Mini-cursus Microsoft Office Access 2007- Een klantendatabase maken- deel 1

Databases bestaan uit tabellen met informatie. Een tabel ziet er in feite net zo uit als een werkblad in Excel: de kolommen zijn de velden en de rijen de records. Het is altijd verstandig als om te zorgen dat gegevens slechts één keer in de database voorkomen. Als u bijvoorbeeld twee contactpersonen van één bedrijf in de database wilt opslaan, dan bewaart u de adresgegevens van het bedrijf slechts éénmaal. In een relatiedatabase is het namelijk gebruikelijk een tabel te maken voor organisaties en een tweede tabel voor contactpersonen in die organisaties. Deze worden aan elkaar gekoppeld, zodat de database weet welke contactpersonen bij welk bedrijf werken. De relatiedatabase die wij in deze mini-cursus gaan maken bestaat uit vier onderdelen, te weten een organisatietabel, een contactpersonentabel, een contactentabel en een werknemerstabel.

 

 

1. Start Access 2007.
2. Klik op het pictogram Lege database.
3. In het rechterdeel van het venster kunt u een bestandsnaam opgeven. Klik op het gele mapje om ook de map op de harde schijf te kiezen.
4. Klik op Maken om de nieuwe, lege database te maken. U komt nu direct in de gegevensbladweergave van een nieuwe tabel terecht. Access 2007 gaat ervan uit dat u direct gegevens wilt invoeren. Dat doen we nu niet, omdat we ons nu even beperken tot de opbouw van de tabellen.
5. Klik op de schakelknop Weergave (in het tabblad Gegevensblad) en open de Ontwerpweergave.
6. Noem de tabel tblOrganisaties en klik op OK.
7. Typ bij de eerste veldnaam OrganisatieID. Laat het gegevenstype staan op Autonummering.
8. Vul de overige veldnamen in bijgaande afbeelding. Let op het juiste gegevenstype: dit is overal tekst, behalve bij Website, waar het type Hyperlink is. U kunt de veldlengte van de velden Postcode en PostcodePostbus inkorten van 255 naar 15 tekens en Telefoonnummer en Faxnummer naar 50 tekens. Dat is ruim voldoende.
9. Klik op het kruisje om de tabel te sluiten en sla de wijzigingen op.

 

 

De eerste tabel is nu klaar. We gaan nu de overige tabellen maken en daarna de gegevens aan elkaar koppelen.

 

De contactpersonentabel maakt u als volgt:

 

 

 

De werknemerstabel maakt u als volgt:

 

 

 

1. Ga naar het tabblad Maken en klik op de knop Tabel.
2. Klik op de knop Weergave in het tabblad Gegevensblad en kies Ontwerpweergave.
3. Noem de tabel tblContacten en klik op OK.
4. Vul de velden in zoals vermeld in bijgaande afbeelding. Zorg dat de velden Contactpersoon en Werknemer Numeriek zijn met de veldlengte Lange integer. Let ook op de gegevenstypen van de andere velden.
5. Klik op het kruisje om de tabel te sluiten en sla de wijzigingen op.

 

 

Met behulp van een ingebouwde Wizard opzoeken kunt u aangeven dat de waarde in een veld niet wordt ingetypt, maar opgezocht in een andere tabel. Hierdoor kunt u op eenvoudige wijze een koppeling leggen tussen de tabel tblContactpersonen, waarin de organisatienaam van de contactpersoon moet staan, en de tabel tblOrganisaties, waar deze organisatienamen al zijn ingevuld. Dat gaat als volgt in zijn werk:

 

 

 

Dit was het eerste deel van een driedelige mini-cursus over het maken van een klantendatabase in Access 2007. In dit deel hebt u geleerd tabellen te maken en verbindingen te leggen tussen de gegevens in verschillende tabellen. Waarom dat nodig is blijkt in deel twee, wanneer u gegevens gaat invoeren.