Klik hier om Silverlight te installeren*
Nederland|Sitemap
Microsoft
hoe doe ik dat? 
|Contact
Hoe doe ik dat? - Stap voor stap uitgelegd

Mini-cursus Microsoft Office Access 2007- Een klantendatabase maken- deel 3

In deze driedelige mini-cursus leggen wij uit hoe u in Microsoft Office Access 2007 zelf een relationele klantendatabase kunt bouwen. In het eerste deel is de database gebouwd en in het tweede deel gevuld. In dit derde en laatste deel aandacht voor het gebruik van formulieren en queries voor het invoeren en opzoeken van gegevens.
 
Het formulier aanpassen
De overige formulieren maken
Een query maken

Het maken van formulieren is in Access 2007 heel eenvoudig geworden. U kunt bovendien gebruik maken van handige nieuwe formulieren, zoals een gesplitste weergave waarbij u toch alle records blijft zien.
 
  1. Open de tabel tblOrganisaties vanuit het Navigatiedeelvenster aan de linkerkant.
  2. Ga naar het tabblad Maken. In de groep Formulieren ziet u drie grote knoppen om een formulier te maken:
    • Formulier: een formulier met alle velden voor één record.
    • Gesplitst formulier: een formulier met een gebied voor de weergave van alle records.
    • Meerdere items: een formulier met een tabelweergave.
  3. Klik op de knop Gesplitst formulier. Onmiddellijk wordt een fraai uitziend formulier gemaakt.
  4. In het tabblad Opmaak vindt u een groep AutoOpmaak. Klik op de pijlknop naar beneden en kies het oranje ontwerp Noordenwind. De opmaak van het formulier wordt nu automatisch veranderd in een professioneel ogend ontwerp.
  5. Sluit het formulier met het blauwe kruisje rechtsboven en kies Ja om te wijzigingen op te slaan.
  6. Als om de formuliernaam gevraagd wordt vult u frmOrganisaties in en klik daarna op OK. Het nieuwe formulier verschijnt in het Navigatiedeelvenster.
  7. Open het nieuwe formulier frmOrganisaties.
 
Schermafbeelding: formulieren maken in Microsoft Office Access 2007
 
Alle velden verschijnen als tekstvakken in het bovenste deel. Voor elk tekstvak is de naam van het veld geplaatst. In het onderste deel van het formulier wordt een tabel met alle organisaties getoond. Dat is bijzonder handig, want door op een organisatie te klikken worden alle gegevens in het bovenste schermdeel getoond. Andere manieren om naar een ander record te gaan zijn de PgDn en PgUp toetsen (als u in een tekstvak staat) of de recordnavigatie onderin het scherm.
Schermafbeelding: volgende record in Microsoft Office Access 2007
 

Het formulier aanpassen

U kunt de formuliertitel of de veldnamen eventueel aanpassen door naar de indelingsweergave te gaan.
 
  1. Rechtsklik op de formuliernaam frmOrganisaties in het Navigatiedeelvenster en kies Indelingsweergave, of:
    • Open het formulier frmOrganisaties en klik in de statusregel rechts onderin op het knopje Indelingsweergave, of:
    • Open het formulier frmOrganisaties en klik in de tab Start op Weergave >> Indelingsweergave.
  2. Dubbelklik op de tekst tblOrganisaties en wijzig deze in Organisaties.
  3. Wijzig de veldnaam PostcodePostbus in Postcode Postbus en PlaatsPostbus in Plaats Postbus.
  4. Sluit het formulier en sla de wijzigingen op.
 
Schermafbeelding: formulier aanpassen in Microsoft Office Access 2007
 

De overige formulieren maken

Ook voor de tabellen tblContactpersonen, tblWerknemers en tblContacten moeten formulieren worden gemaakt.
 
  1. Open de tabel tblContactpersonen.
  2. Ga naar de tab Maken en klik op de knop Formulier.
  3. Ga naar de tab Opmaak en pas de AutoOpmaak Noordenwind toe (oranje).
  4. Sluit het formulier, sla de wijzigingen op, en noem het frmContactpersonen.
  5. Maak op dezelfde manier een formulier voor de Werknemers en de Contacten.
  6. Test alle formulieren en pas ze eventueel aan door de titel of de grootte van de velden te wijzigen in de indelingsweergave.
 
Uw medewerkers kunnen nu de formulieren gebruiken voor het invullen van gegevens over klanten, contactpersonen en contacten. Ook is goed te zien hoe fraai de relaties werken: Access 2007 heeft bijvoorbeeld een formulier Werknemers gemaakt waarin te zien is dat Jan Kotas (werknemer 2) contact heeft gehad met contactpersoon Daniëlle.
 
Schermafbeelding: overige formulieren maken in Microsoft Office Access 2007
 

Een query maken

Een query is een zoekopdracht voor een database. Stel dat u een lijst wilt hebben van alle relaties in Nederland. U kunt dan een selectie maken in de tabel tblOrganisaties, maar handig is dat niet. Het is beter om een query te maken zodat u direct alle relaties in Nederland ziet. Omdat de query in Access bewaard wordt kunt u hem later altijd weer uitvoeren.

1.         Ga naar het tabblad Maken en klik op de knop Wizard Query. Een venster voor een nieuwe query verschijnt.
2.         Laat Wizard Selectiequery staan en klik op OK.
3.         Selecteer indien nodig de tabel tblOrganisaties en voeg de velden Organisatienaam, Adres, Postcode, Plaats en Land toe aan het rechter venster. Klik dan op Volgende.
4.         Noem de query qryOrganisatiesInNederland en klik op Voltooien. De query verschijnt, maar toont alle organisaties uit de database, ook die in België. U hebt nog geen selectiecriterium opgegeven.
5.         Rechtsklik op qryOrganisatiesInNederland en kies Ontwerpweergave.
6.         Voeg in de regel Criteria onder de kolom Land Nederland toe.
7.         Sluit de query en sla de wijzigingen op.
8.         Dubbelklik op de query in het Navigatiedeelvenster om deze uit te voeren.
 
Een tabelweergave verschijnt. Het is echter niet de tabel tblOrganisaties, maar een daarop gebaseerde uitvoer die alleen de organisaties in Nederland toont. U kunt de query bijvoorbeeld gebruiken om te kopiëren en te plakken naar Excel, af te drukken op papier (hiervoor kunt u ook een rapport maken) of te gebruiken in een mailing in Word 2007.
 
Schermafbeelding: query toepassen in Microsoft Office Access 2007
 
U zou een ingewikkelder query kunnen maken van alle contactpersonen die nog op een actie van u wachten en met wie ze wanneer gesproken hebben. Dat weet u omdat het vinkje Opvolgen dan is aangezet. De query genereert een mooi lijstje en zo vergeet niemand meer een klant terug te bellen.
 
Schermafbeelding: query genereert lijstje in Microsoft Office Access 2007
 

Tot slot

Formulieren maken het gemakkelijk om informatie in een database in te voeren en om informatie terug te vinden. Query's zijn ideaal voor het genereren van lijsten met informatie. De in deze mini-cursus gemaakte database is zeker niet ingewikkeld, maar een goede start voor uw eigen kleine Customer Relationship Management (CRM) systeem. U maakt het allemaal in Access 2007, met niet meer dan een aantal muisklikken. Veel succes!
 

Meer informatie

Gerelateerde artikelen

 
Abonneer u op de nieuwsbrief
.

©2009 Microsoft Corporation. Alle rechten voorbehouden. Contact opnemen |Gebruiksvoorwaarden |Handelsmerken |Privacyverklaring