Gevoelige documenten publiceren

De invoegtoepassing Word 2003 Redaction Add-In bestaat uit een werkbalk waarmee u tekstdelen in een Word-document kunt markeren. Nadat alle gevoelige tekstdelen zijn gemarkeerd kunt u vervolgens met een druk op de knop een kopie van het onderhavige document laten maken waarbij de gemarkeerde tekstdelen geheel zwart zijn gemaakt. Het is daarna niet meer mogelijk de zwart gemaakte tekst die daar stond nog terug te halen. In een tweede document blijft de originele tekst beschikbaar. Deze slaat u op uw eigen computer op. Het document met de zwarte balken kunt u afdrukken of elektronisch verspreiden.

 

U kunt de invoegtoepassing Word Redaction bovenaan de pagina downloaden. Deze invoegtoepassing is uitsluitend bedoeld voor Microsoft Word 2003. Daarnaast gaat Microsoft er vanuit dat u de programmeeromgeving .NET Framework 1.1 of hoger geïnstalleerd heeft. Het installatieprogramma constateert zelf of dit het geval is en biedt aan .NET Framework te downloaden bij Microsoft mocht dat niet het geval zijn.

 

Overigens worden alleen de besturingssystemen Windows 2000 Service Pack 3 en hoger en Windows XP Service Pack 1 en hoger ondersteund. Na installatie van Word Redaction en het opnieuw opstarten van Word 2003 heeft u de beschikking over een nieuwe werkbalk. Deze heet Redaction en staat ergens in uw beeld. U kunt de werkbalk verplaatsen door hem bij de titel beet te pakken en te verslepen. Het is dan mogelijk de werkbalk onder de andere werkbalken te slepen, zodanig dat hij niet meer zweeft.

 

 

U gebruikt Word Redaction om gevoelige informatie uit Word-documenten te verwijderen. Denk hierbij aan overheidsdocumenten, juridische stukken, verzekeringsdocumenten en productiebeschrijvingen. De Microsoft Office Word 2003 Redaction-invoegtoepassing stelt u in staat tekstdelen te markeren en om eerdere markeringen te verwijderen.

 

Alle gemarkeerde delen zijn met een druk op de knop te verbergen. Word maakt de tekstdelen dan zwart, zodat de tekst op die locatie niet meer te lezen is. De lengte en hoogte van de zwarte balk is gelijk aan uw tekst. Iemand die het document bekijkt ziet de zwarte balken en kan hieraan herkennen welke tekst vertrouwelijk is.

 

Eénmaal zwart gemaakte tekst is verloren en kan niet meer worden teruggehaald. Ook niet door de Redaction-invoegtoepassing. Daarom maakt het systeem een kopie van uw originele document. Vrijwel alle tekstdelen kunnen worden gemarkeerd en 'zwart gemaakt', behalve commentaren en tekst in tekstvakken of frames. Verder kunnen afbeeldingen in een document niet zwart worden gemaakt.

 

De werkbalk Redaction bevat zes knoppen. De eerste knop is Mark. Hiermee markeert u geselecteerde tekst voor verwijdering. Probeer dit uit op een onschuldig document of een zelf getypt stukje tekst:

 

 

Om een onbedoelde markering te verwijderen selecteert u dezelfde tekst en klikt u op de knop Remove Mark. Hiermee verdwijnt ook de grijze arcering. De knoppen Show Marks en Hide Marks dienen voor het zichtbaar respectievelijk onzichtbaar maken van de grijze arceringen. Hierbij is Show Marks de uitgangssituatie. Het is dus mogelijk via de knop Hide Marks de grijze arceringen te verbergen.

 

Dit betekent uiteraard niet dat deze tekstdelen later niet zwart worden gemaakt. Met de knop Redact Documentverwijdert u alle gemarkeerde tekst. De tekst wordt vervangen door zwarte balken en is hierna niet meer terug te halen. Om te voorkomen dat u het document in deze gewijzigde staat opslaat maakt het systeem een kopie. Dit document bevindt zich in een tweede documentvenster. U kunt het document met de zwarte balken direct afdrukken, onder een andere naam opslaan en/of e-mailen. Het originele document blijft in Word geopend.

 

Direct na het kopiëren van het document en het zwart maken van de tekst zal een melding verschijnen die u vraagt of u het document wilt beveiligen. Documentbeveiliging is zinvol wanneer u wilt voorkomen dat iemand wijzigingen aanbrengt in de tekst of opmaak. Deze beveiliging is niet noodzakelijk: de zwart gemaakte tekst kan toch niet meer worden teruggehaald. Als u de vraag met Ja beantwoordt wordt de normale Word-documentbeveiliging toegepast. Daarbij gebruikt het systeem een wisselend en willekeurig gegenereerd wachtwoord. De beveiliging is dus niet meer op te heffen. Niet door anderen, maar ook niet door uzelf.

Word Redaction is vooral handig als u regelmatig documenten met deels vertrouwelijke inhoud verspreidt. De vertrouwelijke inhoud is dankzij Word Redaction vlot verwijderd.