Klik hier om Silverlight te installeren*
Nederland|Sitemap
Microsoft
Financien 
|Contact
Financieel Management - Bewaak uw financiën

In 10 stappen naar de beste offerte

Als uw klant of prospect u om een offerte vraagt, dan zal een goed doortimmerde offerte zijn beslissing bespoedigen. Met uw aanbieding hebt u de kans om te laten zien dat u de behoeften van uw klant begrijpt, dus benut die kans. Uw offerte is namelijk een perfecte verkoop-tool. Omgekeerd geldt: een slordige offerte zal een transactie eerder breken dan maken.
 
Dit artikel beschrijft een tien-stappenplan voor het maken van succesvolle offertes. De stappen behelzen het schetsen van een situatie, het benadrukken van een bestaand probleem binnen die situatie, het aandragen van de oplossing en het laatste duwtje. Tot slot sommen we ook nog een paar punten op, die u beslist niet in uw offerte moet doen.
 
Stap 1 - Waar staan we nu?
Stap 2 - Waar knelt het?
Stap 3 - Uw oplossing
Stap 4 - Details
Stap 5 - Investering
Stap 6 - Uniek
Stap 7 - Laatste duwtje
Stap 8 - We bellen
Stap 9 - Dank u vriendelijk
Stap 10 - Slotwoord

Stap 1 - Waar staan we nu?

Schets een situatie, waar de klant zichzelf in herkent. Dat lukt het best als u zich in de schoenen van de klant verplaatst: kijk naar de situatie en beschrijf die. Stel dat u een kopieermachine wilt verkopen, beschrijf dan de situatie rond de huidige kopieermachine. U vertelt hoe lang het huidige apparaat al bij uw klant in bedrijf is, hoe intensief het apparaat gebruikt wordt, hoe belangrijk de kopieermachine is voor de afdeling of het bedrijf, en hoe hij bijdraagt aan de productiviteit van de medewerkers. Kortom, u vertelt waar de klant op dit moment staat. Met wat u vertelt toont u aan kennis van zaken te hebben en tipt u dingen aan, waar de klant wellicht niet eerder bij stil gestaan heeft.

 

Stap 2 - Waar knelt het?

Nu u de aandacht van uw klant te pakken hebt, moet u een probleem voorleggen dat opgelost dient te worden. Beschrijf de problematiek zoals de klant deze ziet, dus niet zoals u er tegenaan kijkt. Probeer niet te denken voor de klant, maar denk zoals de klant. Constateer bijvoorbeeld dat het probleem breed is, dus dat dit het gehele bedrijf en/of vele medewerkers raakt. Maak dit duidelijk met feiten en cijfers.

 

In het geval van het kopieerapparaat zou u bijvoorbeeld kunnen berekenen hoeveel geld er voor het huidige apparaat aan onderhoud en reparaties wordt besteed, hoe het tonergebruik zich verhoudt tot dat van de nieuwe modellen, hoe kort de levensduur van de drum is ten opzichte van moderne drums enzovoort. Wijs ook op de lage printsnelheid en de lange wachttijden die daarvan het gevolg zijn. Hoe concreter uw informatie, uitgedrukt in percentages, aantallen en geld, des te gemotiveerder uw klant wordt om van uw aanbieding gebruik te maken.
 

Stap 3 - Uw oplossing

Nu wordt het spannend. Als u de eerste twee stappen goed hebt uitgevoerd en vooral steekhoudende argumenten hebt aangedragen bij stap 2, dan zal deze derde stap eigenlijk vanzelf gaan. Opnieuw de kopieermachine. U gaat nu duidelijk maken dat nieuwe kopieermachines tegenwoordig in aanschaf goedkoper zijn dan toen de vorige machine werd gekocht, dat zij goedkoper zijn in gebruik, dat de drum pas na vele tienduizenden kopietjes aan vervanging toe is, en vooral: dat een modern apparaat veel sneller is en uw medewerkers dus veel tijd bespaart. Overdrijf niet, blijf geloofwaardig. Veel verkopers begaan de fout om dingen te beloven, die niet waargemaakt kunnen worden en vroeg of laat werkt zo'n loze belofte tegen u.
 

Stap 4 - Details

Zorg ervoor dat alles waar uw klant om gevraagd heeft in de offerte voorkomt, tot en met het kleinste detail, ook al lijkt het nog zo onbenullig. Als hij bijvoorbeeld en passant heeft gezegd, dat de schoonmakers steeds de stekker van het apparaat eruit moet trekken, om te kunnen stofzuigen, neem dan een stekkerdoos in uw offerte op en benadruk het voordeel daarvan.
 

Stap 5 - Investering

Ergens in uw aanbieding bereikt u het punt waar u een prijs moet noemen. Voorkom dit woord, dus vermijd in uw offerte een kopje of titel met de naam 'Prijzenoverzicht' of - heel populair in Nederland, maar oh zo fout - het 'Kostenplaatje'. Gebruik liever een woord als 'Investering'. Hiermee wordt namelijk de indruk gewekt, dat wanneer men in uw product of oplossing investeert, men daar iets waardevols voor terugkrijgt.
 
Het is aan te raden om de bedragen te specificeren. Zo kan de klant zien hoe zijn investering is samengesteld. Mocht hij het te duur vinden, dan is de specificatie uw buffer: de klant haakt niet af, maar ziet mogelijkheden om zijn investering te verlagen. Uiteraard krijgt hij dan niet alle mogelijkheden die uw offerte voorstelt, maar dat begrijpt hij dan ook wel.
 

Stap 6 - Uniek

Leg uit waarom uw aanbieding uniek is, maar doe dat alleen als dat ook werkelijk zo is en u zeker weet dat dit bijdraagt tot de beslissing van de klant. Daarvoor moet u de sterke en zwakke punten van uw eigen product kennen, maar ook de sterke en zwakke punten van de concurrentie. Samen zijn dat vier punten die u gebalanceerd in uw aanbieding kunt gebruiken.
 

Stap 7 - Laatste duwtje

Veel mensen zijn allergisch voor het woord 'kopen'. Zij vrezen de rappe tong van de verkoper, en zijn bang in een open val te lopen. Blijf daarom altijd geduldig, ook in uw offerte. Stuur uw klanten geleidelijk naar waar u ze wilt hebben. Gebruik uw overredingskracht. Bedenk dat klanten open staan voor duidelijke oplossingen voor problemen, die u goed geargumenteerd aan het licht brengt. In deze fase hebben zij de keuze: het probleem het probleem laten of in actie komen. Als u de problematiek duidelijk hebt uitgelegd, ligt het laatste het meest voor de hand.
 
U kunt de beslissing bevorderen, door bijvoorbeeld de ROI te benadrukken, de return on investment. Veel verkopers doen hier niets mee, omdat ze ervan uitgaan, dat de klant zelf wel weet uit te rekenen hoe snel hij zijn investering terugverdiend heeft. Toch is dat niet zo vanzelfsprekend: menig klant heeft geen benul van de ROI, dus reken die voor hem uit en vermeld hem in de offerte, zodat hij duidelijk ziet, hoeveel uw oplossing hem gaat besparen, of - indien van toepassing - hoeveel hij ermee zal verdienen. Kunt u een reële ROI aantoonbaar maken, dan hebt u de order al bijna in uw zak.
 

Stap 8 - We bellen

Zeer belangrijk is om te vermelden wat de volgende stap zal zijn. Alleen het wegsturen van een aanbieding en er daarna geen vervolg meer aan geven, is zonde. U kunt dat voorkomen, door - nog voordat u de offerte verstuurt - met uw klant een datum af te spreken, waarop u de offerte samen met hem wilt doornemen. Vermeld die afspraak in de offerte. Of neem zelf het initiatief: een geschikte 'call to action' luidt bijvoorbeeld: "Ik zal u volgende week woensdag bellen om te horen hoe u erover denkt en eventuele vragen van uw kant te beantwoorden."
 

Stap 9 - Dank u vriendelijk

Hij raakt een beetje in het vergeethoekje en dat is jammer, want de bedankregel is uitermate essentieel. U geeft ermee aan betrokken te zijn en mag er zelfs enig enthousiasme in laten doorklinken. Bijvoorbeeld: "Ik wil u vriendelijk danken dat u mij deze gelegenheid hebt geboden. Het is natuurlijk fantastisch dat uw bedrijf de laatste maanden zo'n groei heeft doorgemaakt en ik weet dat onze oplossing daar nog verder aan zal bijdragen..."
 

Stap 10 - Slotwoord

Het slotwoord van uw offerte geeft u de kans iets bij uw klant achter te laten, wat hem geregeld aan uw offerte zal doen herinneren. Verwijs hier bijvoorbeeld naar een klant die veel baat heeft gehad bij uw oplossing, of vermeld hier een uitspraak van zo'n klant. Kunt u dat soort informatie niet produceren, houd het dan algemeen. Het gaat erom dat het effect van uw oplossing bij uw klant blijft hangen, bijvoorbeeld: "Wij hebben product abc nu 12 maanden in ons assortiment, en in die korte tijd is al meer dan de helft van onze klanten erop overgestapt. Hun reacties geven aan dat de besparingen die zij voor ogen hadden inderdaad behaald worden en zij zijn er allen van overtuigd dat zij de juiste beslissing hebben genomen."
 

Tot slot, wat u niet moet doen

Als u geen groot schrijver bent, roep dan de hulp in van iemand die wel kan schrijven. En voorkom te allen tijde een of meer van de volgende fouten:
 
  • Vermijd overbodige zaken. Klanten hebben een hekel aan nutteloze informatie. Wees beknopt, volledig en 'to the point'.
 
  • Uitstellen. Dit is doorgaans de grootste fout, die gemaakt wordt. Men laat het schrijven van de offerte op het laatste moment aankomen, waardoor er onvoldoende tijd is om deze goed te (laten) controleren en na te lezen, wat ten koste gaat van de kwaliteit van de offerte.
 
  • Afdrukken en nalezen. Heel veel offertes worden via e-mail verstuurd. Alvorens op 'Verzenden' te klikken wordt de tekst nog wel op het scherm nagelezen, maar dat is niet genoeg. U zult zien, als u de tekst afdrukt en nog een keer vanaf papier leest, dat er nog diverse fouten uit gehaald worden. Al is het maar een simpele taal- of typefout: hij kan uw offerte breken.
 
  • Geloof niet dat uw oplossing zaligmakend is voor de klant. Laat uw concurrent dat maar denken, maar zorg zelf voor een geloofwaardige aanbieding met bewijzen als feiten, cijfers, specificaties en referenties.
 
  • Te vaak en te snel wordt een korting geoffreerd, in de hoop de order binnen te halen. Daar zitten veel nadelen aan. Zo kan de indruk worden gewekt dat u onvoldoende vertrouwen hebt in uw product. Bovendien, als u dit één keer gedaan hebt, dan verwachten uw klanten dat u het een volgende keer weer doet.
 
  • Pochen mag, maar alleen als u uw beweringen hard kunt maken met tekst en cijfers.
 
  • Vermijd standaardoffertes, zorg voor een persoonlijke aanbieding, die helemaal op de klant toegesneden is.
 
  • Uw aanbieding hoeft geen roman te worden. Gebruik dus simpele, gemakkelijk te begrijpen taal en vermijd ellenlange zinnen en herhalingen.
 

Gerelateerde artikelen

 
Abonneer u op de nieuwsbrief
.

©2009 Microsoft Corporation. Alle rechten voorbehouden. Contact opnemen |Gebruiksvoorwaarden |Handelsmerken |Privacyverklaring