Klik hier om Silverlight te installeren*
Nederland|Sitemap
Microsoft
Financien 
|Contact
Financieel Management - Bewaak uw financiën

Inkoopfunctie in Artikel- en Voorraadadministratie

De nieuwe versie van de succesvolle Artikel- en Voorraadadministratie van Microsoft voor ondernemers is op verzoek van gebruikers uitgebreid met nieuwe functies, waaronder een inkoopfunctie. U kon de applicatie al gebruiken om snel over artikel- en prijsinformatie te beschikken, als u een factuur maakte. Hij is nu ook te gebruiken om uw voorraad aan de hand van een pakbon aan te vullen met inkomende artikelen.
 
 
Werking van de inkoopfunctie
Overstappen van Versie 01 naar Versie 02
Invoegtoepassing updaten vanaf Excel 2007
Invoegtoepassing updaten in Excel 2002 of Excel 2003
Verdere verzoeken van gebruikers

Werking van de inkoopfunctie

De applicatie is een Excel-werkmap. Voor het installeren, activeren en in gebruik nemen van deze applicatie wordt verwezen naar het artikel 'Artikel- en voorraadadministratie voor uw factuurapplicatie'.
 
 
De werking van de inkoopfunctie is vergelijkbaar met de verkoopfunctie. Een verschil is dat er nu geen tweede werkblad geopend hoeft te zijn, omdat er geen facturatie plaatsvindt.
 
  1. Zorg voor een correcte installatie zoals beschreven in de publicatie ‘Artikel- en voorraadadministratie voor uw factuurapplicatie' (zie onder kopje Gerelateerde artikelen).
  2. Open Artikelenvoorraadadministratie_Vs02.xls (dus niet de xla).
  3. Druk op sneltoets Alt+F8.
 
Schermafbeelding: Macro InkoopAdministratie in Microsoft Office Excel
 
  1. Selecteer de macro InkoopAdministratie en klik op uitvoeren.
  2. Hiermee opent u het dialoogvenster Artikel ophalen uit voorraad - Inkoop.
  3. Typ een trefwoord of artikelnummer; dat mag ook een letter zijn, bijvoorbeeld m. Klik op zoeken. In de keuzelijst worden nu alle artikelen verzameld met de letter m in de omschrijving en/of in het artikelnummer, zie afbeelding.
 
Schermafbeelding: Artikel ophalen uit voorraad
 
  1. Selecteer het gewenste artikel.
  2. In het vak inkoop typt u het ingekochte aantal artikelen. Doorgaans is dit het aantal dat op de pakbon staat vermeld. In geval van een retourzending of credit mag u ook een minteken voor het aantal noteren.
  3. Klik op OK. Het ingevulde getal wordt nu opgeteld bij het voorraadaantal en meteen opgeslagen.
  4. Herhaal deze actie voor het volgende ingekochte artikel door weer opnieuw te beginnen bij stap 5
  5. Bent u klaar, klik dan op OK.
 
Schermafbeelding: Artikel ophalen uit voorraad
 
Als u eenmaal vertrouwd bent met deze manier van werken probeer het dan nu sneller te doen volgens:
 
  1. Druk op sneltoets Alt+F8
  2. Selecteer de macro inkoopadministratie en klik op uitvoeren
  3. Typ het woordje MUIS
  4. Druk op de Tab-toets om de knop zoeken te selecteren en druk vervolgens op de spatiebalk om de zoekopdracht te starten
  5. De cursor staat meteen in het vak inkoop
  6. Typ het inkoopaantal en druk op Tab om de OK-knop te selecteren en druk vervolgens op de spatiebalk om de OK-opdracht te activeren
  7. De cursor staat automatisch weer in het zoekvak om het volgende artikel in te voeren.
 
Deze methode werkt vooral prettig als u een lange lijst inkopen moet invoeren van artikelen, waarvan u de omschrijving of het artikelnummer kent.
 

Overstappen van Versie 01 naar Versie 02

De nieuwe functionaliteit van Versie 02 van de Artikel- en VoorraadAdministratie zit in het Excel-bestand verwerkt. Bent u gebruiker van de eerste versie, dan moet u de artikelgegevens uit uw oorspronkelijke bestand overhevelen naar het nieuwe bestand en vervolgens met het nieuwe bestand verder werken. De werkwijze is als volgt:
 
  1. Start Excel en open de oorspronkelijke versie van de Artikel- en VoorraadAdministratie, dus Artikelenvoorraadadministratie.xls
  2. Selecteer de rijen 4 tot en met 104 door eerst op rijnummer 3 te klikken, de Shift-toets ingedrukt te houden en vervolgens een paar keer op PageDown en Pijl omlaag te drukken
  3. Kopieer deze regels naar het klembord via sneltoets Ctrl+C
  4. Sluit het bestand en open de nieuwe versie Artikelenvoorraadadministratie_Vs02.xls
  5. Selecteer rij 4 en plak vanaf hier de gekopieerde regels in door op sneltoets Ctrl+V te drukken
  6. Bewaar het bestand via Ctrl+S
  7. Bewaar het bestand tevens als invoegtoepassing via Office-knop >> Opslaan als; gebruikt u Excel 2002 of Excel 2003 dan is de opdracht: Bestand >> Opslaan als
  8. Kies onderin het dialoogvenster achter Opslaan als voor de optie Excel-invoegtoepassing of Microsoft Excel-invoegtoepassing
  9. Klik op Opslaan.
 
Nu moet u de oorspronkelijke invoegtoepassing ongedaan maken en updaten met de nieuwe.

 

Invoegtoepassing updaten vanaf Excel 2007

Om de nieuwe invoegtoepassing te activeren en de oude te laten vervallen doet u vanaf Excel 2007 het volgende:
 
  1. Klik op Office-knop >> Opties voor Excel
  2. Klik in het linker deelvenster op Invoegtoepassingen
  3. In het rechter deelvenster ziet u het bestand Artikelenvoorraadadministratie onder het kopje ‘Actieve invoegtoepassingen' vermeld staan; Artikelenvoorraadadministratie_Vs02 staat nog onder het kopje ‘Niet-actieve invoegtoepassingen'
  4. Klik onder in beeld op de knop Start
  5. Verwijder het vinkje bij Artikelenvoorraadadministratie en klik op OK
  6. Sluit Excel en herstart het programma weer
  7. Kies Office-knop >> Opties voor Excel
  8. Klik in het linker deelvenster op Invoegtoepassingen
  9. In het rechter deelvenster ziet u het bestand Artikelenvoorraadadministratie_Vs02 onder het kopje ‘Niet-actieve invoegtoepassingen' vermeld staan
  10. Klik onder in beeld op de knop Start
  11. Plaats een vinkje bij Artikelenvoorraadadministratie_Vs02 en klik op OK
  12. Controleer of dit goed gegaan is: herhaal stap 7 en 8. In het rechter deelvenster ziet u het bestand Artikelenvoorraadadministratie_Vs02 nu onder het kopje ‘Actieve invoegtoepassingen' vermeld staan.
 
Het is aan te raden om de oorspronkelijke invoegtoepassing behulp van Windows Verkenner op te ruimen. Doe dit, terwijl Excel is afgesloten. U vindt het bestand in de map met Invoegtoepassingen. Doorgaans is dit:
 
C:\Users\Uwnaam\AppData\Roaming\Microsoft\Invoegtoepassingen
 

Invoegtoepassing updaten in Excel 2002 of Excel 2003

Om de nieuwe invoegtoepassing te activeren en de oude te laten vervallen doet u in Excel 2002 of Excel 2003 het volgende:
 
  1. Sluit Excel en start Windows Verkenner.
  2. Ga naar de map met Excel-invoegtoepassingen. Doorgaans is dit de map:
 
C:\Documents and Settings\uwnaam\Application Data\Microsoft\Invoegtoepassingen
 
  1. Verwijder het oorspronkelijke bestand Artikelenvoorraadadministratie
  2. Start Excel en kies Extra >> Invoegtoepassingen
  3. Klik in het gelijknamige dialoogvenster op Bladeren
  4. Selecteer het bestand Artikelenvoorraadadministratie_VS02
  5. Klik op OK
  6. U ziet dat de applicatie nu in de lijst Invoegtoepassingen voorkomt. Vink de optie aan.
  7. Sluit het dialoogvenster Invoegtoepassingen via OK.
 

Verdere verzoeken van gebruikers

Sinds de eerste publicatie van de Artikel- en VoorraadAdministratie hebben verschillende gebruikers doorgegeven wat zij graag verbeterd zouden willen zien aan deze applicatie. Met hun wensen is in Artikel- en VoorraadAdministratie Versie 02 rekening gehouden:
 
"Ik kan nu maar honderd artikelen invoeren; dat is voor mij net te weinig."
Het artikelenbestand van Artikel- en VoorraadAdministratie versie 02 biedt nu ruimte voor 300 artikelen.
 
"Ik zou graag artikelen willen invoeren zonder prijsvermelding (of prijs 0,00 euro) als staal."
Daartoe typt u in het prijsvak van het dialoogvenster 'Artikel ophalen uit voorraad' het cijfer 0 (nul).
 
"Jammer dat deze handige toepassing niet compatibel is met de VerkoopFactuur, zoals beschreven in Factureren met Excel."
Deze toepassing is voor elke factuurapplicatie in Excel geschikt en zeker voor de verkoopfactuur die beschreven wordt in het artikel 'Factureren met Excel'. Het enige waar u voor moet zorgen is dat u een werkmap hebt geopend met een bestandsnaam waarin het woordje 'factuur' voorkomt.
 
"Voor een doorsnee gebruiker zal deze toepassing zeer handig zijn, maar het is jammer dat hij stand-alone is ontwikkeld."
Excel is nu eenmaal een stand-aloneomgeving. Als u met meerdere gebruikers tegelijkertijd wilt factureren, moet uitgeweken worden naar een multi-useromgeving, zoals Microsoft Dynamics.
 
"Waarom kan deze applicatie niet omgekeerd werken, dus vanuit een inkooporder naar de voorraad?"
Deze functie is nieuw toegevoegd.
 
"De artikelprijzen in de factuur zijn afgerond genoteerd, dus zonder centen."
Dit kunt u voorkomen door in het artikelenbestand decimale punten te typen in plaats van een decimale komma.
 

Meer informatie

Gerelateerde artikelen

 
Abonneer u op de nieuwsbrief
.

©2009 Microsoft Corporation. Alle rechten voorbehouden. Contact opnemen |Gebruiksvoorwaarden |Handelsmerken |Privacyverklaring