Minicursus Office Excel 2007 - Verkoopresultaten in beeld brengen - deel 1

Als voorbeeld gebruiken wij verkoopresultaten, afkomstig van diverse regio's, die moeten worden gecombineerd en geïnterpreteerd. Daarvoor maken we gebruik van een paar oefenbestanden.

 

 Download de oefenbestanden (zip, 10 KB)

 

Met deze oefenbestanden kunt u de oefeningen doorlopen zonder dat u zelf gegevens hoeft in te voeren. U werkt bij het fictieve bedrijf Noordenwind, dat levensmiddelen verkoopt. Het Europese hoofdkantoor heeft een Excel-bestand 'noordenwindverkopeneuropa.xlsx' met daarin alle Europese orders voor de eerste twee kwartalen van 2008. De Amerikaanse vestiging stuurt echter een zogenaamd CSV-bestand. In het tekstbestand met de naam 'noordenwindverkopenusa.txt' worden de waarden gescheiden door puntkomma's. Gelukkig worden wel dezelfde velden gebruikt. Om de verkoopresultaten uit verschillende regio's en in een verschillend formaat te kunnen samenvoegen, handelt u als volgt:

 

 

 

U wilt de orderregels ordenen zodat zij beter leesbaar zijn. Bovendien moeten de gegevens worden gesorteerd. In Excel 2007 kunt u dat het beste doen door een tabel te maken. Deze omvat automatisch alle gegevens, kent een aantrekkelijke opmaak toe en voegt sorteerknoppen toe. Dat doet u als volgt:

 

 

 

Alle gegevens staan nu in een tabel waarvan de rijen om en om gekleurd zijn. Let ook op de pijlknoppen in de eerste rij, naast de veldnamen. Om alle orders te sorteren op order-id (ordernummer) doet u het volgende:

 

 

 

De tabel is nu gesorteerd op ordernummer, van laag naar hoog. Dit wordt visueel aangegeven door het pijltje omhoog dat verschenen is in de knop naast Order-id.

 

U hebt de gegevens uit twee regio's nu gecombineerd, maar dat wil niet zeggen dat u de cijfers uit Europa of Amerika niet meer kunt scheiden. U zou de kolom Land/regio kunnen sorteren. Mooier is het om te filteren. U ziet dan tijdelijk alleen de gegevens die voldoen aan het door u gestelde criterium. Dat gaat als volgt:

 

 

 

Alleen de regels voor verkopen in de Verenigde Staten verschijnen. U ziet aan de gekleurde en niet opeenvolgende rijnummers dat de gegevens gefilterd zijn. U kunt de filtering op twee manieren ongedaan maken:

 

 

Natuurlijk wilt u informatie halen uit de verkoopcijfers. Dat is met het blote oog vrijwel niet te doen, want u kijkt naar een reeks orderregels uit een database. Met gegevensbalken beschikt Excel 2007 over een nieuwe manier om snel inzicht te krijgen in de waarden in een bepaalde kolom. Handel als volgt:

 

 

 

U ziet nu in één oogopslag dat Order-id 38 eruit springt. Anne Hellung-Larsen heeft in de Verenigde Staten blijkbaar een mega-order koffie gerealiseerd. U kunt de gegevensbalken een andere kleur geven of zelfs eigen regels voor de opmaak toepassen. Zo wist u de gegevensbalken weer:

 

 

Dit was het eerste deel van een driedelige minicursus over zakelijke spreadsheets in Excel. U hebt hierin rapportages in verschillende formaten geopend en gecombineerd tot één geheel. Lijsten zijn bijzonder gemakkelijk te interpreteren met behulp van de nieuwe tabellenfunctie en gegevensbalken zijn een prima manier om cijfers visueel te analyseren. In het volgende deel gaan wij in op cijferanalyses met behulp van draaitabellen.