Haal meer uit uw Outlook

Veel planningen maken gebruik van weeknummers. In sommige organisaties weet men uit het hoofd wat het huidige weeknummer is, of wanneer 'week 25' valt en wat er dan te gebeuren staat. Weeknummers spelen dus een belangrijke rol in planningen. In Outlook zijn die weeknummers gemakkelijk te tonen:

 

 

Zo ingesteld ziet u weeknummers in de kleine kalenders, rechts in de Takenbalk en links in de Agendaweergave in Outlook 2007, of links in Outlook 2003. De weeknummers zijn ook te zien in de Agendaweergave, in het maandoverzicht. En natuurlijk worden de weeknummers ook afgedrukt wanneer u een maandkalender afdrukt op papier.

 

 

Waar u bij het plannen van werkzaamheden ook rekening mee moet houden zijn de feestdagen. Veel mensen werken nu eenmaal niet op feestdagen. En dan komt er van uw afspraken of plannen ook weinig terecht. De Nederlandse feestdagen stelt u als volgt in Outlook in, zodat u er niet door verrast kunt worden:

 

 

 

Slimme lezers hebben nu meteen begrepen hoe u de feestdagen van een ander land kunt toevoegen. Dat kan vooral handig zijn als u zaken doet met één of meer andere landen dan Nederland. Het staat u vrij oninteressante feestdagen te verwijderen of andere zelf toe te voegen.

 

En dan nu naar het hart van uw planningen: de agenda. U weet allicht al hoe u een afspraak moet plannen, dus dat wordt hier niet uitgelegd. Een vergaderverzoek met meerdere mensen is iets ingewikkelder. Hierbij plant u een vergadering met een aantal collega's, waarbij u direct ziet of zij ook beschikbaar zijn:

 

 

 

Hebt u bij het plannen te maken met slechts één of twee personen, dan is het wellicht een idee hun agenda's naast de uwe te leggen. U doet dat door de agenda te openen van iemand die u gemachtigd heeft zijn agenda te bekijken. Maar wist u ook dat u twee of meer agenda's over elkaar kunt leggen? In Outlook 2007 kan dat:

 

 

Klik op het pijltje naar rechts om de agenda's weer van elkaar los te koppelen.

 

Een onderdeel van Outlook dat vaak over het hoofd gezien wordt is het onderdeel Taken. Hierin plant u taken voor uzelf of delegeert u taken aan anderen. Een taak die niet wordt voltooid blijft in het overzicht staan. Hierdoor dwingt u uzelf de taak succesvol af te sluiten. Een afspraak maken is veel minder dwingend: mist u deze persoonlijke afspraak, dan 'verdwijnt' hij immers in het verleden en wordt u er niet meer aan herinnerd. Zo maakt u een taak voor uzelf:

 

 

Wanneer u de weergave Taken kiest, kunt u de lijst op een aantal manieren tonen. U doet dit door een keuzerondje onder Huidige weergave te kiezen. U kunt ook de menu-optie Beeld >> Huidige weergave gebruiken om bijvoorbeeld alleen de actieve taken, de achterstallige taken, of juist de voltooide taken te tonen.

Wanneer u bezig bent met een taak kunt u erop klikken en het percentage voltooid aanpassen. Is de taak bijvoorbeeld half af, zet het percentage dan op vijftig procent. In de weergave Lijst met details kunt u dan in één oogopslag zien hoe ver de diverse taken gevorderd zijn. Om een taak te voltooien klikt u op het vlaggetje; het verandert dan in een vinkje.

 

 

Interessanter dan eigen taken maken is natuurlijk het toewijzen van taken aan anderen. Dit heet een taakverzoek:

 

 

Het delen van agenda's binnen een organisatie is geen probleem, mits er gebruik wordt gemaakt van Exchange Server. Iedereen met Outlook en toegang tot Exchange Server kan uw agenda inzien, en u kunt de agenda's van anderen inzien, mits u elkaar hiertoe machtigt. Klik in de agendaweergave op Mijn agenda delen.

Het wordt anders, als u uw agenda wilt delen met personen buiten uw organisatie. In dat geval kunt u uw agenda publiceren:

 

 

 

Een interessante variant hierop is het verzenden van een samenvatting van uw bezette en vrije tijden via e-mail. Daarmee ziet de ontvanger direct in een ontvangen e-mailtje wanneer u zaken gepland hebt. Zo'n samenvatting verstuurt u als volgt:

 

 

 

Microsoft Outlook heeft niet de planningmogelijkheden van een pakket als Microsoft Office Project. Maar ook niet de complexiteit. Outlook is in eerste instantie een krachtig product voor het verzenden en ontvangen van e-mailberichten, maar u kunt er ook agenda's in bijhouden of taken plannen.

 

Andere krachtige functies zijn onder meer het verzenden van vergaderverzoeken, waarbij u meerdere mensen en eventueel resources inplant, en het maken van taakverzoeken voor anderen. U kunt agenda's van anderen inzien en uw eigen agenda laten bekijken. Wanneer dat niet lukt, bijvoorbeeld omdat de andere partij geen toegang heeft tot uw Exchange Server, kunt u een agenda publiceren of per mail versturen. Daarbij bepaalt u precies wat de andere partij te zien krijgt.