Salarisadministratie: uitbesteden of zelf doen?

Een goede salarisadministratie voeren is behoorlijk complex en vraagt van de ondernemer of zijn salarisadministrateur de nodige vakkennis. Zo moet u rekening houden met:

 

 

Na het lezen van dit artikel kunt u een afweging maken. Gaat u dit werk uitbesteden of wilt u de salarisadministratie zelf uitvoeren met behulp van een (online) salarispakket?

Het geheel uitbesteden van uw salarisadministratie klinkt natuurlijk aantrekkelijk. U hoeft in het meest optimale geval geen salarisadministrateur meer in dienst te hebben, u bent van alle sores af en kunt zich richten op uw kerntaken. Aan de andere kant leveren gespecialiseerde bedrijven deze dienstverlening niet voor niets en de vergoedingen kunnen soms aardig oplopen. Bedenk wel, dat er veel meer wordt gedaan dan alleen maar het uitbetalen van de salarissen en het verzenden van salarisstroken en jaaropgaven. Zo kan een administratiekantoor u helpen bij het doen van Eerste Dagsmeldingen, in- en uitdienstmeldingen aan de diverse instanties, ziekte- en herstelmeldingen, de afwikkeling van sociale wetgeving enzovoort. Daarnaast kunt u profiteren van vakkennis op het moment dat zich ongebruikelijke situaties voordoen op het gebied van arbeidsrecht of uitkeringen zoals WW/WIA.

 

Grotere organisaties hebben veelal een salarisadministrateur in dienst of zelfs een gespecialiseerde afdeling voor de salarisverwerking. Deze medewerker(s) gebruiken speciale software die regelmatig geüpdate wordt. Het is niet de bedoeling van dit artikel om de diverse professionele pakketten met elkaar te vergelijken. Interessanter zijn de varianten van deze software die beschikbaar zijn voor kleinere bedrijven.

 

Voor kleine bedrijven is het zelf voeren van een salarisadministratie een goede optie als de bedrijfsvoering vrij eenvoudig is en er niet zoveel personeelsleden zijn. Wel kan het wat ingewikkelder worden als een CAO van toepassing is. Enkele bekende Windows-programma's voor salarisadministratie zijn:

 

 

Een zeker zo interessante ontwikkeling zijn de online oplossingen voor de salarisadministratie. Er zullen in de toekomst steeds meer van deze SAAS-oplossingen ('software as a service') beschikbaar komen. Soms hoort u ook de term ASP (Application Service Provider). Het komt erop neer dat de applicatie op een webserver draait en via het internet op elke locatie beschikbaar is. Het enige wat u nodig heeft is een internetverbinding en een browser als Microsoft Internet Explorer.

 

Een groot voordeel van webapplicaties is dat u nooit updates hoeft te installeren. De software wordt namelijk centraal onderhouden en is altijd bijgewerkt naar de laatste wettelijke regelingen. Ook foutjes worden er door de leverancier automatisch uitgehaald, daar hoeft u zich niet mee bezig te houden.

 

Voor sommige ondernemers kan het bovendien een voordeel zijn dat de applicatie overal, dus ook vanuit huis, bereikbaar is. Een greep uit de inmiddels op de markt beschikbare oplossingen voor online salarisadministratie:

 

 

 

Een stabiele infrastructuur is hier van groot belang. U moet beslist over een zeer betrouwbaar en veilig besturingssysteem en dito internetverbinding beschikken, wilt u vertrouwelijke gegevens zoals salarissen online gaan administreren.

 

Een modern besturingssysteem als Windows Vista is hier de beste oplossing, omdat het veiliger en nog stabieler is dan Windows XP. Met een online webapplicatie, die onder Internet Explorer draait, hoeft u overigens niet te vrezen voor compatibiliteitsproblemen, omdat het feilloos draait onder Windows Vista.

 

Een tussenvorm van salarisadministratie is die waarbij u zelf mutaties kunt doorvoeren, maar waarbij een dienstverlener uw salarisadministratie opzet, controleert en beheert. U hoeft daarvoor meestal geen software aan te schaffen of te installeren.

 

De mutaties worden online doorgevoerd. Niet altijd als een webservice, want diverse aanbieders laten u ook op hun systeem inloggen via een terminal emulatieprogramma als Microsoft Terminal Server of Citrix. Alle grote aanbieders ondersteunen tussenvormen van salarisadministratie. Bijvoorbeeld:

 

 

 

Daarnaast zijn er gespecialiseerde administratiekantoren waarbij de verantwoordelijkheden in overleg worden bepaald. In veel gevallen krijgt u via een ASP-oplossing toegang tot uw eigen salarisadministratie.

 

Uitbesteden is ideaal voor MKB-ers die geen of onvoldoende kennis van salarisadministratie hebben en/of waar de salarisadministratie ingewikkeld is. De kosten vallen mee wanneer u bedenkt hoeveel tijd en mogelijke fouten u zich bespaart. Voor grote bedrijven kunnen doelen als kwaliteitsverbetering en kostenreductie redenen zijn om de salarisverwerking geheel uit te besteden in de vorm van Business Process Outsourcing (BPO). Ook wanneer u een deel van de administratie zelf wilt doen is het mogelijk hulp te krijgen van externe deskundigen. Een interessante optie is het zelf invoeren van salarismutaties en het overlaten van de controle en verwerking aan een specialist.

 

Het zelf voeren van uw salarisadministratie is geen heksentoer als u enige kennis van zaken heeft of in elk geval een overzichtelijke bedrijfsvoering hebt met weinig uitzonderlijke situaties. Het is dan wel van belang dat u de regelgevingen - bijvoorbeeld op fiscaal terrein - kent en de ontwikkelingen bijhoudt. U kunt dan voor een paar honderd euro een programma voor salarisadministratie aanschaffen. Let wel op de steeds terugkerende updates en daarmee verbonden onderhoudskosten.

 

De salarisadministratie via een online systeem is nog vrij nieuw. Hier betaalt u meestal een paar euro per medewerker per periode. Vooral op dit vlak zullen steeds meer mogelijkheden te verwachten zijn. De voornaamste eis is hier een veilige en betrouwbare IT-infrastructuur, bij voorkeur gebaseerd op Microsoft Windows Vista.