Praktische oplossingen via Office Online

De combinatie van Microsoft Office en Office Online is bedoeld om u optimaal te ondersteunen in de dagelijkse praktijk van uw onderneming. Dit illustreren we graag aan de hand van een paar praktijkvoorbeelden.

 

» Ga naar Office Online 

 

Op Office Online vindt u via de navigatiebalk met tabbladen datgene wat u zoekt. Aan de linkerkant verschijnen steeds koppelingen met relevantie tot de informatie die u op het scherm heeft.

Wie kent niet het toenemende stressgevoel bij het voorbereiden van een presentatie? Bijvoorbeeld als u een belangrijke opdracht kunt binnenhalen en niets aan het toeval wilt overlaten. De presentatie moet er professioneel en up-to-date uitzien. Bovenal moet deze uw boodschap goed overbrengen met als uiteindelijk doel: het binnenhalen van een nieuwe opdracht of klant. Microsoft Office PowerPoint is van huis uit het programma om de presentatie te maken, maar hoe?

 

Op Office Online vindt u een online PowerPoint-cursus, die u in vijftig minuten tijd wegwijs maakt. Hoe zet u uw boodschap om in dia's? Hoe bereidt u zich voor op de presentatie zelf? Investeer die vijftig minuten en u weet het.

 

Weet u al wat meer van PowerPoint, dan leert u hier hoe u in het diamodel elementen zoals het lettertype, de plaatsing van tekst en de indeling zo efficiënt mogelijk aanpast aan uw presentatie. Ook is het mogelijk meerdere modellen met verschillende ontwerpsjablonen in één presentatie te combineren. Dit klinkt nu misschien ingewikkeld, maar met de Office Online PowerPoint-cursus voor gevorderden bent u binnen drie kwartier op de hoogte.

 

Een visuele presentatie vertelt meer dan duizend woorden, dat is bekend. De nieuwste 2007-versie van Powerpoint met SmartArt telt meer dan tachtig kant-en-klaar indelingen om de processen en aandachtspunten in uw presentatie te illustreren. Met de bijbehorende online cursus leert u in no-time deze illustraties toe te passen. Zo voorziet u elke presentatie gemakkelijk van fraaie visuele effecten en zet u hiermee een zeer professionele en overtuigende presentatie neer.
 
De genoemde PowerPoint-cursussen en vele andere handige hulpmiddelen vindt u onder Help en ondersteuning. Ook kunt u hier zoeken naar oplossingen om uw vaardigheden te verbeteren. De pagina Help en ondersteuning is desgewenst aan te passen aan de Office-applicaties die u in gebruik heeft. Dat doet u heel simpel via Lijst samenstellen op het tabblad Mijn producten.

 

Waarom moeilijk doen als het makkelijk kan? Met de vele sjablonen op Office Online is snel een volledig opgemaakt document te maken voor vrijwel elke situatie. Zo vindt u hier kant en klare sjablonen voor PowerPoint-presentaties, waarin alleen nog uw eigen gegevens hoeven te worden ingevuld. Maar ook voor de andere Office-applicaties kunnen vele sjablonen voor zakelijk gebruik handig voor u zijn, zoals voor Microsoft Office Access. Onder Databases >> Zakelijk vindt u op de Sjablonenpagina namelijk een aantal zeer handige Access-sjablonen voor het beheren van een database.

 

Organiseert uw bedrijf evenementen? Een efficiënte administratie heeft u vlot opgezet met de complete sjabloon die u hiervoor kunt downloaden. Afhankelijk van de aard van uw onderneming kunt u verder nog een keuze maken uit de administratie van projecten, taken, orders, contactpersonen, activa, verkoop en actiepunten. Zo vindt u hier bijvoorbeeld ook een handige sjabloon, waarmee u in Access een database voor marketingprojecten beheert of om tijdgebonden leveringen en de status bij de leveranciers bij te houden.

 

Naast de PowerPoint- en Access-sjablonen vindt u nog vele sjablonen voor de andere Office-applicaties. Denkt u bijvoorbeeld eens aan een checklist voor het inwerken van nieuwe medewerkers of volledig opgemaakte Microsoft Office Excel-werkbladen voor onkostendeclaraties, urenstaten en inventarislijsten. Ook met de kant en klare vergader- of conferentieagenda voor Microsoft Office Word bespaart u zich veel werk.

 

Goede samenwerking in een onderneming is steeds belangrijker, niet alleen door medewerkers onderling, maar ook met andere bedrijven en filialen, opdrachtgevers en leveranciers. Kennis delen, efficiënt samenwerken en, niet in de laatste plaats, de goede relatie met de klant, stuk voor stuk zijn het factoren die uw onderneming tot een succesvolle onderneming maken. Door de ingebouwde mogelijkheden van 2007 Office System te benutten kan er op alle fronten veel effectiever worden samengewerkt. Zo zijn er bijvoorbeeld slimme mogelijkheden om informatie te delen, te werken aan gezamenlijke documenten of op een andere manier interactief samen te werken. Dit geldt zeker voor de nieuwste versie van Outlook, Microsoft Office Outlook 2007, waarin de integratie met het internet sterk is uitgebreid.

 

Zo maakt u vanuit Office Outlook 2007 zelf uw online agenda, die u via het internet deelt met uw collega's en andere (geselecteerde) betrokkenen. U bepaalt namelijk zelf wie in uw agenda mogen kijken en wie daarin afspraken mogen plannen en wijzigen. Daarmee weet iedereen precies wanneer u beschikbaar bent, zonder u daarvoor lastig te vallen en zonder naar kantoor te hoeven bellen: zelfs op de kleinste smartphone is uw agenda te raadplegen.

U kunt nog een stap verder gaan door een en ander zo in te richten, dat via Office Outlook 2007 ook documenten, contactpersonen en taken gezamenlijk kunnen worden bewerkt. Verder kunt u met de nieuwste versie van Outlook vanaf uw pc sms-berichten verzenden, digitale visitekaartjes uitdelen en werken met RSS-abonnementen. Op Office Online vindt u hiertoe alle aanwijzingen, inclusief een gratis te downloaden zestig dagen-versie van 2007 Office System. Daarmee kunt u zelf ervaren welke voordelen de nieuwe versie van Office u kan bieden.

 

Op Office Online vindt u op het tabblad Downloads per applicatie educatieve rondleidingen onder Voorbeelden en zelfstudies. Hier zijn onder meer viewers te vinden voor de gebruiker die bijvoorbeeld geen Excel op zijn/haar PC heeft, en tóch Excel-bestanden wil bekijken.

 

Ook kunt u op Office Online conversieprogramma's downloaden, bijvoorbeeld om een database die niet in Microsoft Access is gemaakt, toch in Access te kunnen openen en bewerken. Zeker zo interessant zijn de invoegtoepassingen of 'add-ins', die extra functionaliteit toevoegen aan uw Office-applicaties. Een van die invoegtoepassingen is de add-in, die gevoelige gegevens uit Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden definitief verwijdert, zoals verborgen wijzigingshistorie en voor het oog onzichtbare opmerkingen, die uw collega's niets aangaan.

 

Tot slot is het uiteraard van belang dat uw software altijd up-to-date is. Op het tabbblad Downloads vindt u op Office Online per applicatie een verzameling gratis downloads. Daarmee weet u zich verzekerd van onder meer de meest actuele beveiliging, stabiliteit en functionaliteit. Met één klik op de knop Automatisch controleren op updates wordt uw complete Office-omgeving geüpdate. U heeft er geen omkijken naar.