Factureren met Excel - deel 4

Op de volgende manier is VerkoopFactuur5.xls te downloaden en op uw systeem te installeren:

 

 

 

Let op: voor een goede werking van de factuurapplicatie is het belangrijk dat u het bestand eerst opslaat op uw harde schijf en daarna vanuit Excel opent.

 

Het factuurnummer wordt opgeslagen in een tekstbestand. Het tekstbestand heet FactuurNummer.txt en is te vinden in de map waarin standaard alle werkbladen van Excel worden opgeslagen. Het pad naar deze map vindt u via Extra >> Opties >> Algemeen : achter Standaardbestandslocatie staat de naam van het pad vermeld, bijvoorbeeld c:\mijn documenten.

 

Mocht er iets verkeerd gaan, dan moet het factuurnummer in dit tekstbestand worden aangepast. Tot voor kort zou u daarvoor het bestand FactuurNummer.txt openen met een programma als Kladblok . Een nieuwe voorziening in de facturatie-applicatie maakt dit nu overbodig. De nieuwe voorziening bestaat uit een knop ter hoogte van cel P13: door daarop te klikken wordt een dialoogvenstertje geopend met twee knoppen (Annuleren en OK) en een invulvak. In het invulvak staat het huidige factuurnummer vermeld: klopt dit nummer niet, dan typt u het juiste nummer in het invulvak en klikt op OK . Het nieuwe nummer wordt automatisch ook in cel N14 (Factuurnummer) genoteerd.

 

Zo werkt het dialoogvenster Factuurnummer aanpassen
Zodra op de knop Factuurnummer bijstellen is geklikt wordt een macro gestart. Deze macro heet FactuurnummerAanpassen en doet niets anders dan een gelijknamig dialoogvenster openen. Aan het dialoogvenster zit een VBA-routine gekoppeld, die het tekstbestand FactuurNummer.txt opent, de inhoud van het bestand leest en in het invulvak plaatst. Zodra u op OK of Annuleren klikt wordt het venster weer gesloten. Doet u dat via OK , dan zorgt een andere VBA-routine ervoor, dat het (eventueel gewijzigde) factuurnummer weer wordt weggeschreven in FactuurNummer.txt en tegelijkertijd in de cel met de naam Factuurnr. wordt geplaatst (N14).

 

Aan het werkblad is nog een tweede knop toegevoegd, ter hoogte van cel P41. Deze knop heet Factuur boeken en afdrukken . Zodra hierop wordt geklikt wordt de macro FactuurBoeken gestart. Deze zorgt ervoor dat een nieuw werkblad wordt aangemaakt, waarin een kopie van de zojuist gemaakte factuur wordt geplaatst. Deze kopie is evenwel niet te bewerken: het is een grafische weergave van de factuur, een afbeelding dus. De afbeelding wordt iets verkleind om hem passend op de pagina te krijgen.

 

Om dezelfde reden worden ook de marges van het nieuwe werkblad ingesteld op 1 cm. Merk ook op dat van het kopie-werkblad alleen het eerste tabblad informatie bevat: het tweede en derde tabblad zijn leeg. U hoeft dus niet te vrezen, dat u per ongeluk uw complete adressenbestand (tabblad Klanten ) zou meesturen, als u de factuur naar uw klant mailt. Een mail-actie of afdrukopdracht voert u als volgt uit:

 

 

Moet u een aantal facturen achter elkaar maken, klik dan na het afdrukken en sluiten van de eerste factuur op de toegevoegde knop Nieuwe factuur . Hiermee wordt een aantal cellen gewist. Om ook de adresregels te kunnen wissen, is op regel 2 van het tabblad Klanten een lege regel ingevoegd: deze heeft nummer 0 (kolom A), terwijl de overige cellen van deze regel leeg zijn. Niet alle cellen van de factuur worden gewist: de cellen met de factuurdatum en het factuurnummer blijven intact. In de laatste verschijnt automatisch een opgehoogd nummer. Ook de factuurregels (rij 19 tot 35) worden niet gewist: dat is handig als u aan verschillende klanten steeds eenzelfde levering moet factureren. Is dit voor u niet aan de orde, klik dan nog een tweede maal op de knop Nieuwe factuur om ook de factuurregels te wissen. De knop maakt pas weer een nieuwe factuur aan, nadat u de huidige factuur hebt voltooid en op de knop Factuur boeken en afdrukken hebt geklikt.

 

Als u op de knop Factuur boeken en afdrukken klikt wordt een kopie van de factuur als kopiebestand opgeslagen op de vaste schijf. De bestandsnaam van deze kopie is gelijk aan het factuurnummer; de locatie wordt overgenomen van het derde tabblad van de verkoopfactuur: hier typt u in cel E6 de naam van de locatie voor de kopiebestanden, bijvoorbeeld c:\Mijn documenten. Let op, dat de opgegeven locatie wel moet bestaan; maak de map aan met bijvoorbeeld Windows Verkenner. Zou de locatie niet bestaan of zit er een fout in de naam van de locatie, dan merkt u dat meteen. Als u dan namelijk op de knop Factuur boeken en afdrukken klikt krijgt het kopiebestand niet de naam van het factuurnummer, maar iets in de trant van Mapxx.

 

Het derde tabblad heet Debiteuren. Behalve de locatie voor factuurbestanden ziet u hier ook het Debiteurenoverzicht . Ook hier geldt dat de gele cellen formules bevatten (of gaan bevatten) en dat u ze niet handmatig kunt invullen. De gele cellen links worden automatisch ingevuld, zodra u na het maken van een nieuwe factuur op de knop Factuur boeken en afdrukken klikt. Op dat moment wordt namelijk een lege regel gezocht in het debiteurenoverzicht, waar vervolgens gegevens over de factuur worden genoteerd, te weten het factuurnummer, factuurdatum, debiteurennummer, bedrijfsnaam van de klant en het totale factuurbedrag.

 

 In de witte cellen op het tabblad Debiteuren kunt u de betaling van een factuur boeken: zo noteert u in cel G12 het betaalde bedrag en in cel H12 de betaaldatum. Betaalt de klant in twee delen, dan noteert u in de cellen I12 en J12 het bedrag respectievelijk de datum van de tweede betaling. De gele cellen rechts daarvan zijn beveiligd en hoeft u niet in te vullen: de cellen bevatten formules die het uitstaande saldo berekenen (dus wat de klant nog moet betalen), uitgesplitst naar het aantal dagen (30, 60 en 90 dagen) na de factuurdatum. Opmerking: mochten de berekeningen in de kolommen K tot en met N ontbreken, dan komt dat waarschijnlijk omdat de formules uit de cellen K12..N12 zijn gewist. Herstel ze door ze met de hand opnieuw te typen; de formules zijn:

 

 

 In rij 11 staat het totaal van deze bedragen per rubriek. Het is wat ongebruikelijk, dat de som van een kolom bedragen bovenaan de kolom staat; in dit geval is dit juist zeer overzichtelijk, omdat onderaan het overzicht steeds nieuwe facturen worden toegevoegd. Door middel van de drie sorteerknoppen is het overzicht in drie verschillende presentaties weer te geven, en vervolgens af te drukken:

 

 

Als u kiest voor Sorteren op achterstallige betalingen dan staan de traagste betalers bovenaan in de lijst.