Plattegrond, smoelenboek, projectplanning en nog veel meer met Visio

Zoals tekenaars vroeger gebruik maakten van sjablonen om snel cirkels, pijlen en andere symbolen te tekenen, zo werkt u in Visio met 'shapes': daarvan zijn er duizenden, voor allerlei doeleinden. Om een plattegrond te maken zijn er shapes van deuren, ramen, stoelen, tafels, keukenindelingen enzovoort; wilt u uw ICT-omgeving in kaart brengen dan zijn er symbooltjes van pc's, printers, servers enzovoort. Telkens als u een nieuwe tekening wilt maken, geeft u aan wat voor soort tekening het wordt, zodat alle bijbehorende shapes geladen worden en direct voor u beschikbaar zijn.

 

Toch is het aanzicht van een blanco document, waarop de tekening vorm moet krijgen, voor menigeen afschrikwekkend: waar zet je het eerste lijntje? Kloppen de maten wel? Is de schaal goed? Vooral beginnende Visio-gebruikers stoeien met die vragen. Om een snelle start te maken is het gemakkelijker om een voorbeeld te hebben en dat vervolgens te verbouwen. Daarom kunt u hierboven drie voorbeeldtekeningen downloaden voor uiteenlopende toepassingen, die u zelf voor uw eigen situatie verder vorm kunt geven. Behalve de voorbeeldtekeningen hebt u ook Microsoft Visio 2002 of Visio 2003 nodig.

 

» Meer informatie over Microsoft Visio 2003

 

Gebruikers die niet beschikken over Microsoft Visio 2003 kunnen een probeerversie aanvragen.

 

» Bestel de evaluatieversie van Microsoft Visio 2003

Het eerste voorbeeld betreft een Visio-document, dat de plattegronden van een viertal vergaderzalen bevat. Onderaan de tekening bevinden zich vier tabs, waarmee u een van de vier in beeld brengt: Klaslokaal, Auditorium, Vergadertafel of U-opstelling.

 

 

 

Merk op dat de ruimtes bouwkundig allemaal dezelfde indeling hebben: ramen en deuren zitten steeds op dezelfde plek. Het zou toevallig zijn als de plattegrond precies overeenkomt met uw situatie, meestal zijn aanpassingen nodig. Zo zijn er in uw vergaderzaal bijvoorbeeld minder ramen, zit de deur op een andere plek of is er een rij stoelen te veel of te weinig. Om te zien hoe u dit soort wijzigingen doorvoert en de tekening aan uw eigen situatie aanpast opent u het Klaslokaal: hier wordt de linkerdeur verplaatst, een raam verwijderd en een tafel toegevoegd.

 

 

Dit lukt niet, omdat alle vier ruimtes gebaseerd zijn op de tekening van de Lege kamer in het vijfde tabblad: zodra u daarvan de indeling wijzigt, verandert de indeling van de vier voorbeeldkamers automatisch mee. De tekening van de Lege kamer ligt als het ware als een laag onder de tekening van het Klaslokaal, net als bij een tekenfilm: als op de bovenste laag iets wordt veranderd, blijft de achtergrond intact. Om de achtergrond zelf aan te passen moet die laag tijdelijk bovenop gelegd worden:

 

 

Nu de ruimte bouwtechnisch klopt kunt u een tafel toevoegen. De gemakkelijkste manier is kopiëren:

 

 

 

In alle tot nu toe beschreven handelingen is gebruik gemaakt van reeds aanwezige shapes. Als u een shape wilt toevoegen, die nog niet gebruikt is, bijvoorbeeld een tegen het plafond geplaatste beamer, dan opent u het passende stencil: een stencil is een verzameling shapes. U vindt de beschikbare stencils in het linkervenster op het scherm. U ziet hier onder meer de stencils Werkplekken, Kantooraccessoires enzovoort.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

top 

Eigenlijk is het smoelenboek hier een geïllustreerd organogram, waarin de namen van alle medewerkers naar rang en functie in een boomstructuur zijn vermeld:

 

 

 

Merk op dat het tabblad Directie vier afdelingen met afdelingshoofden vermeldt, waarvan er twee (Verkoop & Marketing en Ontwikkeling) op twee gelijknamige tabbladen zijn uitgewerkt. Het laatste tabblad heet Achtergrond en is het 'model' voor de andere tabbladen: het bevat de koptekst (firmanaam) en achtergrond, die op alle tabbladen terugkeren. Als u op dit vierde tabblad een andere achtergrond kiest en de naam wijzigt, worden die veranderingen automatisch op de andere tabbladen doorgevoerd.

 

 

 

Behalve de bedrijfsnaam zullen ook alle namen, functies en foto's van de personen gecorrigeerd moeten worden. Bovendien zullen er andere functies in te vullen zijn. In de volgende stappen ziet u hoe de naam, functie en beeltenis van Lauri Hubens worden gewijzigd, hoe een directielid wordt verwijderd, en hoe een nieuwe afdeling wordt toegevoegd:

 

 

Het laatste voorbeeld is een tijdlijn, bekend uit de wereld van de projectplanning. In het afgebeelde voorbeeld wordt een product ontwikkeld en vervolgens in een periode van twee jaar in productie genomen en via de marketingafdeling gepromoot aan de consument. Dit gehele proces neemt twee jaar in beslag en kent verschillende mijlpalen.

 

 

 

 

U ziet hier welke stappen er vanaf het startpunt worden ondernomen tot aan de daadwerkelijke lancering van het product. Merk op dat de shapes in het venster links speciale tijdlijn-shapes zijn. Het is moeilijk om op basis van een uitgewerkt voorbeeld als dit een nieuwe tijdlijn te maken: omdat aan elk element een tijdstip is gekoppeld, krimpt deze tijdlijn uit 2005 direct in elkaar, zodra u een tijdstip 'anno nu' opgeeft. Slimmer is om de tijdlijn vanaf nul op te zetten en dat gaat razendsnel. Begin met het aanmaken van een lege pagina met een achtergrond en titel:

 

 

U kunt nu beginnen met het maken van de tijdlijn en het toevoegen van de mijlpalen. Zowel bij de tijdlijn als bij elk van de mijlpalen zult u merken dat daar een start- en eindtijdstip aan gekoppeld zit. Deze tijdstippen noteert u in een speciaal venster, dat zich opent, zodra u een element aan de tekening toevoegt.