|
|
 | | | | Sorteerfunctie met geheugen | |
Na Microsoft Office Word is Excel de meest gebruikte applicatie van de Microsoft Office-familie. Van origine is het een rekenprogramma en een verre nazaat van het programma Multiplan, dat in de jaren '80 naast Lotus en SuperCalc hét calculatieprogramma was. Sindsdien heeft het spreadsheetprogramma zich ontwikkeld tot een zeer veelzijdig en multifunctioneel programma.
Zo gebruiken heel veel bedrijven Excel bijvoorbeeld ook als database. De lijstweergave in de vorm van kolommen en rijen leent zich daar uitstekend voor. In de bovenste rij staan de titels van de databasevelden (bijvoorbeeld Naam, Straat, Plaats) en in rijen daaronder alle corresponderende gegevens. Twee speciale datafuncties benadrukken de databasefunctie van Excel: Filteren en Sorteren. Dit artikel betreft het verbeteren van de laatste.
Download
| |
| | | | |
|
| | | Standaard sorteerfunctie | | De sorteerfunctie telde tot en met Office 2003 drie sleutels. Hoewel dat in de praktijk voor veel situaties voldoende is, is er in 2007 Office system op meer dan drie sleutels te sorteren. Het sorteervenster bevat namelijk een nieuwe knop "Niveau toevoegen", waarmee tot 70 sorteersleutels zijn aan te maken. Het sorteren op meerdere sleutels komt vaak van pas. Zo sorteert u bijvoorbeeld eerst op stad, vervolgens op naam en tot slot op voorletter. Op die manier verschijnen alle Jansens in Amsterdam netjes gesorteerd op voorletter in de lijst. Of worden alle RVS-boutjes met een diameter van 10 mm netjes gesorteerd op lengte, gevolgd door alle RVS-boutjes van 12 mm diameter op lengte enzovoort.
De ene keer zult u zó sorteren en de andere keer weer anders. De ene keer bijvoorbeeld op plaats-naam-voorletter, de volgende keer is dat op geboortedatum-naam of geslacht-plaatsnaam-naam. In het voorbeeld van de productendatabase sorteert u op boutjes-diameter-lengte of materiaalsoort-boutjes-lengte. De mogelijkheden zijn eindeloos: in het sorteermenu van Excel geeft u de sleutels op. Zie afbeelding. U kiest Data >> Sorteren. Per sleutel kiest u het kolomnummer en verder of er oplopend of aflopend gesorteerd moet worden. Daarna klikt u op OK. In plaats van een kolomnummer kunt u ook de titel van de desbetreffende kolom selecteren in de keuzelijst, mits de optie Een veldnamenrij is ingeschakeld.
|
|
| |
|
| | | Wat de sorteerfunctie mist | | Wat in het sorteermenu ontbreekt, is de mogelijkheid om eerdere sorteringen te bewaren. In het gunstigste geval blijven wel de instellingen van de laatste sortering intact, zodat u de laatste sortering - na mutaties in de database - weer snel kunt herhalen. Maar als u meerdere sorteringen afwisselt, moet u elke keer opnieuw voorafgaand aan de sortering opnieuw alle sleutels en sorteervolgorden kiezen. Dit artikel biedt een oplossing voor deze tekortkoming. In een (aangepast) sorteermenu worden vijf geheugenplaatsen beschikbaar gesteld. Telkens als u een sortering uitvoert, kunt u de instellingen opslaan en een volgende keer met één klik weer terughalen. Zo kunt u tot maximaal vijf sorteringen snel en gemakkelijk afwisselen.
Dit aangepaste sorteermenu is ondergebracht in een apart Excel-werkboek, dat u als invoegtoepassing op uw systeem installeert. Via een ingebouwde macro is het sorteermenu vervolgens vanuit elk Excel-werkblad aan te roepen. Alvorens de invoegtoepassing te installeren dient u zich eerst vertrouwd te maken met de werking van de nieuwe sorteerfunctie door het Excel-werkboek te openen.
|
|
| |
|
| | | Zo werkt de sorteerfunctie | | Download het Excel-werkboek Sorteerfunctie.xls bovenaan deze pagina en plaats het in de map Mijn documenten. Start vervolgens Excel en open het werkboek. De tabel die u te zien krijgt dient slechts als voorbeeld: u kunt ermee experimenteren wat u wilt en zelfs verwijderen, dat heeft geen effect op de achterliggende sorteerfunctie, die u later ook voor uw eigen tabellen gaat gebruiken.
- Plaats de cursor ergens in de tabel.
- Kies Data >> Sorteerfunctie met geheugen. Deze functie is nieuw. Ontbreekt de functie in het menu Data, kies dan Alt+F8 >> Sorteerfunctie met geheugen >> Uitvoeren.
- U ziet links in het venster maximaal acht kolomtitels, die als sorteersleutel gekozen kunnen worden, door in de drie vakken op de optieknoppen te klikken. Selecteer de optieknoppen volgens:
eerst sorteren op: Plaats, Oplopend (/)
dan op: Achternaam, Oplopend (/)
en tot slot op: Voornaam, Aflopend (\)
Om te wisselen tussen sorteervolgorde Oplopend en Aflopend klikt u onder in elk vak op het knopje / of \. Het knopje geeft steeds de gekozen sorteervolgorde weer: / is oplopend en \ is aflopend.
- Leg deze sortering vast in het sorteergeheugen: Klik op de knop Geheugen. Onder in beeld verschijnt een subvenster met vijf gekleurde vakjes. Klik op het rode vakje om de eerste geheugenplaats te selecteren en klik op Schrijf om de huidige sorteerinstellingen hier op te slaan.
- Klik op Start.
Merk op dat de beide dames Veldtkamp in Amstelveen netjes op Voornaam (aflopend van Z naar A) worden gesorteerd. Voer nu een tweede sortering uit:
- Herhaal stap 1 en 2 en selecteer nu de optieknoppen volgens:
eerst sorteren op: Product, Oplopend (/)
dan op: Plaatsnaam (/), Oplopend
en tot slot op: geen sortering
In dit voorbeeld is er geen derde sorteersleutel. Daartoe klikt u op de onderste (rode) optieknop Niet.
- Leg ook deze sortering vast in het geheugen: Klik op de knop Geheugen. Klik nu op het gele vakje om de tweede geheugenplaats te selecteren en klik op Schrijf om de huidige sorteerinstellingen hier op te slaan.
- Klik op Start.
Op dezelfde manier kunt u nog meer sorteringen uitvoeren en opslaan op de geheugenplaatsen groen, blauw en oranje. In groen bewaart u bijvoorbeeld:
Eerst sorteren op: Betaald, Oplopend (/)
dan op: Verzenddatum (/), Oplopend
en tot slot op: Product
De kleuren dienen als geheugensteuntje. Zodra u bijvoorbeeld de rode sortering wilt herhalen doet u het volgende:
- Plaats de cursor ergens in de tabel.
- Kies Data >> Sorteerfunctie met geheugen (of kies Alt+F8 >> Sorteerfunctie met geheugen >> Uitvoeren).
- Klik op de knop Geheugen.
- Klik nu op de rode geheugenknop. Onderaan wordt in het donkergrijze vlak verkort weergegeven wat deze geheugenplaats inhoudt:
Plaats, Achternaam, Voornaam
Blijkt dit niet de juiste sortering te zijn en had u een andere in gedachten, klik dan op een van de andere gekleurde knopjes tot u de juiste gevonden hebt. Door op de gekleurde knopjes te klikken 'kijkt' u slechts in het geheugen, aan de sortering verandert nog niets. Dat gebeurt pas als u op Lees klikt.
- Klik op de knop Lees. Prompt worden bovenin het venster de eerder gekozen sorteerinstellingen geselecteerd.
- Klik op Start om de sortering opnieuw uit te voeren.
Wilt u een opgeslagen sortering aanpassen, dan doet u dat na stap 5. Om de aangepaste sortering weer op te slaan, klikt u weer op het gekleurde knopje en vervolgens op Schrijf. De oude sortering in deze geheugenplaats wordt gewist en vervangen door de nieuwe instellingen.
De geheugenplaatsen worden samen met het werkboek opgeslagen. Dus als u het werkboek later weer opent, dan zijn ook de opgeslagen sorteringen weer beschikbaar.
|
|
| |
|
| | | Installeren als Excel-invoegtoepassing | | Om de macro uit dit werkboek ook in andere Excel-werkboeken te kunnen gebruiken, moet u het XLS-bestand als invoegtoepassing in Excel installeren. Dat doet u eenmalig als volgt:
- Open het werkboek SorteringMetGeheugen.xls
- Kies Bestand >> Opslaan als.
- Kies onderin het dialoogvenster achter Opslaan als voor de optie Microsoft Office Excel-invoegtoepassing (*.xla)
Ter informatie voor systeembeheerders: Excel-invoegtoepassingen komen in een speciale map op uw vaste schijf te staan. Door boven in het dialoogvenster te klikken ziet u de naam van deze map; zie afbeelding.
- Kies nu Extra >> Invoegtoepassingen.
- Klik in het gelijknamige dialoogvenster op Bladeren.
- Selecteer in het dialoogvenster Bladeren het bestand Microsoft Office Excel-invoegtoepassing (*.xla) en klik op OK.
- U ziet dat de applicatie nu in de lijst Invoegtoepassingen voorkomt. Vink de optie aan, zie afbeelding.
- Sluit het dialoogvenster Invoegtoepassingen via OK.
U kunt het werkboek nu sluiten. Voortaan zal de Sorteerfunctie met Geheugen in alle andere werkboeken beschikbaar zijn.
|
|
| |
|
| | | Aandachtspunten | | Het gebruik van de Sorteerfunctie met geheugen kent een aantal eigenschappen, waarvan u op de hoogte moet zijn.
- Gebruik de Sorteerfunctie met geheugen in principe alleen voor tabellen met een titelrij.
- Plaats de cursor altijd in een gevulde cel of selecteer de tabel, alvorens de sorteerfunctie te starten.
- De Sorteerfunctie met geheugen zoekt automatisch uit welk gebied gesorteerd moet worden en zoekt ook de tabeltitels op. In 99 van de 100 gevallen gaat dat goed, maar blijkt het sorteerbereik niet te kloppen, maak dan eerst zelf de selectie en start dan pas de Sorteerfunctie.
- Onderin het dialoogvenster wordt het geselecteerde sorteerbereik vermeld; controleer altijd of dit klopt.
- De Sorteerfunctie met geheugen ondersteunt maximaal acht titels. De tabel kan wel meer kolommen bevatten, maar alleen op de eerste acht kolommen kan worden gesorteerd. Zorg er daarom voor dat de kolommen, die relevant zijn voor de sortering, tot de eerste (maximaal) acht kolommen behoren.
- Zorg ervoor dat alle cellen in de éérste kolom van de tabel tot en met de onderste rij informatie bevatten. Is een van die cellen leeg, dan behoren de onderliggende rijen niet tot de automatisch gedetecteerde selectie. Met de knop Sorteerbereik vergroten kunt u die alsnog meeselecteren, maar ook dan geldt dat de meest linker cel van de onderste rij informatie moet bevatten, anders valt die laatste rij alsnog buiten de selectie.
- De vijf geheugenplaatsen gelden voor het gehele werkboek, niet per individueel werkblad. Telt uw werkboek meerdere werkbladen, onthoud dan welke geheugenplaatsen u voor welk werkblad gebruikt.
|
|
| |
|
| | | Voor wie wil weten hoe het werkt | | De Sorteerfunctie met geheugen slaat zijn informatie op een bijzondere plek in het werkboek op, namelijk onder Bestand >> Eigenschappen >> Aangepast. Zie afbeelding. In het grote witte vak ziet u vijf regels onder elkaar staan met nummers. In het afgebeelde zijn de eerste drie geheugenplaatsen bezet, de laatste twee zijn nog vrij.
Mocht er een keer iets mis zijn met de werking van het geheugen, dan klikt u achtereenvolgens deze vijf regels aan en klikt op Verwijderen. U kunt dan weer met een schone lei beginnen.
De Sorteerfunctie met geheugen is ontwikkeld in Visual Basic for Applications (VBA). De programmatuur is open en kan dus door u of een IT-specialist worden bekeken, aangepast en verder doorontwikkeld. Open daartoe het werkboek SorteerfunctieMetGeheugen.xls en druk op Alt+F11 om naar VBA te gaan. In de ProjectVerkenner (links in beeld, zichtbaar te maken met Ctrl+R) klikt u op VBAPRoject(SorteerfunctieMetGeheugen.xls). Klik op de plusjes om de diverse onderdelen te zien.
Onder Modules vindt u in Module1 de macro SorteerfunctieMetGeheugen, die controleert of er iets in de huidige cel staat en vervolgens het formulier UserForm1 opent.
Achter het formulier UserForm1 schuilen bijna twintig routines, die de sorteerfunctie sturen. Dubbelklik bijvoorbeeld in UserForm1 op de knop Start om de bijbehorende code te zien. Wie meer wil weten over VBA-programmeren en zich erin wil bekwamen om Office meer naar uw hand (en de manier van werken van uw organisatie) te zetten, doet er goed aan de cursus Visual Basic for Applications te lezen. Al na een half uur studie bouwt u uw eigen applicatie.
|
|
| |
|
|
| |
|
