Microsoft Access 2007: tips & trucs

In Access 2007 worden de rijen in een tabel (in de Gegevensbladweergave) om en om gekleurd. Hierdoor zijn de bij elkaar horende gegevens van elk record beter te herkennen. Wist u dat u de arceringskleur zelf kunt instellen? Gebruik hiervoor de knop Afwisselende opvullings/achtergrondkleur in de groep Lettertype van het tabblad Start.

 

 

Om het geslacht in een tabel op te slaan maakt u gewoonlijk een veld met een lengte van één teken. Hierin komt een M of een V, respectievelijk voor man of vrouw. Als het geslacht onbekend is moet dit veld natuurlijk leeg kunnen blijven. Maar het is niet de bedoeling dat er iets anders ingevuld wordt. Dit kunt u voorkomen door een validatieregel op te nemen. Dat doet u als volgt:

 

 

 

Uiteraard kunt u databases die gemaakt zijn in oudere Access-versies normaal openen en gebruiken. Maar op den duur is het wellicht handig het oude .MDB-formaat te verruilen voor de voordelen van het nieuwe .ACCDB-formaat. Als er geen gebruikers van een oudere Access-versie (meer) zijn zet u de database als volgt om:

 

 

 

Veel 2007 Microsoft Office system-onderdelen kunnen u helpen veel gemaakte typefouten te voorkomen. Zo ook Access 2007. Het programma kan zinnen automatisch met een hoofdletter laten beginnen of fouten als 'ten alle tijde' veranderen in 'te allen tijde'. Als u dat absoluut niet wilt, dan kunt u AutoCorrectie als volgt uitzetten:

 

 

 

In het nieuwe navigatiedeelvenster van Access 2007 ziet u de in de database aanwezige objecten. Meestal worden de objecten gegroepeerd, zodat u bij een bepaalde tabel ook de bijbehorende formulieren en query's ziet. U kunt de weergave echter veranderen zodat de objecten per type gegroepeerd worden:

 

 

 

De allersnelste methode om een formulier te maken is nu ingebouwd in Access 2007. Het enige dat u hoeft te doen is het selecteren van de tabel en het klikken op een knop. Dat gaat als volgt:

 

 

 

Gegevens in een database moeten eenduidig zijn. Zo is het belangrijk dat een woonplaats of provincienaam overal op dezelfde manier geschreven is, om latere selecties makkelijk te maken. Stel dat uw database 'vervuild' is door verschillende invoer. U kunt dan een bijwerkquery maken. Eenvoudiger is gewoon zoeken en vervangen:

 

 

 

U kunt de gegevens in een tabel nu zeer snel filteren. Dat is gemakkelijk wanneer u zonder het maken van query's of rapporten gewoon een lijst wilt van alle bestellingen door een bepaalde klant, alle medewerkers die in Eindhoven wonen enzovoort. Het filteren gaat als volgt: