Factureren met Excel - deel 3

Op de volgende manier is VerkoopFactuur5.xls te downloaden en op uw systeem te installeren:

 

 

• In een Windows XP-en Office XP-omgeving plaatst u de gedownloade sjabloon op uw vaste schijf in de map c:\Documenten en instellingen\gebruikersnaam\Toepassingsgegevens\Microsoft\Sjablonen\.
   
• Werkt u met Microsoft Office 2003 Edition dan moet de sjabloon geplaatst worden in de map c:\program files\Microsoft Office\Templates\1043
   
• In een gemixte Engelstalige omgeving heet de map c:\documents and settings\uw naam\application data\microsoft\sjablonen.
   
• Voor Office 2000 en Windows 9x geldt voor Excel-sjablonen een andere locatie. Sjablonen worden doorgaans opgeslagen in de map Sjablonen, in de map xlstart, of in de alternatieve locatie voor het opstartbestand. De map Sjablonen is gewoonlijk C:\Windows\Profiles\gebruikersnaam\Application Data\Microsoft\Sjablonen en de map xlstart is normaal gesproken C:\Windows\Profiles\gebruikersnaam\Application Data\Microsoft\Excel\xlstart.
   
• Voor Windows 2000 Professional geldt als locatie: C:\Documenten en instellingen\gebruikersnaam\Toepassingsgegevens\Microsoft\Sjablonen.
   

 

Let op: voor een goede werking van de factuurapplicatie is het belangrijk dat u het bestand eerst opslaat op uw harde schijf en daarna vanuit Excel opent.

 

De nieuwe en gewijzigde functies, die in de te downloaden verkoopfactuur zijn ingebouwd, zijn achtereenvolgens:

 

 

Een voor een zullen de wijzigingen de revue passeren, zodat u weet hoe u daarmee om moet gaan. Voor geïnteresseerden worden - beknopt - ook de achterliggende technieken besproken.

 

Op elke factuurregel is tussen de kolom Stuksprijs en Totaal een extra kolom toegevoegd met de titel B van BTW. De kolom is wit, dus u kunt hier handmatig iets invullen, namelijk een letter: een letter L (mag ook een kleine letter l zijn) om aan te geven dat het af te dragen BTW-bedrag voor deze regel in de categorie laag (6%) valt. Wordt niets ingevuld, of een letter H (hoofd- of kleine letter) dan geldt voor deze regel dat deze in het hoogtarief valt (19%). Wordt een nul ingevuld dan volgt het nultarief: geen BTW-afdracht voor de desbetreffende regel.

 

In rij 38 en 39 zijn cellen toegevoegd voor het noteren van de totale BTW-bedragen. Beide bedragen hoeft u niet met de hand uit te rekenen en in te vullen. De cellen zijn geel en dat betekent dat deze cellen een formule bevatten, dus de BTW wordt automatisch voor u berekend.

 

De ingevulde tariefletter wordt gebruikt om in de cellen N38 en N39 de beide BTW-bedragen te berekenen. Het bedrag BTW-H wordt vermeerderd met 19% over de eventuele verzendkosten, voorzover deze in cel N37 zijn ingevuld. Om van elke regel het BTW-bedrag te kunnen bepalen wordt gebruik gemaakt van hulpcellen in de kolommen P en Q: als in cel M19 een letter L is ingevuld, dan wordt in de hulpcel P19 het totaalbedrag uit cel N19 herhaald. Staat in cel M19 een H (of niets) dan wordt N19 in cel Q19 herhaald.

 

Door de donkere achtergrond valt het nauwelijks op dat in de kolommen P en Q getallen staan: dat zou alleen maar afleiden. Door de kolommen P en Q op te tellen, worden in rij 36 twee bedragen verkregen: P36 bevat het totaalbedrag voor het laagtarief, Q36 voor het hoogtarief. Door van deze twee bedragen respectievelijk 6% en 19% te nemen, volgen in N39 en N38 de corresponderende BTW-bedragen. Mocht het BTW-percentage ooit veranderen, dan hoeft u dit slechts éénmaal in te vullen in de cellen L38 en L39.