Minicursus Office Excel 2007 - Verkoopresultaten in beeld brengen - deel 2

Wanneer u kijkt naar een lange lijst verkoopresultaten dan is het niet eenvoudig om daaruit vlot zinvolle informatie te halen. In dergelijke gevallen zijn draaitabellen ideaal. Met behulp hiervan toont u alleen de voor u belangrijke informatie. Draaitabellen worden onder meer gebruikt om rapportages te doen. We gaan direct aan de slag:

 

 

In een taakvenster aan de rechterkant van het scherm verschijnen alle draaitabelvelden. U kunt de vinkjes ervoor aanzetten om automatisch een rapport te maken. Ook kunt u de velden verslepen naar de vakken eronder om het rapport op een bepaalde manier op te maken. Op dit moment wilt u alleen weten welke verkoper de beste resultaten heeft behaald.

 

 

 

Dat was eenvoudig. Excel 2007 maakt nu automatisch een rapport met daarin de totale verkopen per persoon.

 

De draaitabel is gesorteerd op werknemernaam. U ziet in dit geval al snel wie de meeste omzet gerealiseerd heeft. Maar het is toch verstandig de draaitabel te sorteren, in dit geval op de verkoopcijfers:

 

Verder valt op dat de waarden soms als heel getal worden weergegeven en soms met decimalen. Om de cijfers zo duidelijk mogen weer te geven kunt u ze het beste de opmaak Getal geven. U doet dat echter niet via de normale getalnotatie, maar door het aanpassen van de draaitabeleigenschappen:

 

 

Alle waarden in de kolom zijn nu goed opgemaakt.

 

 

Tot slot wilt u de automatisch gegenereerde kolomtitel Som van Verkoop wijzigen.

 

 

 

U ziet nu welke werknemers welke omzetten hebben gedraaid, maar u weet - zonder naar de brongegevens te kijken - niet in welke periode deze gerealiseerd zijn. Ook weet u niet om welke producten het gaat. Beide problemen lost u als volgt op:

 

 

 

Om te kunnen zien welke producten onderdeel uitmaken van de totale verkopen per werknemer, voegt u het veld Productnaam toe:

 

Het veld Productnaam is toegevoegd aan het gebied Rijlabels. U zou het veld er ook naartoe hebben kunnen slepen. Door het veld terug te slepen naar de Lijst met draaitabelvelden of erop te klikken en Veld verwijderen te kiezen kunt u het eventueel weghalen.

 

Waarom heten draaitabellen nu eigenlijk zo? Omdat u de waarden kunt draaien en ze zo op een geheel andere manier kunt bekijken. Stel dat u de producten niet per werknemer wilt bekijken, maar wilt zien welke producten er verkocht zijn en voor hoeveel geld. Dat gaat als volgt:

 

 

De draaitabel wijzigt ogenblikkelijk en toont kolommen voor alle verkochte producten. Onderaan elke kolom wordt automatisch een totaal per product getoond.

 

 

Deze weergave kan ook precies andersom getoond worden. U kunt de producten als rijen weergeven en de werknemers als kolommen:

 

 

 

In deze weergave ziet u wie de producten verkocht heeft, wat de totalen per werknemer zijn en wat de totalen per product zijn (de meest rechtse kolom Eindtotaal).

 

De vraag wat nu de top 5 van best verkochte producten is kunt u als volgt beantwoorden:

 

 

U ziet nu precies welke vijf producten het best verkocht zijn en wat de totale verkopen per product waren. Het best verkochte product staat bovenaan.

 

 

Dit was het tweede deel van een driedelige minicursus over zakelijke spreadsheets in Excel. U hebt in dit deel gezien hoe nuttig draaitabellen zijn voor het analyseren van gegevens. In het derde en laatste deel van de cursus maakt u grafieken om de cijfers te ondersteunen.