E-mailberichten beheren in Outlook 2007

Alle e-mailberichten beheren vanuit één groot Postvak IN is als een bibliotheek waarbij alle boeken op een grote berg liggen. Door mappen te maken en e-mailberichten over deze mappen te verdelen creëert u overzicht. Een nieuwe map maakt u als volgt aan:

 

 

Outlook 2007 toont achter elke map hoeveel ongelezen berichten erin zitten. Toch kan het lastig zijn het overzicht over recente of belangrijke berichten te behouden. De oplossing? Zoekmappen. Zo gebruikt u een ingebouwde zoekmap:

 

 

Zo maakt u zelf een zoekmap:

 

 

De nieuwe zoekmap is direct actief en toont in dit voorbeeld alle berichten met de urgentie Hoog (te herkennen aan een uitroepteken).

 

 

 

Met Regels maakt u geautomatiseerde acties aan. Zo kunt u bijvoorbeeld berichten met bepaalde teksten in het onderwerp direct verwijderen, berichten van bepaalde personen naar een specifieke map verplaatsen of alle berichten met een bepaalde urgentie doorsturen. Zo maakt u een regel:

 

 

In bovenstaand voorbeeld zullen alle nieuwe berichten van een bepaalde persoon automatisch verplaatst worden naar een specifieke map.

 

 

 

Veel mensen zijn vooral geïnteresseerd in berichten die specifiek naar hen zijn gestuurd. Ook hiervoor kunt u een zoekmap aanmaken, maar u kunt deze berichten ook in een andere kleur laten verschijnen. Dat gaat als volgt:

 

 

U kunt dit gedrag weer uitschakelen door dezelfde stappen te volgen en op Uitschakelen te klikken.

 

 

Een overvol Postvak IN is niet alleen lastig voor u, maar ook voor uw organisatie. Al die berichten vereisen extra opslagruimte en dat kost geld. Daarom stellen organisaties vaak een limiet aan de grootte van uw postvak. Gaat u hier overheen, dan kunt u mogelijk geen mail meer ontvangen of versturen. Zo controleert u de totale grootte van alle items in Outlook 2007:

 

 

 

U kunt besluiten om berichten met grote bijlagen te verwijderen of om oudere berichten te wissen. Alle berichten met grote bijlagen vindt u met de zoekmap Grote e-mail. Om oude berichten te bekijken klikt u een map aan, sorteert u de inhoud op Ontvangen en loopt u de berichten van onderaf door. Vergeet daarbij ook de map Verzonden items niet.

 

In de meeste bedrijven wordt alle e-mail centraal op een e-mailserver, bijvoorbeeld Microsoft Exchange Server, bewaard. Outlook 2007 kan echter ook dan nog steeds lokale bestanden gebruiken. Dat is vooral nuttig bij het archiveren van oude e-mailberichten en om berichten lokaal te bewaren. Zo stelt u het automatisch archiveren in:

 

 

Zo maakt u Persoonlijke mappen voor lokale opslag aan:

 

 

 

Kleine bedrijven beschikken vaak niet over Exchange Server. In dat geval moet u de items in Outlook 2007 zelf veiligstellen. U kunt de .pst-bestanden zelf zoeken en kopiëren. Een gemakkelijker manier is door gebruik te maken van de Invoegtoepassing voor Outlook 2007/2003/2002: Back-up van persoonlijke mappen. Na installatie van dit hulpprogramma wordt regelmatig een back-up van uw .pst-bestanden gemaakt.