In het dialoogvenster Photo Shoot voert u in het vak Shoot Name de naam van de foto-opdracht in. Dat kan bijvoorbeeld de naam van een specifiek product zijn dat gefotografeerd gaat worden of een medewerker wiens portret voor de website moet worden gemaakt. Elke tekst is toegestaan. U kunt er dus ook de naam van de fotograaf bij vermelden.
Vervolgens klikt u onder Equipment met behulp van selectievakjes aan welke apparatuur u of de desbetreffende fotograaf wilt meenemen. Daarnaast is het mogelijk een opdrachtgever (ofwel 'klant') toe te voegen aan de afspraak. Klik op de knop Select Client om een bestaande opdrachtgever te selecteren of kies New Client om een nieuwe te maken.
Uw contactpersonen in Outlook zijn automatisch uw 'klanten', dus dat is gemakkelijk. Klik op OK als u klaar bent. In de afspraak staat nu een lijst van de apparatuur die u of de fotograaf gaat gebruiken. De overige informatie is beschikbaar wanneer u de knop Photo Shoot gebruikt.
| 
De invoegtoepassing is beschikbaar in twee versies, een voor Microsoft Outlook 2003 en een voor Microsoft Outlook 2007, en werkt onder de 32-bits-versies van Microsoft Windows XP en Windows Vista. Na installatie van de juiste invoegtoepassing start u Outlook en zult u bij het maken van een nieuwe afspraak of het wijzigen van een bestaande afspraak een nieuwe knop Photo Shoot zien.
