Acht manieren om Microsoft Office in te schakelen bij uw financiële en administratieve taken

Publisher beschikt over talloze standaardformulieren voor zakelijk gebruik. Sommige kunt u meteen gebruiken, andere na een kleine aanpassing: nota's, werkbriefjes, urenstaten, bestelformulieren enzovoort. U print ze af naar behoefte met uw eigen printer en bent dus niet afhankelijk van grote bestelaantallen bij uw drukker. Dit artikel laat zien hoe u het standaardformulier ‘Factuur' aanpast aan uw eigen situatie en huisstijl.

 

- Lees verder over Facturen ontwerpen en vormgeven met Microsoft Publisher 2007

- Lees verder over Facturen ontwerpen en vormgeven met Microsoft Publisher 2003

Bij tal van kleine bedrijven worden facturen in Word gemaakt. Een veel geschikter programma daarvoor is Excel. Immers, de tabelachtige opzet van dit programma komt al aardig overeen met hoe een factuur eruit ziet, terwijl er ook meteen optel-, korting- en BTW-berekeningen kunnen worden gedaan. De in een aantal delen beschreven toepassing is bij vele duizenden kleine bedrijven in Nederland in gebruik. Stap voor stap wordt uitgelegd hoe u hem in uw bedrijf implementeert, aanpast en verder uitbouwt met debiteurenbewaking en artikelenvoorraad. Wilt u zover niet gaan, beperk u dan tot het eerste deel: klantgegevens ophalen en factuurregels invullen en afdrukken.

 

 

Doet u uw administratie niet zelf, maar laat u die door een administratiekantoor verzorgen? Dan is het van belang dat al uw facturen en inkoopnota's door de medewerkers van het administratiekantoor eenduidig worden geboekt in hun boekhoudsysteem. Zo is het niet in uw voordeel als bijvoorbeeld het bonnetje van een zakendiner wordt geboekt als privé uitgave. Daarvoor is een Word-sjabloon beschikbaar, waarmee u al uw facturen en inkoopnota's van een label kunt voorzien.

 

 

Hoewel telebanking al vrijwel de standaard is, lijkt de acceptgiro een steeds succesvoller middel om bedrijven en vooral particulieren snel(ler) uw rekeningen te laten betalen. Dat is verklaarbaar, omdat menig factuur wegens het ontbreken van een opmaakstandaard een zoekplaatje is: klantnummer, factuurnummer, bankrekeningnummer, bedrag, op alle facturen staat die informatie op een andere plek. Op de acceptgiro daarentegen zijn daar vaste plaatsen voor, net als voor het betalingskenmerk. Bovendien is er nog een grote categorie klanten die meteen bij ontvangst zijn handtekening onder de acceptgiro zet, waardoor u uw betaling snel binnen hebt.

 

Het verzenden van acceptgiro's bij uw rekeningen levert dus winst op. De kunst is alleen om deze gegevens vanuit uw computer op precies de juiste plekken op het acceptgiroformulier te printen. Microsoft voor Ondernemers biedt hiervoor twee oplossingen.

 

 

Microsoft Office Excel biedt uitstekende mogelijkheden om een kosten- en batenplaatje te begroten. Vervelend is alleen dat u voor elke veronderstelling alle gegevens telkens opnieuw moet invoeren. Hier schiet de functie Scenariobeheer te hulp. In Scenariobeheer legt u een bepaalde situatie vast: variabelen, resultaten, grafieken etc. Die situatie kunt u naderhand weer terugroepen uit Scenariobeheer. Zo kunt u meerdere situaties in Scenariobeheer vastleggen en terugroepen. Zo werkt scenariobeheer: u hebt een bepaalde analyse gedaan, legt die vast, verandert wat cijfers, legt ook die situatie vast enzovoort. Wilt u de eerste situatie weer terugzien, dan hoeft u niet weer al de bijbehorende variabelen in te vullen: u klikt de situatie aan in scenariobeheer en prompt staat die weer op uw scherm.
Zo kunt u op elk moment diverse scenario's vastleggen en weer terugroepen, doorrekenen en grafisch weergeven. Met één klik krijgt u op basis van maximaal 32 variabelen weer andere resultaten. Leer daarom nu werken met scenariobeheer van Microsoft Office Excel.

 

Door uw zakelijke kennis toe te vertrouwen aan de hier beschreven spreadsheet beschikt u met één druk op de knop over grafieken en cijfers, die u tot op de euro nauwkeurig inzicht geven in de prestaties van uw bedrijf. De spreadsheet laat per kernproces zien of de door u gestelde doelen gehaald kunnen worden of gehaald zijn. En welke invloed het bijsturen van een of meer kernprocessen heeft op het bedrijfsresultaat, zoals materiaalkosten, overhead, verkoop, operationele kosten als research & development (R&D), salarissen (HRM), marketing, administratie (G&A) et cetera.

 

Voor het adequaat besturen van een bedrijf of processen wordt vaak gebruik gemaakt van cijfers zoals ze voorkomen in jaarrekeningen, maandelijkse resultaten of planningen. Die cijfers op zich geven slechts een grootheid of meeteenheid aan (bedragen of aantallen). Kengetallen daarentegen geven een verhouding aan tussen twee grootheden of eenheden (bijvoorbeeld winst/omzet), waardoor snel inzicht kan worden verkregen in een bepaald proces. Ze worden ook wel ratio's genoemd.

 

Microsoft voor Ondernemers presenteert u een nieuw werkblad voor het bijhouden van afschrijvingen. De nieuwe versie heeft een gemakkelijker gebruikersscherm, werkt sneller en is overzichtelijker. Was de eerste versie beperkt tot 40 investeringen, deze nieuwe versie breidt zich automatisch uit, zonder dat dit aantal ten koste gaat van de snelheid. Gegevens die u in de eerste versie hebt ingevoerd zijn over te hevelen naar deze nieuwe versie.