Haal meer uit Outlook deel 3 - Marketingmailings

De eerste mogelijkheid is om de ontvangers van uw bericht te selecteren in het adresboek of de contactpersonenlijst. Alle e-mailadressen worden dan in het veld Aan vermeld. Bezwaar daarvan is dat de adressen dan door alle ontvangers zijn te lezen, iets wat bij externe berichten meestal niet de bedoeling is.

 

Het is daarom slimmer om een distributielijst van ontvangers aan te maken. Deze distributielijst plaatst u in het veld BCC, terwijl uw eigen e-mailadres, of een neutraal adres zoals mailing@uwbedrijf.com, in het veld Aan komt te staan. Zo kunt u een mailing aan een groot aantal mensen sturen met behoud van hun privacy.

 

Zo maakt u een distributielijst voor een mailing:

 

 

Er is nu een groep toegevoegd aan de lijst van contactpersonen.

 

 

Om de distributielijst te gebruiken voor een externe mailing gaat u als volgt te werk:

 

 

 

In een database kunt u velden gebruiken voor het markeren van adressen; in een database noemen we een adres een record. Met zo'n markering kunt u bijvoorbeeld aangeven dat uw klant tot uw beste klanten behoort, of dat een contactpersoon een aanbiedingsmailing moet ontvangen.

 

De adreslijst van Outlook gedraagt zich als een database. Voor het markeren kunt u een van de weinig gebruikte velden in Outlook benutten, zoals het veld Bijnaam:

 

 

 

U kunt nu de functie Afdruk samenvoegen in Word gebruiken om een aanbiedingmailing te maken naar de gemarkeerde personen. Tijdens het samenvoegen moet u daartoe een filter toepassen. In dit voorbeeld kiest u merkwaardig genoeg niet het veld Bijnaam, maar Roepnaam. Vul in dat dit gelijk moet zijn aan 'aanbieding'. Hiermee worden de juiste personen geselecteerd.

 

Om een gefilterde lijst te zien in Outlook zelf gaat u anders te werk:

 

 

 

Om het filter op te heffen kiest u Beeld >> Huidige weergave >> Huidige weergave aanpassen. Klik dan op de knop Beginwaarden van huidige weergave en tweemaal op OK.

 

Outlook is in beginsel gemaakt om persoonlijke berichten te sturen. Wanneer u een grootschalige mailing uitstuurt via Outlook, moet u rekening houden met een of meer van onderstaande mogelijke scenario's:

 

 

In dit artikel is het maken en gebruiken van distributielijsten besproken. Deze lijsten zijn bijzonder handig wanneer u een mailing naar een groep personen wilt sturen. Ook is besproken hoe u zelden gebruikte velden kunt inzetten voor het maken van markeringen. Hiermee filtert u de gemarkeerde personen later uit de contactpersonenlijst.