Zo verzendt u een digitaal document mét handtekening

Bij digitale documenten hoort in feite een digitale handtekening. Er zijn manieren om uw e-mail van zo'n digitale handtekening te voorzien. Deze ziet er echter niet uit als een 'handtekening', maar is meer een code die de authenticiteit van het document en de afzender garandeert.

 

Omdat veel bedrijven evenwel nog zeer traditioneel denken en graag een 'handgeschreven' handtekening onder een document willen zien, is de focus van dit artikel daarop gericht. Voor een digitale handtekening wordt verwezen naar andere artikelen.

Het is afhankelijk van de hardware en software waarover u op kantoor kunt beschikken, hoe u de kwestie oplost. Hebt u bijvoorbeeld alleen een digitale camera voorhanden, of een mobiele telefoon met ingebouwde camera, dan kunt u van het ondertekende document een foto maken. Deze hevelt u als JPG-bestand over naar uw pc, om hem als bijlage per e-mail te verzenden.

 

Een paar tips: stel uw toestel in op een resolutie van minimaal 1500x1000 pixels en zorg dat de foto bijna het gehele document beslaat. Op die manier behoudt de afbeelding voldoende detaillering om de tekst goed te kunnen lezen.

 

Volgens de bovenbeschreven methode maakt u van uw document een foto. Het aldus verkregen fotobestand is vrij groot, ergens tussen 2 en 5 Megabyte, waardoor het verzenden lang duurt en er relatief veel opslagruimte nodig is. Als dit vaker voorkomt, is het dan ook slimmer om eenmalig alleen van uw handtekening een foto te maken, die u in de diverse documenten kunt plakken. In Outlook en Word doet u dat gemakkelijk via Invoegen >> Afbeelding. Het op deze manier ondertekende document hoeft u vervolgens alleen maar terug te mailen naar de afzender.

 

Door zijn populariteit is het digitale fototoestel een hulpmiddel waar tegenwoordig snel naar gegrepen wordt. Het scannen van een document geeft echter een veel beter resultaat. Toont het witte papier op een digitale foto vaak grijzig, op een scan is het echt wit. Ook de resolutie is beter, terwijl de vervorming van het beeld minimaal is. Vooropgesteld dat u over een scanner of multifunctional kunt beschikken is de werkwijze heel simpel: u legt het document op de glasplaat, drukt op de scan-knop op het apparaat. Zit er een display op de scanner dan kiest u hier de bestemming van de scan: uw pc.

 

 

Prompt verschijnt er een venster op uw scherm met daarin het gescande document. Meestal komt het document binnen als afbeelding, maar afhankelijk van de mogelijkheden van uw scanner en de meegeleverde software kan het ook in een ander formaat arriveren en kunt u de scan direct naar een e-mail adres verzenden. Dat kan een bestand zijn in JPEG-formaat, PDF-formaat of het moderne XPS-formaat. Diverse leveranciers van scanners en multifunctionals hebben hun producten geschikt gemaakt voor het jonge XPS-formaat. Zo heeft de Xerox WorkCenter 7345 ingebouwde XPS-functies en heeft Hewlett-Packard diverse scanners beschikbaar voor XPS, waaronder de N7710 en N8460. Hebt u reeds een standaard scanner, dan kunt u hiermee via OmniPage 16 of PaperPort software XPS-formaat bestanden produceren. Het resultaat van de scan stuurt u als bijlage mee met uw e-mail bericht.

 

Een tekentablet is een elektronisch tekentableau, dat u via de USB-poort met uw pc of laptop verbindt. Bij het tablet hoort een speciale pen, waarmee u over het tablet beweegt. Daarmee heeft de pen de functie van een muis. Daarnaast kunt u er ook daadwerkelijk mee tekenen, schetsen en ondertekenen. Op het tablet zelf ziet u geen lijnen verschijnen, maar wel op het scherm. Werkt u in Word en maakt u op het tablet een handtekening, dan wordt die als een grafisch object op de cursorpositie in het document opgenomen. Is de handtekening te groot, dan klikt u in de afbeelding en sleept de formaatgrepen (de hoekpunten) tot hij het gewenste formaat heeft. Vervolgens kunt u het document opslaan en via e-mail versturen.

 

De Tablet pc is een combinatie van tekentablet en laptop. In plaats van een apart tekentablet fungeert het aanraakgevoelige scherm van de laptop als tekentablet. Met het hiervoor ontwikkelde Ink-script worden getekende letters automatisch herkend en als herkenbare tekst verwerkt. Ingeval van een tekening of handtekening is dit niet nodig: de handtekening wordt als grafisch object aan het document toegevoegd. Vervolgens kunt u het document opslaan en via e-mail versturen.

 

De digitale handtekening is in de bancaire wereld al dagelijkse praktijk en zal de komende tijd ook in andere branches haar intrede doen. In die overgangsperiode blijft de traditionele handtekening onmisbaar. Dit artikel heeft enkele mogelijkheden laten zien om een digitaal document van zo'n handtekening te voorzien.