Minicursus: formules maken in Excel deel 1

Om goed met Excel te kunnen omgaan moet u een beetje bekend zijn met de onderdelen voor het maken van een formule. Om te beginnen zet u de cursor natuurlijk in de cel waar de formule nodig is. In Excel 2007 lichten de rij- en kolomaanduiding oranje op om duidelijk te laten zien waar u zich in het werkblad bevindt. Boven de kolomnamen ziet u een balk. Helemaal links in deze balk wordt getoond in welke cel u zich bevindt. Ernaast ziet u een gebied met de knop fx. Met deze knop kunt u complexe formules maken of wijzigen. Het grote tekstvak is de formulebalk. Hierin typt u de formule en kunt u bekijken hoe een formule in een cel eruit ziet. Helemaal rechts in de formulebalk vindt u nog een knop om het invoergebied groter te maken.

 

In Excel beginnen formules altijd met een isgelijkteken (=) om de invoer te onderscheiden van normale tekst en getallen. Wat daarna volgt kan een eenvoudige berekening zijn, een functie (een ingebouwde formule van Excel), een verwijzing of een combinatie van deze drie.

 

 

In de afbeelding hierboven is al een formule ingevoerd. In cel C8 staat de uitkomst 8. Dit is geen ingetypte waarde, maar de uitkomst van een formule. Dat ziet u door op de cel te klikken en boven in beeld de formulebalk te bestuderen. Hier staat de formule:

 

 

Na het verplichte isgelijkteken (=) worden eerst twee getallen bij elkaar opgeteld: 5+5, uitkomst 10. Hiervan wordt de waarde 2 afgetrokken (uitkomst 8). Excel volgt uiteraard de rekenregels van Mijnheer Van Dalen. De tekens + en - die hier de berekening uitvoeren worden operatoren genoemd.

 

Excel gebruikt meer rekenkundige operatoren, dan alleen plus en min. U voert deze in om het programma duidelijk te maken hoe gerekend moet worden. De volgende vier tekens moet u uit het hoofd kennen:

 

Operator Voorbeeld
Optellen (+) 5+5
Aftrekken (-) 5-2
Vermenigvuldigen (*) 5*5
Delen (/) 5/2

 

Om een reeks getallen op te tellen kunt u een formule maken die alle cellen met plustekens verbindt, zoals:

 

 

Dat gaat natuurlijk niet meer wanneer u zeer veel getallen wilt optellen. Daarom beschikt Excel over functies. Een voorbeeld van een functie is SOM. Deze telt voor u alle waarden in een bereik op. Het bereik wordt opgegeven tussen haakjes; het bereik is daarmee het argument van de functie. Om een bereik in te voeren typt u het adres van de eerste cel, een dubbele punt, gevolgd door het adres van de laatste cel.

Er is een gemakkelijkere manier, namelijk door het bereik aan te wijzen met de muis. Klik in de formule op de eerste cel van het bereik, houd de muisknop ingedrukt en sleep tot de laatste cel.
Om de functie SOM in te voeren kunt u typen:

 

 

Typ of sleep het bereik, sluit af met een haakje ')' en druk op Enter.

 

 =SOM(C5:C7)

 

Het kan nog makkelijker. Excel heeft een speciale knop voor de functie SOM. Deze zorgt er in de meeste gevallen ook nog voor dat het bereik automatisch wordt herkend en ingevoerd. Vul bijvoorbeeld enkele cellen onder elkaar met getallen. Ga in een lege cel onder de getallen staan en klik op de knop SOM (het teken op de knop is een Griekse hoofdletter S en lijkt op een E). Excel vult de functie SOM in, compleet met het bereik van de zojuist ingevulde getallen. U hoeft alleen nog maar op Enter te drukken.

 

Naast de knop SOM verbergen zich nog meer handige functies: klik op de pijl naast de knop SOM. Zo kunt u bijvoorbeeld heel gemakkelijk uitrekenen hoeveel het Gemiddelde is van het bereik getallen, dat u zojuist hebt ingevuld.

 

 

Om een bestaande formule te wijzigen klikt u eerst in de cel waarin de formule staat. Tegelijkertijd ziet u de formule boven in beeld in de formulebalk verschijnen. Klik hierin om de formule te wijzigen. Het wijzigen kan ook direct in de cel gebeuren: dubbelklik hiertoe in de cel.

 

Om een formule te kopiëren selecteert u de cel en kopieert u deze op de normale wijze. Dat kan via kopiëren (Ctrl+C) en plakken (Ctrl+V), maar u kunt ook op de rechter onderhoek van de celaanwijzer klikken en slepen, om de formule naar een aantal naastgelegen cellen te kopiëren.

 

Om het werken met formules te oefenen kunt u een eenvoudige factuur maken, zoals afgebeeld.

 

 

 

 

 

U moet nu twee formules maken. De eerste komt in cel C4 en moet de prijs inclusief BTW uitrekenen. De tweede vermenigvuldigt deze prijs met het aantal. De formule in C4 is:

 

 =B4+B4*0,19

 

De prijs van het product wordt opgeteld bij het btw-bedrag, hier ingevuld als B4*0,19. Als de BTW 20% wordt, typt u hier B4*0,2. Het is overigens handiger het BTW percentage buiten de formule te houden, maar in deze instapcursus gaan wij daar niet op in. De formule in E4 is:

 

 

Hier vermenigvuldigt u simpelweg de prijs inclusief btw met het aantal. Wanneer u nieuwe producten wilt invoeren kopieert u de formules naar beneden. Onderaan de factuur kunt u een totaalbedrag plaatsen door op de knop Som te drukken, gevolgd door Enter. Uw eenvoudige factuur is klaar.