcceptgiroGenerator kunt u rechts naast het betalingskenmerk de horizontale en verticale posities van het betalingskenmerk opgeven. De afstanden zijn gemeten vanaf de linker en bovenste papierrand. U kunt het proefondervindelijk zo uitkienen, dat het betalingskenmerk naast het factuurnummer wordt geprint. De positie-instellingen die u hier invult, worden automatisch bewaard, dus als u het op uw factuur eenmaal goed hebt uitgezocht, hoeft u aan deze instellingen niets meer te veranderen.
 
Het is aan te bevelen het betalingskenmerk ergens bovenaan op uw factuur te printen. De maximale waarden die u als positie kunt opgeven zijn 180 mm (verticaal) en 160 mm (horizontaal). In ieder geval moet u ervoor zorgen dat er onder de regel op 18 cm niets op uw factuur staat, want dat is het domein van de acceptgiro. Houd daartoe de regelteller onder in beeld in de gaten.
 
Voor geïnteresseerden: Om het betalingskenmerk op uw factuur te kunnen printen wordt een miniatuurtabel aangemaakt van slechts één cel (dus 1 kolom, en 1 rij). Deze methode is nodig, omdat een tabel vanuit de VBA-AcceptgiroGenerator-applicatie op elke willekeurige plaats te positioneren is. Dit betekent, dat uw acceptgiroformulier dus twee tabellen telt: onderaan voor de acceptgirogegevens, en ergens bovenin voor het betalingskenmerk.

 

Het linker deel van de acceptgiro heette vroeger de controlestrook, tegenwoordig kortweg 'Strook'. Wat u rechts invult wordt links herhaald. Hoe en waar precies kunt u aangeven door middel van de keuzeknoppen linksonder in het dialoogvenster. U hebt de volgende mogelijkheden:
 
Bovenaan
Twee regels omschrijving worden in het gele vlakje bovenaan de strook geprint. Dit zijn maximaal de eerste 38 (19+19) tekens van wat u in de drie velden Omschrijving hebt ingevuld.
 
In blauwe vakken
Twee regels omschrijving worden in de twee blauwe vakken op de strook geprint. Dit zijn de eerste 38 (19+19) tekens van wat u in de drie omschrijvingvelden hebt ingevuld. Als u acceptgiroformulieren hebt besteld met een voorbedrukt betalingskenmerk (4x4 cijfers in OCR-schrift, rechts van het bedrag), dan zijn deze blauwe vakken niet te gebruiken. Daarin staat dan namelijk al het voorbedrukte betalingskenmerk.
 
Onderaan
Onder het bedrag zijn in de strook 4 regels beschikbaar. Hier kan dus een langere versie van de omschrijvingregels worden genoteerd. Deze optie is evenwel uitgeschakeld, wanneer u het aankruisvakje adres onderaan hebt aangevinkt; dan namelijk komt op deze plek een kopie van de naam- en adresregels van de klant te staan.

Het minpunt van de met het betalingskenmerk voorgenummerde acceptgiroformulieren zit hem in het afdrukken. Zodra het papier in uw printer onverhoopt een keer vastloopt, gaat er een acceptgiroformulier verloren en daarmee ook een volgnummer. U moet de factuur dan opnieuw afdrukken met een ander volgnummer. De slimste manier daarvoor is om de twee tabellen, die de Acceptgiro-Generator in het document heeft aangemaakt te verwijderen, de acceptgirogenerator opnieuw te starten, het volgnummer eventueel aan te passen en de factuur opnieuw af te drukken. Het verwijderen van de tabellen geschiedt als volgt:
 

Een ander probleem dat zich kan voordoen, is dat de tabel met het betalingskenmerk in de tabel van de acceptgiro terecht komt, dus ergens onderaan de pagina in plaats van bovenaan in uw factuur. Dit doet zich voor als uw factuur lay-out te weinig regels bevat: u zult hier in de praktijk dus alleen mee te maken krijgen als u aan het experimenteren bent met een nog zeer lege factuur. In een normale factuur, compleet met adressering, artikelregels en bedragen hebt u hier geen last van.

Met deze AcceptgiroGenerator kunt u van een blanco document een acceptgiro maken, u kunt zelfs een standaarddocument voor samenvoeging maken (bijvoorbeeld voor de inning van abonnementsgelden van uw leden uit het ledenbestand). Maar ook is een bestaand, reeds getypt document van een acceptgiro te voorzien. De enige regel is: alles onder de 18 centimeter is gereserveerd voor de acceptgiro; laat dit gedeelte dus blanco in uw factuurlay-out.

 

Alternatieven zijn het zelf printen van acceptgiro's met een zelf gekozen betalingskenmerk, maar daar worden bijzondere contracteisen aan gesteld en bovendien dient daarvoor onder meer een officiële printertest te worden uitgevoerd.
 
Eventueel kunt u het afdrukken van acceptgiro's met een zelf gekozen betalingskenmerk ook uitbesteden aan een gespecialiseerd servicebureau. Andere door de banken voorgestelde alternatieven zijn factuurverzending zonder acceptgiro, incassogiro en de betaalautomaat, maar menig ondernemer zal meer gebaat zijn bij de acceptgiro met voorbedrukt en voorgenummerd betalingskenmerk.