Mini-cursus Microsoft Office Access 2007- Bouw een klantendatabase- deel 2

Als u alle stappen in het eerste deel van deze mini-cursus goed hebt doorlopen, dan beschikt u over een Access 2007 database met daarin vier tabellen. Te weten een organisatietabel, een contactpersonentabel, een contactentabel en een werknemerstabel. We gaan nu gegevens rechtstreeks in een tabel invullen. Dat is niet de meest gebruikersvriendelijke manier, maar u leert hierdoor wel hoe de tabellen en hun onderlinge relaties precies in elkaar zitten. Deze kennis is onontbeerlijk voor de rest van deze mini-cursus. Handel als volgt:

 

 

Organisatienaam	Bedrijf A	Bedrijf B	Bedrijf C
Adres	Plein 1900	Straat 1	J de Grootlaan 12
Postcode	2873 HC	9988 NC	1020
Plaats			Brussel
Land			België
Postbus			Postbus 234
Postcode postbus			1020
Plaats postbus			Bussel
Telefoonnummer
Faxnummer
Website		www.microsoft.nl

 

 

 

Organisatienaam	Bedrijf A	Bedrijf A	Bedrijf B	Bedrijf C
Voornaam	Kees	Daniëlle	Pieter	Jan
Tussenvoegsel	de
Achternaam	Zeeuw	Akker	Herberg	Denoudsten
Mobiel	06 34388901	06 34399874
Doorkiesnummer			060-9847897	+32 389072620
E-mailadres	k.d.zeeuw@bedrijfa.nl	d.akker@bedrijfa.nl
Opmerkingen	Goede man, zit daar al jaren.
Voornaam	Kees	Daniëlle	Pieter	Jan
Tussenvoegsel	de
Achternaam	Zeeuw	Akker	Herberg	Denoudsten

                  

Het zal u opvallen dat u in de kolom Organisatie moet kiezen uit de eerder ingevoerde organisatienamen. U doet dat door een selectie te maken uit de vervolgkeuzelijst. Andere keuzen zijn niet mogelijk. Om een contactpersoon bij een nieuw bedrijf in te vullen, moet u in deze database dus eerst de organisatiegegevens invullen.

 

 

 

Voor elke rij (elk record, in Access 2007 termen) ziet u kleine kruisjes. Deze geven gerelateerde gegevens aan. Nu hebt u de database zo opgezet dat contactpersonen gekoppeld zijn aan de organisaties waar zij werkzaam zijn. Door op het kruisje te klikken opent u de gerelateerde gegevens. Voor Bedrijf A zijn dat twee contactpersonen; Kees en Daniëlle.

 

 

1. Open vanuit het Navigatiedeelvenster de tabel tblWerknemers
2. Vul onderstaande namen in. Er zijn toevallig geen personen met een tussenvoegsel. De functie is altijd Accountmanager: deze waarde staat standaard al ingevoerd.

• Anne Hellung-Larsen

 

Alle voorbereidende werkzaamheden zijn nu uitgevoerd. De database is gevuld met organisaties, contactpersonen en werknemers. Tijdens de bouw van de database zijn relaties aangebracht tussen deze tabellen. Hiervan hebt u veel profijt wanneer u de tabel tblContacten gaat invullen. Dit is een tabel waarin alle contacten tussen uw werknemers en uw contactpersonen worden bijgehouden. U kunt hierdoor zien welke contacten er wanneer zijn geweest, of die bijvoorbeeld telefonisch of per mail hebben plaatsgevonden en of opvolging noodzakelijk is.

 

 

 

Als u de koppelingen hebt begrepen, dan kunt u nu zien dat in tblWerknemers bij Jan (via het kruisje) te vinden is dat hij contact heeft gehad met Daniëlle. En in tblContactpersonen bij Daniëlle dat zij gesproken heeft met Jan.

 

Dit was het tweede deel van een driedelige mini-cursus over het maken van een klantendatabase in Access 2007. De tabelweergave is al heel handig. U ziet in één oogopslag alle organisaties, en door op het kruisje in de eerste kolom te klikken ziet u ook direct de gerelateerde contactpersonen. Zo kunt u ook alle contactpersonen tegelijk zien of alle werknemers. Wanneer u meerdere tabellen tegelijk opent verschijnen tabbladen voor elke tabel. Zo kunt u razendsnel wisselen tussen de tabellen zonder ze eerst te hoeven sluiten. Maar dit is nog maar het begin. Om de gegevens overzichtelijker in te vullen hebt u formulieren nodig. En om de juiste informatie uit een database te halen gebruikt u queries. Hierover leert u meer in deel drie van deze mini-cursus.