Fax versturen via e-mail

Er zijn tal van situaties waarin een faxbericht de voorkeur verdient boven e-mail. Als uw document bijvoorbeeld een handmatig in te vullen formulier is of een ondertekening vereist, is het versturen van dat document per fax nog altijd de handigste manier. Internet Fax Services voegt daar nog enkele bijzondere voordelen aan toe:

 

 

Zoals een e-mailbericht naar een e-mail-provider wordt gestuurd, die er vervolgens voor zorgt dat uw bericht via het internet bij de geadresseerde aankomt, zo stuurt de Internet Fax Service in Office uw faxbericht naar een Fax Service Provider, die uw bericht naar het faxnummer van uw relatie doorstuurt.

 

Vanuit uw Office-applicatie (Outlook, PowerPoint, Word of Excel) kunt u direct verbinding maken met de Fax Service Provider. Dat kan ook vanuit het Microsoft Office Document Imaging Program (MODI), het programma waarmee u uw scanner gebruikt. U vindt het Microsoft Office Document Imaging Program onder Start >> (Alle) programma's >> Microsoft Office >> Office hulpprogramma's >> Microsoft Office Document Imaging.

 

De systeemvoorwaarden voor Internet Fax Services zijn:

 

 

De eerste stap die u moet nemen is het aangaan van een abonnement met een Fax Service Provider. Per maand kost zo'n abonnement 6 tot 11 euro, maar de eerste maand kunt u het gratis uitproberen.

 

Aanmelden kan bij een van de Fax Service Providers, die u via onderstaande link kunt bereiken. Bij sommige providers kunt u kiezen of u een abonnement wilt met alleen verzendfunctionaliteit, of ook met ontvangmogelijkheden. Kiest u voor het laatste, dan ontvangt u na aanmelding een telefoonnummer, waar u de voor u bestemde faxberichten naartoe kunt laten sturen. Deze faxberichten ontvangt u voortaan als e-mail bijlagen in uw Postvak In. Dit telefoonnummer begint met een netnummer van de vestiging van uw Fax Service Provider; dat hoeft dus niet hetzelfde te zijn als van uw woonplaats en kan zelfs een nummer in het buitenland zijn.

 

 

 

Zodra u een fax vanuit een Office-applicatie wilt verzenden, zorgen Word en Outlook voor de benodigde bedieningsinterface. Die interface zorgt ervoor dat het document dat u wilt faxen wordt omgezet in een afbeelding in het TIF-formaat. Deze afbeelding wordt als bijlage toegevoegd aan een e-mailbericht waarop de naam en het faxnummer van de ontvanger komen te staan. Die informatie kunt u typen, maar ook opzoeken in het adresboek van Outlook. Het faxnummer hoeft niet in Nederland te zijn. Door het noteren van een plusteken gevolg door het landteken, zoals +32 voor België of +49 voor Duitsland, kunt u ook naar het buitenland faxen.

 

Desgewenst kunt u het faxbericht vooraf bekijken, alvorens het te verzenden. Dat geschiedt met behulp van Microsoft Office Document Image Writer of MODI. Nadat u uw bericht hebt gefaxt, krijgt u ter bevestiging van uw Fax Service Provider een e-mailbericht, dat vermeldt dat de verzending van het faxbericht succesvol is verlopen.

 

Mocht er geen internet verbinding zijn, dan wordt het faxbericht net als een e-mailbericht tijdelijk opgeslagen in het Postvak Uit. Zodra er weer een internetverbinding is wordt het faxbericht alsnog verzonden. Verzonden faxberichten worden gearchiveerd in de map Verzonden van Outlook.

 

Na de beschrijving in grote lijnen hierboven volgt hier de stap voor stap beschrijving:

 

 

 

 

Zoals u in stap 4 hebt gezien, dient het e-mailbericht zelf als faxvoorblad. In veel gevallen is een faxvoorblad overbodig, maar als u een faxbericht verstuurt naar een grotere onderneming, waar meerdere mensen van hetzelfde faxnummer gebruik maken, is een faxvoorblad nuttig, om aan te geven voor wie uw faxbericht bestemd is. Vul het veld Aan in om ervoor te zorgen dat het bericht bij de juiste ontvanger aankomt.

 

Let erop dat u - als u een sjabloon gebruikt met een kop- en/of voettekst (bijvoorbeeld met een bedrijfslogo) -, dat deze kop- of voettekst alleen wordt doorgefaxt, als het e-mail bericht zelf tenminste een stukje tekst bevat. Is dat niet het geval, dan zal de informatie in de kop- of voettekst op het ontvangen faxbericht ontbreken.

 

Afhankelijk van het gekozen abonnement bieden sommige Fax Service Providers u een telefoonnummer, waar u faxberichten, die voor u bestand zijn, naartoe kunt laten sturen. Deze faxberichten worden vervolgens naar u doorgestuurd als e-mailberichten, met een TIF-bestand als bijlage. Dit TIF-bestand kunt u inzien, afdrukken en zelfs van commentaar voorzien met het MODI-programma. De ontvangen fax kunt u desgewenst ook doorsturen naar andere geïnteresseerden of (inclusief uw commentaar) terug naar de afzender.

 

In dit artikel hebt u gezien dat het niet nodig is om een document eerst af te drukken om vervolgens via het faxapparaat te versturen. De functie Internet Fax Services, die u in verschillende Office-applicaties aantreft, maakt het u een stuk gemakkelijker. U bespaart tijd bij het faxapparaat, kosten bij internationaal faxverkeer en kunt bovendien vanaf een virtuele vestiging in het buitenland uw faxberichten laten versturen.