Facturen vormgeven in Publisher 2003

Er is een duidelijke trend zichtbaar, dat bedrijven geen gebruik meer maken van voorbedrukt briefpapier. Wat vroeger voorbedrukt was, komt nu samen met de correspondentie-tekst uit de tekstverwerker en wordt via de printer op blanco vellen afgedrukt. Voor alles wat met Microsoft Word, Excel en andere Office-onderdelen gemaakt kan worden is dit een welkome oplossing. Immers, bedrijven hoeven geen voorbedrukt papier meer te bestellen en op voorraad te houden.

 

Hiermee wordt echter voorbijgegaan aan het facturatieprogramma. Een dergelijk programma steunt voor een groot deel op de aanwezigheid van informatie die al op het papier aanwezig is: logo, adres- en telefoongegevens, kleur, lijnen en dergelijke. Het facturatieprogramma zelf beperkt zich tot het afdrukken van de naam van de debiteur, de factuurregels en de factuurtotalen. De mogelijkheden om met deze programma's ook andere informatie op de factuur te drukken is beperkt. Met behulp van Microsoft Publisher is dat gat evenwel gemakkelijk te dichten.

 

Omdat het 'in huis drukken' hand over hand toeneemt, zeker in de MKB-sector, willen bedrijven niet alleen hun briefpapier, maar in feite alle voorkomende formulieren zelf kunnen printen. Microsoft Publisher is daarvoor het beste gereedschap: wie bijvoorbeeld met de hand facturen uitschrijft aan een balie, vindt in Publisher een aantal kant en klare ontwerpen, die met een kleine aanpassing onmiddellijk geschikt zijn voor gebruik.

 

U kunt aan het begin van elke maand een voorraadje afdrukken, zodat u dertig dagen lang voldoende factuurpapier aan de balie hebt liggen. Gaat het evenwel om zeer grote oplagen, of wenst u ook een doorslag (kopie), dan is de drukker nog steeds de aangewezen man om voor een oplossing te zorgen. Ook daarbij helpt Publisher. In tegenstelling tot eerdere versies van Microsoft Publisher zijn de ontwerpen van de nieuwste Publisher  2003 veel gemakkelijker door een drukker te verwerken.

 

Dit artikel beperkt zich niet tot Publisher 2003; de hieronder beschreven stappen zijn ook met eerdere versies van Microsoft Publisher uit te voeren. Publisher  beschikt standaard over enkele honderden kant-en-klare ontwerpen voor uiteenlopende toepassingen: visitekaartjes, formulieren, uitnodigingen, wenskaarten enzovoort. Op het gebied van zakelijke formulieren telt het programma standaard meer dan 200 ontwerpen. Op het Internet zijn aanvullend nog meer ontwerpen te vinden.

 

 

Het bestand wordt geopend en even later staat het op het scherm. Het gekozen model is evenals de meeste andere factuurontwerpen vooral geschikt voor toepassing als handgeschreven factuur. Om het in combinatie met een facturatieprogramma te kunnen gebruiken zullen enkele aanpassingen nodig zijn. Maak een afdruk van het gekozen model via:

 

 

Op de afdruk is te zien wat er niet klopt, althans, voor uw bedrijf. Zo staat er boven aan de factuur in plaats van uw firmanaam de omschrijving 'Naam bedrijf' en staan in de linker kolom geen adresregels, maar algemene omschrijvingen. Ook het logo in de linker kolom is onjuist. U zou die gegevens een voor een kunnen aanpassen, maar zodra u een volgend Publisher -ontwerp gaat maken, bijvoorbeeld een inkoopbon, dan moet u dat weer doen. Publisher is slim genoeg om dat vóór u te doen, maar dan moet u wel eenmalig een voorbereidende maatregel treffen.

 

Die voorbereidende maatregel betreft het aanpassen van uw bedrijfsgegevens. Overigens bestaat de kans dat er tussentijds gemeld wordt dat het tijd is om uw werk op te slaan. In dat geval bevestigt u de vraag met Ja en geeft u uw factuur de bestandsnaam Factuur_Fase1.

 

In het dialoogvenster Persoonlijke informatie kunt u de adresgegevens vastleggen van drie bedrijven en van uzelf. Behalve adresgegevens worden ook telefoonnummers en e-mailadressen geregistreerd, uw functieomschrijving en het bedrijfslogo. Afhankelijk van de aard van het gekozen ontwerp worden een of meer van deze gegevens in het ontwerp gebruikt.

 

 

Meteen ziet u wat uw model daadwerkelijk van de persoonlijke informatie gebruikt. Bent u het hier niet mee eens, dan kunt u dat aanpassen.

 

Taakvenster op Logo - Toevoegen of Logo - Geen te klikken is het logo wel aan en uit te zetten, maar niet aan te passen. Dat betekent dat u het logo in de factuur moet aanpassen.

 

 

In het ontwerp zelf moeten ook enkele zaken worden gewijzigd: zo moeten de woorden 'Adresregel' gewist worden. Voor de artikelregels is in het ontwerp een tabel aangemaakt. De opmaak van deze tabel is aan te passen door er rechts in te klikken. Stel bijvoorbeeld dat u de titelregel van de tabel een grijze achtergrond wilt geven:

 

 

Wilt u het ontwerp gebruiken voor uw facturatieprogramma, dan moeten er meer gegevens uit het ontwerp worden verwijderd. De tabellijnen kunnen bijvoorbeeld weg, alsmede de tabelcellen met de vermelding 'BTW' en 'Saldo'. Die informatie komt al uit het facturatieprogramma:

 

 

Maak van het ontwerp een of meer afdrukken, al naargelang uw maandelijkse behoefte. Gaat u het ontwerp gebruiken in combinatie met uw facturatieprogramma, dan impliceert dit, dat de vellen tweemaal door de printer worden gehaald. De eerste maal om ze voor te bedrukken met het Publisher -ontwerp. Een stapel van dergelijke voorbedrukte vellen doet u in uw printer, zodra u facturen moet afdrukken. Op dat moment gaan ze voor de tweede maal door de printer. Werkt u met een laserprinter, schudt de vellen dan eerst goed los, alvorens ze voor de tweede maal in te voeren. De in het papier opgehoopte statische lading kan namelijk voor papiertransportproblemen zorgen.