Vier manieren voor integratie van Outlook met Word

De contactpersonenlijst van Outlook kan fungeren als bron van mailingadressen voor de functie Afdruk samenvoegen van Microsoft Word. Vanuit een nieuw, blanco document kiest u Extra >> Brieven en verzendlijsten >> Afdruk samenvoegen.

 

In het hiermee geopende taakvenster Afdruk samenvoegen loopt u in zes stappen door de wizard Afdruk samenvoegen. In stap 3 kunt u kiezen voor de optie Contactpersonenselecteren. Daarmee krijgt u toegang tot de Outlook Contactpersonenlijst en kunt u de contactpersonen selecteren die voor de mailing nodig zijn. In stap 4 kunt u met de optie Adresblok aangeven hoe de adressen in uw mailingbrief moeten worden vermeld, maar deze optie is voor Europa ongeschikt.

 

 

 

 

In het venster met in te voegen velden (zie afbeelding) ontbreekt een veld voor tussenvoegsels. Om dit tekort op te lossen, kiest u het veld Naam van weergave in de samenvoeging. Dit veld kan per contactpersoon worden afgestemd via de knop Volledige naam. Zo kunt u vermeldingen als Emily van Zuiden en Mevrouw E. van Zuiden samenstellen. Voorwaarde is wel dat u de tussenvoegsels altijd in het vak Tussenvoegsel invult.

 

 

Het veld Naam van weergave wordt toegepast zoals hieronder is weergegeven. Het voordeel van dit veld boven de velden Achternaam en Voornaam is bovendien, dat er niet door middel van IF-formules gecontroleerd hoeft te worden of er bijvoorbeeld een voornaam bekend is: zou dat niet het geval zijn dan moet de tekst “T.a.v. de heer of mevrouw” in de adressering worden opgenomen. Doordat het veld Naam van weergave een correcte naamvermelding in zich heeft, is deze controle niet nodig.

Nadat u in de contactpersonenlijst een relatie hebt geselecteerd kunt u via Acties >> Nieuwe brief aan contactpersoon naar Word overschakelen, waar u een reeds geadresseerde brief aantreft, gericht aan uw contactpersoon. Dit proces wordt begeleid door een wizard, die u onder meer de lay-out van de brief laat kiezen. Vooral in 2007 Microsoft Office System werkt deze wizard goed en is het een uitstekende oplossing voor geïntegreerd gebruik van Word en Outlook.

 

Eerder besteedde Microsoft voor Ondernemers uitgebreid aandacht aan deze manier van koppelen. De beschreven methode is vooral handig voor het ophalen van een enkel adres uit Outlook, omdat hij een handeling van circa 20 muisklikken terugbrengt naar slechts 3 klikken. Eenmalig moet u een procedure uitvoeren, die ongeveer een half uur duurt, maar die tijd wint u terug, elke keer als u weer een adres uit Outlook ophaalt. De procedure is erop gericht, dat u een speciaal adresvak aanmaakt, dat voor al uw contactpersonen automatisch wordt gevuld met de naam- en adresregels, zoals die nodig zijn boven aan uw brief. De standaardfunctie die Outlook hiervoor biedt, is niet geschikt, omdat de notatie niet voldoet aan de Nederlandse wijze van adressering; het speciale adresvak ondervangt dit probleem.

 

 

De vierde methode is de knop Adres Invoegen, dat is de knop met het boekje in de Word-werkbalk. Komt de knop niet (meer) in uw werkbalk voor dan moet u hem eenmalig toevoegen:

 

 

 

Klik op de knop AdresInvoegen om het venster Naam selecteren te openen. Dit bevat een beknopte weergave van het adresboek van Outlook. Kies hier een van de namen. De notatie van de adresregels in uw Word-document is evenwel Amerikaans-Engels, niet Nederlands. U ziet bijvoorbeeld:

 

Gemako BV
Postbus 56802
Den Haag,  2501 HN
Nederland

 

Het is mogelijk om de velden waaruit het adresblok bestaat aan te passen aan de Nederlandse notatie. Volg onderstaande stappen:

 

 

 

 

 

 

 

Voortaan kunt u dit adresblok gebruiken, zodra u een adres kiest. Het resultaat ziet er zo uit:

 

Megako BV
t.a.v. Emily van Zuiden 
Postbus 56802
2501 HN  Den Haag
Nederland