In deze driedelige mini-cursus leggen wij uit hoe u Microsoft Office Word 2010 kunt inzetten voor het maken van zakelijke rapporten. In het eerste deel hebben we stijlen, thema's en afbeeldingen behandeld. In dit tweede deel besteden we aandacht aan het werken met bouwstenen en bladwijzers. Ook het snel navigeren door een groot document komt aan bod.

Microsoft Word 2010 is voorzien van een groot aantal herbruikbare stukken tekst met opmaak, die u gemakkelijk kunt invoegen in het document. Dit worden bouwstenen genoemd. U kunt bouwstenen ook bij sjablonen opslaan en zo door anderen laten gebruiken. Een voorbeeld van een geavanceerde bouwsteen is het voorblad voor een rapport. Om een voorblad in te voegen handelt u als volgt:

 

 

In bovenstaand geval wordt geen standaardtekst ingevoegd, maar een pagina met volledige opmaak. U kunt ook eigen tekst hergebruiken. Dat doet u als volgt:

 

 

 

Word 2010 kan pagina-indelingen als marges, de afdrukstand of kop- en voetteksten toepassen op het hele document. Maar wat nu als u alleen de indeling met Romeinse cijfers genummerd wilt hebben? Of slechts één pagina met bijvoorbeeld een grafiek liggend wilt afdrukken? In dergelijke gevallen gebruikt u secties. Dat werkt als volgt:

 

 

 

De tekst vanaf Kop 3 begint nu altijd op een nieuwe pagina en vormt tevens het begin van een nieuwe sectie. Zo maakt u de secties zichtbaar:

1. Rechtsklik in de statusbalk en zorg dat Sectie is aangevinkt.
2. Klik afwisselend in pagina 1 en 2 en bekijk de aanduiding Sectie: in de statusbalk.

 

 

 

 

 

Het venster Ga naar biedt handige mogelijkheden om snel door een groot document te navigeren:

1. Druk op Ctrl+G om de functie Ga naar te openen.
2. Kies Pagina, typ het paginanummer en klik op Ga naar om direct naar een bepaalde pagina te gaan.
3. Kies Sectie, typ het sectienummer en klik op Ga naar om direct naar een bepaalde sectie te gaan.
4. Met Bladwijzer kunt u ook naar een benoemde bladwijzer gaan zonder de knop Bladwijzer te gebruiken.
5. Klik op Sluiten als u aangeland bent waar u wilt zijn.

 

Word 2010 kent ook een aantal navigatieknoppen voor liefhebbers van de muis:

1. Klik op het knopje Bladerobject selecteren onder de verticale schuifbalk.
2. Kies bijvoorbeeld Bladeren per pagina of Bladeren per afbeelding.
3. Klik op de pijlknoppen omhoog of omlaag.

 

In dit tweede deel van onze driedelige mini-cursus over zakelijke rapporten in Word 2010 hebt u gezien hoe u veel voorkomende teksten gemakkelijk kunt invoegen met Bouwstenen. Secties zijn belangrijk voor de opmaak van uw document. Bladwijzers, de functie Ga naar en het Bladerobject dienen om snel de weg te vinden in grote documenten. In deel 3 behandelen wij onder meer kop- en voetteksten, velden, de inhoudsopgave en de index.